OTIF: pedidos completos en el tiempo acordado

Las siglas OTIF, que hacen referencia a las expresiones on time ―a tiempo― e in full ―completas―, son un indicador de rendimiento que mide la eficacia del servicio logístico de una compañía. Esta métrica describe el porcentaje de pedidos que se han procesado con éxito, es decir, con el producto y cantidad solicitadas y cumpliendo las condiciones de entrega pactadas con el cliente.

Este KPI logístico expresa, en un porcentaje numérico, la calidad del servicio logístico que presta una empresa a sus clientes o que recibe de sus proveedores: un índice bajo puede significar errores en los procesos de preparación o expedición de pedidos.

Cuál es el significado de OTIF

OTIF es un indicador de rendimiento de la cadena de suministro que evalúa la capacidad de un proveedor para cumplir sus promesas de entrega, es decir, el envío de aquellos productos demandados en la cantidad solicitada, en el plazo acordado y en el lugar correcto. Como apunta el análisis de McKinsey Defining ‘on-time, in-full’ in the consumer sector, “OTIF mide el grado en que los envíos se entregan a su destino de acuerdo con la cantidad y el calendario especificados en el pedido”.

Cada vez son más las compañías que emplean el indicador OTIF para monitorizar su rendimiento logístico. La principal razón del éxito de esta métrica es que, a diferencia de indicadores como shipped-on-time (SOT) ―enviado a tiempo― o on-time performance (OTP) ―desempeño a tiempo―, OTIF solo contabiliza aquellos pedidos que cumplen ambas condiciones, completados correctamente y entregados a tiempo, por lo que ofrece una visión completa de la calidad del servicio logístico de la compañía.

También conocido por las siglas DIFOT (delivery in full, on time), el término OTIF lo popularizó la multinacional Walmart al adoptar este indicador de desempeño para identificar el rendimiento de sus proveedores. La métrica OTIF se diseñó para mejorar las operaciones de las tiendas de Walmart y de los canales de venta online, penalizando las cargas que llegaban antes de tiempo o con retraso. ¿Por qué? La entrada de los canales de venta e-commerce obligaron a Walmart a virar su estrategia de entrega: de una ventana de entrega en cuatro días en 2016, pasaron a dos días en 2017 y al mismo día a partir de 2018. Las nuevas condiciones provocaron que Walmart exigiera a sus proveedores entregas completas y a tiempo para asegurar la competitividad, ya que cualquier retraso podría perjudicar la relación de la multinacional con sus clientes finales. Así pues, desde el pasado 15 de septiembre de 2020, Walmart exige a sus proveedores cumplir un 98% de OTIF para no recibir penalizaciones.

Fórmula OTIF: ¿cómo se calcula?

La métrica logística OTIF tiene en cuenta cuatro variables:

• Que el pedido conste de los artículos solicitados.
• Que el pedido cuente con la cantidad de producto demandada.
• Que el pedido se entregue en el momento acordado.
• Que el pedido se envíe a la ubicación idónea.

Para calcular el OTIF de una compañía, solo se contabilizan aquellos pedidos que se entreguen en el tiempo acordado (on time) y que estén compuestos por todos los productos solicitados por el cliente (in full).

La fórmula para calcular el OTIF es la siguiente:

OTIF (%) = (Pedidos on time, in full / Número total de entregas) x 100

Pongamos un ejemplo: una compañía de alimentos congelados recibe una orden de pedido de 400 unidades para entregar en quince días. Sin embargo, por falta de stock solo puede enviar 390 pedidos, de los cuales 20 no son completos. En resumen, la empresa entrega 390 pedidos on time, pero solo 370 cumplen también con la variable in full.

El OTIF de esta compañía se calcularía de la siguiente forma:

(370 / 400) x 100 = 92,5%

Ventajas de aplicar la métrica OTIF

La métrica OTIF es una herramienta que ofrece información precisa sobre el rendimiento logístico de la compañía, ya que permite conocer periódicamente cuál es el porcentaje de entregas cumplidas a tiempo y en las condiciones pactadas con el cliente.

Al monitorizar e incrementar el porcentaje de cumplimiento de la métrica OTIF, la compañía obtiene los siguientes beneficios:

• Mejora de la satisfacción del cliente: el servicio logístico cumple con las cantidades y condiciones de entrega acordadas previamente.
• Reducción de los costes logísticos: un porcentaje elevado del indicador OTIF disminuye el peso de las devoluciones de producto, una de las operativas más costosas de la logística actual.
• Optimización de la superficie de almacenaje: un almacén con un índice elevado de entregas a tiempo y completas dispone de mayor facilidad para planificar su logística y, por lo tanto, para maximizar las diferentes áreas del almacén.

En definitiva, disponer de un alto porcentaje de entregas OTIF facilita una logística racional, acrecentando el rendimiento no solo de la entrega, sino también de otros procesos como la preparación de pedidos o el control de inventario, entre otros.

Consejos para impulsar el OTIF

Las exigencias de la logística 4.0, como las ventanas cortas de envío o la proliferación de referencias en el almacén, mueven a las empresas a buscar soluciones para mantener la eficiencia en las entregas de pedidos. La métrica logística OTIF se ha consolidado como una herramienta idónea para medir en todo momento el servicio logístico de una compañía. “Las métricas OTIF representan la culminación del rendimiento de toda la cadena de suministro y poseen un enorme valor como medida principal de todo el proceso S&OP ―ventas y planificación operativa―”, señala Patrick Bower, autor de la publicación académica Customer service and S&OP, aparecida en The Journal of Business Forecasting.

Según Bower, existe una relación directa entre la monitorización OTIF y el desempeño logístico de una compañía: “Los planificadores deben comprender que la parte de la medida OTIF vinculada al cumplimiento está directamente correlacionada con la calidad de todos los planes de demanda, inventario y suministro que preceden las entregas en el almacén. Y es una medida importante a la que hay que prestar atención y tener en cuenta a la hora de planificar. Una discusión honesta de las expectativas del cliente frente a los resultados reales ayudará a mejorar el proceso S&OP”.

Disponer de una gestión digitalizada de la logística es una herramienta eficaz para potenciar el rendimiento de los envíos y asegurar pedidos on time, in full. Un programa logístico como un software de gestión de almacenes (SGA) garantiza un control del stock en tiempo real y, con una planificación logística previa, asegura la disponibilidad de stock en todo momento. Un software de gestión de almacenes se coordina con otros programas digitales, bien sean de la propia organización o de otros eslabones de la cadena de suministro, para establecer procesos optimizados y evitar escenarios de roturas de stock, cuellos de botella o sobrestock.

La monitorización periódica del indicador OTIF resulta prácticamente imposible con una gestión manual del almacén. La implementación de un software de gestión de almacenes elimina el riesgo de errores al introducir la información precisa en el programa e indica, en tiempo real, la cantidad de pedidos entregados y completados según las demandas del cliente.

OTIF, una logística eficiente

Un elevado índice de pedidos OTIF se traduce en un servicio logístico eficaz y competitivo, porque la satisfacción del cliente es mayor cuando se entregan los pedidos según las condiciones convenidas y en el tiempo y forma acordados. Por este motivo, cada vez son más las compañías que miden no solo su eficiencia logística con esta métrica, sino también la de sus proveedores. ¿Por qué? Un porcentaje elevado del indicador OTIF permite implantar estrategias logísticas efectivas como la preparación de pedidos cross-docking o el just-in-time.

No obstante, en un panorama de comercio omnicanal, la gestión manual de pedidos dificulta el éxito de la métrica OTIF. En estos casos, implantar un software de gestión de almacenes puede marcar la diferencia, porque automatiza la gestión de mercancías, asegura la trazabilidad de producto y garantiza el control sobre el inventario. Si quieres lograr la máxima rentabilidad en tu almacén y ofrecer el mejor servicio logístico a tus clientes, no dudes en contactar con nosotros. El software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux es la solución idónea para maximizar las operativas logísticas en el almacén.