La central de compras IXOS cealco digitaliza su logística para prestar un servicio ágil

En proceso de transformación

IXOS cealco es una central de compras que nació en 1977 gracias a la unión de un grupo de mayoristas del sector de la fontanería, la climatización y la calefacción. Su día a día consiste en adquirir, almacenar y expedir los suministros que precisan las compañías que conforman el grupo.

IXOS cealco engloba múltiples socios y proveedores, algunos de ellos centenarios, por lo que acumula conocimientos muy valiosos fruto de su larga experiencia. En consecuencia, la empresa se ha convertido en un actor primario en la distribución de artículos de fontanería y calefacción.

En los últimos años, la compañía ha afrontado numerosos cambios en su negocio: por un lado, ha lanzado su propia marca (denominada concept), con una amplia gama de más de 1.000 artículos para las instalaciones de fontanería y climatización, y ha ampliado su presencia internacional en países como Alemania, Francia, Bélgica o Polonia a través del grupo europeo EDT. Se trata de la organización más grande de Europa dedicada a representar compañías mayoristas independientes centradas en productos sanitarios y de calefacción.

Por el otro, ha puesto en marcha uno de sus proyectos más ambiciosos hasta la fecha: la creación de una cadena de tiendas por todo el territorio español a las que ha llamado IXOS.

Manuel Hervás, responsable de logística de IXOS cealco, explica en qué consiste el proyecto IXOS, que tantos esfuerzos y satisfacciones ha traído: “utilizamos todo el know-how acumulado en nuestra experiencia como central de compras para abrir algunas tiendas. Nuestra idea es acercarnos mucho más a nuestros clientes y ayudarles de manera más rápida y efectiva”.

Integrar el SGA con el ERP

En la ciudad de Granollers (a tan solo 26 km de Barcelona), IXOS cealco posee un almacén de 5.000 m² en el que gestiona 5.000 referencias en total. Se trata de un almacén multicanal, pues desde allí se abastecen las tiendas IXOS, así como los 93 puntos de venta de los socios que conforman el grupo. De momento, solo existen siete tiendas en el norte de España (en 2019 se inauguró la primera tienda en Vitoria y en 2020 se abrieron tres puntos de venta IXOS en el País Vasco y tres en Navarra), aunque la compañía prevé abrir más en los próximos meses.

El almacén está formado por dos naves: una de mayores dimensiones, la principal, donde se almacena la mayoría de la mercancía (principalmente, palets y tuberías de entre 5 y 6 metros de longitud) y otra más pequeña, justo al lado, en la que se preparan pedidos con artículos de menores dimensiones.

Con la inauguración de las tiendas IXOS, se ha acrecentado la complejidad en la operativa del almacén. Ahora no solo se gestiona un gran número de referencias muy diversas y variadas, sino que también se preparan muchos pedidos, tanto para las tiendas físicas como para los socios de IXOS cealco. En ese contexto, la compañía se propuso modernizar y perfeccionar toda su logística.

Anteriormente, la compañía supervisaba su cadena de suministro con la ayuda del ERP Sage X3 y Microsoft Dynamics NAV. Estos sistemas están preparados para ejecutar las operativas más básicas del día a día del almacén (por ejemplo, hacer un seguimiento de las recepciones y las expediciones) y preparar un número limitado de pedidos. A medida que estos aumentaron, la compañía se vio obligada a modificar los procesos.

La compañía buscaba un sistema más sofisticado y avanzado para su logística, capaz de incrementar la productividad de las operativas del almacén. En palabras de Manuel Hervás, “fue entonces cuando nos planteamos seriamente implementar un sistema de gestión de almacenes (SGA) con ciertas garantías y prestigio en el mercado”.

Sin embargo, el responsable de logística de IXOS cealco añade que “nuestra prioridad era que el SGA se integrara cómodamente con el ERP y que se pudiera adaptar a los cambios de la empresa. Este almacén es el primero que se ha destinado para el proyecto IXOS, si bien esperamos abrir más tiendas y almacenes en el futuro y queremos que todos ellos se puedan acoplar con la misma facilidad”.

Después de cotejar distintas opciones, la compañía se decantó por Easy WMS, el sistema de gestión de almacenes de Mecalux. “Nos lo recomendaron porque sus capacidades y funcionalidades podrían resolver con creces nuestras necesidades. Lo tuvimos claro en cuanto comprobamos que se podía integrar con nuestro ERP Sage X3 sin problema”, asegura Manuel Hervás.

El objetivo de dicha integración es que tanto el SGA como el ERP de IXOS cealco se comuniquen permanentemente y de forma bidireccional. De ese modo, ambos sistemas se transfieren datos e información para lograr una mayor productividad en las operativas.

Cómo optimizar las operativas

En el almacén se llevan a cabo, principalmente, dos operativas: la recepción de la mercancía y la preparación y expedición de pedidos.

Easy WMS puede optimizarlas de dos formas distintas. Por una parte, controlando el inventario para evitar roturas de stock que provocarían interrupciones en el servicio. Por el otro, indicando a los ocho operarios del almacén cómo hacer su trabajo y diseñando rutas por el almacén que minimicen las distancias a recorrer.

Los operarios utilizan terminales de radiofrecuencia para comunicarse con el SGA en tiempo real. “Nuestro equipo hace años que trabaja con este sistema. Cuando decidimos implementar Easy WMS, hicimos hincapié en que fuera intuitivo y fácil de utilizar”, añade el responsable de logística.

Gran mejora en las recepciones
Manuel Hervás afirma que “Easy WMS nos ha ayudado especialmente a mejorar las recepciones. Ahora somos más eficientes y rápidos que antes destinando los mismos recursos humanos”. Cada día se reciben entre 50 y 60 palets, procedentes de España, aunque también de otros países como Italia, Alemania o Bulgaria.

El ERP notifica a Easy WMS los artículos que van a llegar con antelación para que, acto seguido, los operarios los puedan verificar y comprobar que no falte ninguno de ellos. Trabajar mediante recepciones preavisadas o ASN (Advanced Shipping Notice) aporta mucha seguridad a la mercancía y minimiza las posibilidades de que se cometan errores.

Un 25% de los palets son monorreferencia, es decir, todos los artículos que incluyen son de la misma referencia. Estos palets disponen de una etiqueta que los operarios tan solo deben leer con la ayuda de su terminal de radiofrecuencia para que el SGA pueda reconocer de qué artículo se trata.

También se reciben productos individuales y de distintas referencias que, a medida que se identifican, se deben agrupar en palets siguiendo las indicaciones de Easy WMS.

Una vez identificados todos los artículos, el SGA, a continuación, les asigna una ubicación teniendo en cuenta sus particularidades y nivel de demanda. Manuel Hervás comenta que el criterio que se sigue a la hora de almacenar la mercancía es el FIFO (first in, first out). Aunque nuestros productos apenas tengan fecha de caducidad, nos aseguramos de que se expidan teniendo en cuenta el orden en el que han llegado al almacén”.

Algunos de los productos que se reciben se expiden directamente sin tener que almacenarse. Este método de trabajo, conocido como cross-docking, proporciona agilidad a las expediciones y libera espacio de almacenaje. Se efectúa cuando algún producto recibido forma parte de un pedido pendiente.

Operarios especializados en pedidos y artículos
El ERP también avisa a Easy WMS de los pedidos que se deben preparar y expedir. Cada día se envían 35-40 pedidos formados por 30-35 líneas cada uno de ellos. En total, se conforman hasta 60 palets o, lo que es lo mismo, más de dos camiones llenos de mercancía.

Los operarios están especializados por tipos de artículos, zonas y equipamientos de trabajo. Así, por ejemplo, el operario que prepara pedidos formados por tuberías, tan solo se dedica a recoger y manipular tuberías. Easy WMS envía órdenes personalizadas a cada operario teniendo en cuenta su ubicación en el almacén y, por tanto, los artículos que se hallan a su alrededor.

Se sigue el método de agrupación de pedidos, que consiste en confeccionar varios pedidos a lo largo de un recorrido por el almacén. La mayor parte de los pedidos están formados por stock procedente de más de una zona del almacén, con lo cual, varios operarios preparan una parte de cada pedido y dejan el stock que han recogido en la zona de consolidación.

Allí, los artículos que conforman un mismo pedido se agrupan en palets. Seguidamente se enfardan, etiquetan y se dirigen al muelle de expedición, donde permanecen a la espera hasta su entrada en el camión de carga.

Para cargar un camión, los operarios siguen las instrucciones del SGA. Este les indica qué mercancía depositar en su interior y en qué orden. Así, por ejemplo, los artículos que se entreguen primero, serán los últimos en entrar en el camión.

Salto cualitativo en la gestión del almacén

La central de compras IXOS cealco ha decidido dotar su cadena de suministro de una mayor flexibilidad con la instalación del sistema de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux. Con este software, la compañía no solo puede dar continuidad a su negocio y atender las necesidades de las firmas que conforman este grupo, sino también adecuarse a las nuevas demandas del mercado.

La compañía ha pasado de controlar su almacén con el ERP a hacerlo con el SGA y, de este modo, obtener un mayor rendimiento en todos los procesos. “El SGA se ha adaptado a nuestra forma de trabajar y a las singularidades de nuestro almacén”, indica el responsable de logística de IXOS cealco.

Después de perfeccionar la gestión de su almacén, una de las posibles mejoras que la compañía baraja para el futuro sería la de llevar a cabo un control más preciso del stock disponible en sus tiendas. Para ello, podría implementar el módulo Store Fulfillment, un sistema preparado para coordinar las operativas de las tiendas y el almacén y hacer traspasos de artículos sin posibilidad de que se produzcan equivocaciones.

La realidad es que Easy WMS está diseñado específicamente para resolver las necesidades de cada compañía. Como resultado, IXOS cealco dispone de una logística fluida y preparada para prestar un servicio eficaz.

Manuel Hervás - Responsable de logística de IXOS cealco
“Una de las particularidades más destacables de Easy WMS es su facilidad para integrarse con nuestro ERP Sage X3. Easy WMS, además, se ha adaptado y ha potenciado las operativas de nuestro almacén. Ahora, podremos afrontar con seguridad todos los cambios que se presenten en nuestro negocio, como la inauguración de más tiendas y almacenes en un futuro”.

Beneficios para IXOS cealco

• Sistema adaptable: Easy WMS puede amoldarse a las tendencias del mercado y a los cambios que IXOS cealco pueda experimentar en el futuro, como la inauguración de más tiendas IXOS.
• Integración con el ERP: Easy WMS se ha integrado con el ERP Sage X3 de IXOS cealco. Los dos sistemas se intercambian datos e información con el propósito de optimizar las operativas del almacén.
• Multitud de referencias: el SGA controla todo el stock, formado por 5.000 referencias de distintas dimensiones y características.
• Variedad de pedidos: el sistema también organiza y supervisa la preparación de pedidos. Estos pueden enviarse a los puntos de venta de los socios que conforman IXOS cealco, así como a las tiendas IXOS.