Hipanema: el SGA a la última moda

Una moda étnica a la última

El nombre Hipanema está inspirado en Ipanema, uno de los barrios más lujosos de Brasil, por lo que transmite una agradable sensación de sol, playa y cócteles junto al mar. 

En activo desde 2012, es una marca de bisutería francesa con presencia internacional. Las emprendedoras Jenny Collinet y Delphine Crech’riou crearon unas pulseras de colores que las lanzaron a la fama. Desde entonces, se han vendido millones de unidades en todo el mundo. 

Las fundadoras de Hipanema renuevan su marca constantemente. En la actualidad, a través de sus colecciones de verano e invierno, sus accesorios de moda, sus pulseras y collares, trajes de baño y ropa prêt-à-porter de inspiración boho chic llegan cada vez a más mujeres. 

En 2018, en un momento en que las ventas crecían con fuerza, Hipanema recurrió a Mecalux con el propósito de mejorar su cadena de suministro. 

Logística estacional

En la región de París, la compañía posee un almacén donde da cabida a todos los artículos de su colección ─alrededor de 300 referencias por temporada─ y que posteriormente se envían a más de 300 puntos de venta en Francia y el extranjero. Dos veces al año, con motivo del lanzamiento de una nueva colección, en el almacén se reorganiza toda la mercancía, retirando la colección antigua y colocando la nueva en su lugar. 

Inicialmente, la mercancía se controlaba de forma manual con una lista en papel, almacenando las ubicaciones en las estanterías por orden alfabético. Sin embargo, estos métodos de trabajo se quedaron obsoletos en este almacén en pleno crecimiento. “Cuando llegaba una nueva referencia, había que mover todo el stock del almacén para dejar espacio a esos nuevos productos”, explica Jenny Collinet, directora asociada de Hipanema. 

La actividad diaria del almacén era cada vez más frenética: alcanzando los 300 pedidos en el lanzamiento de una nueva colección. “Trabajamos con tiendas exigentes, por lo que tenemos que evitar equivocaciones si no queremos que rechacen los pedidos. Por ello, somos muy estrictos en cuanto a la calidad de nuestro servicio”, afirma la directora asociada. 

Ante un negocio en cambio constante, con una operativa más acelerada y con una amplia variedad de referencias en stock, Hipanema se dio cuenta de que necesitaba reducir el riesgo de errores y llevar un control estricto de toda su cadena de suministro. “Había llegado el momento de digitalizar nuestra logística con la ayuda de un sistema de gestión de almacenes (SGA)”, subraya Jenny Collinet. 

Digitalización de la cadena de suministro

Tras analizar varios sistemas de gestión de almacenes (SGA), la compañía se decantó por Easy WMS, el SGA de Mecalux, por varios motivos: “su capacidad para adaptarse a las particularidades del negocio, su uso intuitivo y su fácil integración con nuestro ERP Sage 100c”, señala Jenny Collinet. 

“Nuestro equipo se reunió varias veces con el de Mecalux porque queríamos asegurarnos de que su SGA cumpliera con nuestros criterios y expectativas”, explica Jenny Collinet. 

Easy WMS integrado con Sage 100c

El software de gestión de almacenes Easy WMS se ha integrado con el ERP Sage 100c de Hipanema, algo indispensable para que ambos sistemas pueden transferirse datos e información que permita mejorar la gestión del almacén. Para lograr una perfecta conexión entre ambos programas informáticos, el equipo de Hipanema, el de Mecalux y el de Sage colaboraron estrechamente. 

Aunque el SGA de Mecalux puede conectarse con cualquier ERP, hubo que definir qué información necesitaba cada software. Para ello, se realizaron numerosas pruebas y validaciones de las interfaces durante la fase de proyecto. Después de unos ajustes, el tándem funcionaba y el software de gestión de almacenes estaba completamente operativo. 

“Hoy en día, gracias a esta comunicación, los pedidos de los clientes pueden prepararse cuanto antes. Por su parte, el departamento de ventas tiene acceso al estado de las existencias en tiempo real, logrando así una mejor visibilidad de los plazos de entrega”, afirma Jenny Collinet. 

Logística de tendencia

Se acabó la preparación de pedidos en papel y los errores en el picking. Desde que Easy WMS ha entrado en juego, ha coordinado a la perfección todo lo que ocurre en el almacén de Hipanema. 

El SGA de Mecalux dirige y optimiza las operativas del centro de Hipanema, desde que se recepcionan los productos hasta que se expiden los pedidos. Easy WMS se comunica con los operarios en tiempo real y les envía instrucciones a través de un terminal de radiofrecuencia para que sepan dónde dirigirse y qué artículos manipular. Todo ello, minimizando los desplazamientos de los operarios gracias a una ruta optimizada por el propio sistema. 

• Recepción de mercancía. Al llegar al almacén, los operarios identifican cada artículo mediante su terminal de radiofrecuencia. Al leer el código de barras, verifican que la etiqueta se corresponda con el producto, es decir, comprueban que se haya recibido la mercancía correcta.
• Almacenaje. Los operarios trasladan los productos hasta las ubicaciones asignadas por Easy WMS. Este SGA organiza los productos en función de su referencia (pulseras, vestidos, trajes de baño…). Asimismo, está programado específicamente para reponer las ubicaciones donde se hace picking antes de que se queden vacías. “Así, los operarios pueden concentrarse únicamente en las indicaciones que les da el SGA. La ventaja es que no sufrimos interrupciones, los operarios que preparan pedidos nunca se detienen por falta de stock”, añade Jenny Collinet.
• Preparación de pedidos. Se preparan dos tipos de pedidos: pequeños (formados por pocos artículos para reponer a tiendas individuales) o grandes (con muchas referencias, mayormente provenientes de tiendas de centros comerciales). Cuando son pequeños, los operarios localizan los artículos solicitados y los trasladan directamente hasta la zona de empaquetado. En este proceso, Easy WMS comprueba que el operario haya recogido el artículo y la cantidad correctos. En cambio, cuando son grandes, recorren el almacén con un carro en el que van depositando todos los artículos que les indica Easy WMS. Luego, conducen dicho carro a la zona de consolidación donde se verifica que se dispone de la cantidad de productos adecuada. Jenny Collinet considera que “gracias a esta manera de trabajar, hemos eliminado los fallos en la preparación de pedidos y podemos prestar el servicio que nuestros clientes esperan de nosotros”.
• Consolidación y expediciones. Una vez terminados los pedidos, estos se empaquetan y etiquetan. Para mejorar la eficacia en los envíos, Hipanema ha instalado el módulo Multi Carrier Shipping Software. Este módulo se sincroniza automáticamente con Station-chargeur, el software que utilizan los transportistas de Hipanema. De este modo, el SGA envía a DHL toda la información sobre los pedidos que va a distribuir (número de palets, dimensiones, peso, destino, etc.) e imprime las etiquetas y la documentación necesaria.
• Devoluciones. Anteriormente, los productos que los clientes devolvían se almacenaban de forma temporal en el suelo y, después, los operarios verificaban su estado para decidir qué hacer con ellos (almacenarlos, arreglarlos, etc.). Ahora, Easy WMS asigna una ubicación a las devoluciones en las estanterías a la espera de poder hacer la inspección. “De esta manera, todo está mejor organizado, no tenemos productos por el suelo y la gestión de las devoluciones es mucho más eficiente”, opina Jenny Collinet. 

Un almacén a la vanguardia de la moda

Hipanema es una marca de moda francesa con una logística altamente estacional y con un almacén que se reorganiza cada temporada. Además, al disponer de una red de distribución internacional, ha de llevar un control preciso de la mercancía y de toda la cadena de suministro. 

“Easy WMS es un sistema capaz de optimizar todas las operativas, desde las recepciones hasta las expediciones”, expone Jenny Collinet. Con su ayuda, las tareas del jefe de almacén se han simplificado. Hoy puede dedicarse a gestionar su equipo, asignar tareas, etc. Además, tiene una visión global y fiable de las acciones en tiempo real. 

La organización perfecta de operativas como el picking o las expediciones han aumentado la productividad del almacén y de los operarios. Los nuevos trabajadores que llegan al almacén aprenden a usar Easy WMS en tan solo dos horas. Después, el sistema les guía en todo momento. Para Jenny Collinet, “lo más difícil fue aprender a confiar en el software. Ahora, nos dejamos guiar por sus indicaciones porque Easy WMS funciona muy bien”. 

Este software es flexible y escalable, capaz de ajustarse a los cambios del negocio con total facilidad. Hipanema pudo comprobarlo en 2020, durante su traslado a un nuevo almacén. El equipo técnico de Mecalux diseñó una simulación del nuevo almacén (con las distintas áreas de trabajo y ubicaciones) para que, cuando la mercancía llegara, ya tuviera una ubicación asignada con antelación. “Al trasladar los palets al nuevo almacén, los operarios simplemente tenían que identificar la mercancía y el SGA les indicaba la ubicación donde colocarla. Gracias a Easy WMS, el traslado de un almacén a otro fue casi perfecto”, explica la directora asociada.

Hipanema dispone ahora de un almacén moderno e informatizado. Easy WMS ha optimizado completamente los flujos logísticos de la compañía, ayudándole a lograr sus objetivos y explotando su cadena de suministro para lograr el éxito de futuras colecciones.

El software de gestión de almacenes Easy WMS ha mejorado la productividad del almacén y, por ende, de nuestro negocio. Además, es un software capaz de optimizar todas las operativas, desde las recepciones hasta las expediciones.

Beneficios para Hipanema

• Logística estacional: Hipanema reorganiza su almacén dos veces al año, cada vez que lanza una nueva colección. Easy WMS se asegura de que este proceso se haga rápidamente y sin fallos.
• Mayor control: la empresa se ha beneficiado de una total fiabilidad en todos los procesos, desde la recepción de los proveedores, pasando por la gestión de las devoluciones, hasta el envío de los numerosos pedidos que se preparan a diario.
• Expediciones seguras: el módulo Multi Carrier Shipping Software ha potenciado los envíos de pedidos, al generar automáticamente toda la documentación precisa para los transportistas.