Control de inventario: claves para un mejor servicio al cliente

El control de inventario consiste en conocer el estado de la mercancía de una compañía, incluyendo materias primas, productos semielaborados y productos terminados.

Hay empresas que les basta con realizar un control periódico de sus referencias. No obstante, otras necesitan una gestión del stock mucho más extensa, pues disponen de procesos de producción, mayor rotación de productos y devoluciones de los clientes (lo que se conoce como logística inversa). Sea cual sea el caso, el control de inventario es una actividad clave para lograr una mayor rentabilidad.

En este artículo veremos qué es el control de inventario, por qué es tan necesario ahora que las empresas gestionan un número creciente de referencias y cómo debe implementarse.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario engloba un conjunto de procesos y métodos destinados a supervisar el stock de una compañía. Al conocerse en detalle toda la mercancía de una empresa, se pueden planificar y organizar mejor sus flujos y operativas.

Dentro del control de inventario se incluiría la gestión de existencias, que consiste en registrar la adquisición y comercialización de los productos. Una compañía ha de contar con un mínimo de stock para prestar un servicio y ha de determinar su punto de pedido, que es el momento en el que debe lanzarse la orden de reabastecimiento.

De esta forma, se puede hacer un balance entre los artículos que entran y salen del almacén con el fin de conocer su disponibilidad. El control del inventario obliga a tener en cuenta las fluctuaciones de la demanda, el lead time y el funcionamiento del negocio para definir la cantidad de productos que se necesitan para atender correctamente al cliente.

¿Por qué hacer un control de inventario?

Lo que se busca verdaderamente con el control de inventario son dos objetivos básicos: minimizar el coste de almacenaje y prestar un excelente servicio a los clientes.

Disponer del stock óptimo y mantener el balance correcto de las existencias en sus almacenes es esencial para la rentabilidad de las compañías. El motivo es que las roturas de stock podrían provocar demoras y reclamaciones por parte de los clientes.

Por otra parte, tampoco es deseable que haya un sobrestock, porque acarrea un coste adicional y la mercancía podría quedar obsoleta.

¿Cómo hacer un control de inventario?

El control de inventario es un proceso que puede llevarse a cabo de tres modos distintos:

• Papel o manual. Los operarios tienen una lista del catálogo de productos, recorren el almacén comprobando el número de artículos disponibles de cada referencia y, acto seguido, anotan esa cifra en el papel. El inconveniente de este método de trabajo es que se pueden cometer errores, por lo que resulta viable únicamente para pequeñas empresas con unos niveles de stock y de rotación mínimos.
• Excel. Con este programa, se pueden hacer listas de los artículos del almacén. A diferencia del papel, Microsoft Excel dispone de plantillas específicas para hacer inventarios e incluso se pueden recoger los datos directamente de los lectores de códigos de barras. Sin embargo, prácticamente todo el proceso de introducción de datos es manual, por lo que la probabilidad de que se produzcan errores es bastante elevada.
• Sistema de gestión de almacenes. Queda claro que realizar el control de inventario de forma manual resulta agotador y el riesgo de error es muy alto. En cambio, un SGA (como Easy WMS de Mecalux) suprime el papel, agiliza el control de inventario y erradica los errores. Este software controla todas las entradas y salidas de los productos, por lo que puede llevar un control íntegro y seguro de los procesos que supera cada artículo.

¿Cada cuánto hacer el control de inventario?

Las compañías han de establecer una periodicidad para realizar el inventario, aunque ello dependa de factores como el número de productos disponibles, el tamaño del almacén y el número de operarios.

El control de inventario puede ser periódico (por ejemplo, mensual, trimestral, semestral o anual), lo que ocupará a una buena parte de la plantilla durante uno o varios días y la operativa del almacén probablemente quede interrumpida. Además de requerir un importante esfuerzo, pueden producirse errores porque no deja de ser una tarea manual.

También puede llevarse a cabo un inventario cíclico. Se trata de contar ciertas referencias con más frecuencia que otras, según sus características comunes o rotación (siguiendo el método ABC). A diferencia del inventario anual o semestral, se garantiza un conocimiento más riguroso de las referencias almacenadas, lo que disminuye el riesgo de roturas de stock.

Finalmente, el caso ideal es poder ejercer un control de inventario permanente. Es decir, un inventario actualizado en tiempo real, registrando constantemente todos los movimientos de stock (desde las entradas y salidas hasta los movimientos internos). Esto solo es posible mediante un SGA, ya que este sistema realiza de manera automática un seguimiento de los productos que se recepcionan, permanecen y se expiden. Con un inventario permanente se reducen costes y desaparecen los errores y las interrupciones en la operativa.

Inventario físico vs. inventario contable

Hay que tener cuidado con no confundir el inventario físico con el inventario contable. El físico se refiere a la organización real de las mercancías dentro del almacén. En cambio, el inventario contable está relacionado con el valor monetario de esa mercancía.

El objetivo de un control de inventario físico es asegurar que las unidades registradas en el sistema concuerden con las que realmente están en las estanterías. Y cuando hay diferencias puede deberse a un error de picking, un hurto, etc. Por lo que debe ajustarse.

El control de inventario contable intenta cuadrar el valor monetario del stock adquirido con el expedido. Esto es problemático cuando una misma referencia se ha comprado a distintos precios, porque una vez estén depositadas en las estanterías, no habrá diferencias entre ellas. Y aquí entran métodos contables como el FIFO (first in, first out, el valor del último producto expedido es el del producto más antiguo), LIFO (last in, first out, el valor del expedido es el del producto más reciente) o PMP (precio medio ponderado, donde se utiliza un precio medio).

En todo caso, para llevar un buen control del inventario contable, es imprescindible que el control del inventario físico sea exhaustivo. Si desconocemos qué productos se encuentran realmente en el almacén, será imposible asignar un valor económico al stock de la empresa.

Los productos bajo control

El objetivo de hacer un control de inventario no es otro que facilitar las operativas del almacén. Una buena organización de la mercancía influye positivamente sobre todas las actividades que se desarrollan en la instalación.

Al conocer con precisión la disponibilidad de los artículos en el almacén, la efectividad de la compañía es mucho mayor y, por tanto, la imagen corporativa mejora. Se pueden organizar las reposiciones, la preparación de pedidos o afrontar los cambios de la demanda con facilidad. La empresa almacena stock suficiente para atender a sus clientes, incluso cuando se produce un aumento de las ventas.

Controlar el inventario también ayuda a aprovechar bien los recursos del almacén. Así, por ejemplo, al almacenar los artículos indispensables para prestar el servicio, estos ocupan únicamente un espacio limitado.

Cuantos más datos e información se domine sobre los productos del almacén, se pueden tomar decisiones de mejora con mayor facilidad y acierto. Por ello se debe contar con un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux. Contacta con nosotros para que te asesoremos sobre las prestaciones de este software y sobre cómo te puede ayudar a controlar tu inventario en tiempo real.