Motos Bordoy: una logística a todo gas

Pasión por las motos desde 1971

Con cincuenta años de vida, Motos Bordoy representa el 7,5% del mercado de la moto en el país, por lo que se ha convertido en una de las empresas españolas más relevantes del sector de las dos ruedas. Desde que nació en 1971, su crecimiento y evolución han sido constantes, en paralelo a la expansión de la propia industria en España. Actualmente, los hermanos Albert y Jordi ─hijos del fundador Jaime Bordoy─ están al frente de este negocio formado por más de 60 profesionales.

Motos Bordoy es importador en España de las marcas SYM y NIU y, desde 1999, comercializa su marca propia Macbor. Además, en Barcelona, es concesionario exclusivo de MV Agusta, Indian Motorcycles y Husqvarna (tanto para motos como bicicletas eléctricas). La compañía posee dos céntricos puntos de venta en esta ciudad con un showroom de 1.500 m².

Por otra parte, su central operativa se sitúa en Rubí (cerca de Barcelona). Más de 9.000 m² en los que se halla la Dirección de Marketing y Comercial, los departamentos de Posventa y Recambios, así como dos almacenes: uno de ellos dedicado a las piezas de recambio y el otro, a las motos (cada una se almacena desmontada en cajas de grandes dimensiones). Según Jesús García, responsable del Departamento de Recambios, “desde ambos almacenes abastecemos a las tiendas y a nuestros socios. Trabajamos con más de 200 colaboradores a los que suministramos motos y recambios en el momento necesario. Podemos entregar los pedidos a nuestros socios cerca de Barcelona en tan solo tres horas y media, mientras que, al resto de España, nos comprometemos a hacerlo en 24 horas”.

Para lograrlo, la firma necesita contar con una logística eficiente. Al principio, Motos Bordoy organizaba toda la mercancía y las operativas de sus dos almacenes de manera manual, introduciendo los datos en el ERP Siniwin. “Sin embargo, esto era insuficiente. El ERP es muy útil para la facturación y la organización de nuestro negocio, pero lo que verdaderamente necesitábamos era agilizar las rutas de trabajo en el almacén, garantizar la efectividad en las tareas de picking y absorber el aumento en el volumen de pedidos”.

Anteriormente, la compañía gestionaba cerca de 10.000 referencias. En palabras de Jesús García, “ahora son más de 26.000. Solo con el ERP no habríamos sido capaces de organizarlas todas, porque este software no puede distribuir los productos de forma estratégica, teniendo en cuenta los cálculos ABC. Nos planteamos introducir nuevas funcionalidades dentro del ERP, pero no tenía sentido, estábamos decididos a dar un salto cualitativo en nuestro servicio mediante la informatización completa de nuestra cadena de suministro”.

Instalación del SGA

La compañía, decidida a optimizar las operativas de sus dos almacenes con el propósito de abastecer a sus clientes en un menor tiempo, se percató de la necesidad de un sistema de gestión de almacenes.

“Tras comparar cuatro propuestas, nos decantamos por Easy WMS, el sistema de gestión de almacenes de Mecalux, porque vimos una clara diferencia respecto a las soluciones de otros proveedores. Consideramos que era la mejor opción para nuestro negocio y, además, el equipo que nos presentó la oferta era el más profesional”, señala el responsable del Departamento de Recambios.

Primero, la compañía implementó el software de gestión de almacenes (SGA) Easy WMS en su almacén de recambios, después, en el de motos y, en última instancia, en ambas tiendas. “Implementar el SGA en todas las instalaciones de golpe habría sido caótico y traumático. Queríamos hacerlo paso a paso para adaptarnos a las funcionalidades de Easy WMS con comodidad. Ahora estamos muy satisfechos; sin esta herramienta, no habríamos podido afrontar en absoluto el volumen de movimientos que tenemos ahora mismo”, sentencia Jesús García.

Easy WMS se ha integrado con el ERP Siniwin de Motos Bordoy con el fin de llevar un control más preciso de todos los procesos logísticos. De este modo, el ERP notifica al SGA los pedidos que han solicitado los clientes para que los operarios del almacén correspondiente puedan prepararlos sin demora.

La integración entre el ERP y el SGA ha aportado un mayor rigor en la gestión de la mercancía para Motos Bordoy. “Antes, todos los albaranes eran manuales, lo cual requería mucho tiempo y conllevaba una alta probabilidad de cometer errores. Con Easy WMS, llevamos un control más preciso tanto de los productos que hemos recibido como de los que hemos expedido. Sabemos en todo momento dónde está cada referencia”, expresa Jesús García.

Un día en los almacenes de Motos Bordoy

La organización del trabajo y la distribución de las tareas en los dos almacenes de Motos Bordoy está pensada para agilizar la distribución de los pedidos y evitar interferencias que podrían provocar fallos. Lo dice Jesús García: “somos muy estrictos con el cumplimiento de nuestro horario: los pedidos deben expedirse, a más tardar, a las 13:30 h. De esa manera, nos aseguramos de que lleguen a los clientes en el área de Barcelona por la tarde y al día siguiente al resto de España, dedicando la tarde para realizar las reposiciones”.

Para ello, el almacén de piezas de recambio cuenta con dos flujos claramente diferenciados y que actúan en paralelo: por un lado, las entradas y, por el otro, las salidas. “Dependiendo del volumen de trabajo, destinamos más o menos personal a una operativa u otra. Así, nunca disminuimos nuestro nivel de servicio, aunque tengamos un gran número de entradas”, celebra Jesús García.

Por su parte, el almacén de motos dispone de tres flujos: entradas, salidas y concesiones. En la práctica, son operativas similares a las del otro almacén, con la diferencia de que las concesiones son motos que la compañía cede a otros concesionarios para que las expongan durante un tiempo determinado. Antes de expedirse, las motos deben pasar por una zona de montaje.

Easy WMS ha optimizado las operativas con el propósito de que las entradas y salidas de productos sean mucho más fluidas:

Recepciones y almacenaje

Cada vez que llega un palet, los operarios leen la etiqueta con su terminal de radiofrecuencia para que Easy WMS compruebe si coincide con el modelo, cantidad y características que había notificado el ERP Siniwin con anterioridad. Acto seguido, le asigna una ubicación.

Easy WMS distribuye las motos y los recambios en ambos almacenes siguiendo el criterio ABC, es decir, a partir de su rotación. Así pues, por ejemplo, los artículos con una mayor rotación se depositan en zonas más accesibles para facilitar su entrada y salida. Jesús García explica que “el ABC se basa en las ventas. Tenemos zonas donde depositamos los productos que comercializamos más y otras para los menos vendidos”.

El almacén de motos en concreto está compuesto por multitud de áreas que actúan como búfer (zonas de almacenaje temporal), donde se agrupan las motos con una misma rotación, apiladas unas encima de otras. “Esta organización es importantísima para nosotros, ya que no debemos olvidar que tenemos 3.500 motos en stock y, entre la zona de almacenaje y la de muelles, hay 250 metros de distancia. A diario, los operarios caminan decenas de kilómetros (lo que supone mucho tiempo), si bien, con la ayuda de Easy WMS, se optimizan los movimientos para garantizar que recorran las mínimas distancias posibles”.

Al digitalizar todas las entradas, salidas y movimientos, el SGA controla el stock y conoce la ubicación exacta de cada producto en tiempo real. “Para constatar las existencias reales del almacén con las registradas en Easy WMS, hacemos un inventario cíclico cada tres o cuatro meses. La ventaja es que este proceso no interrumpe las demás operativas de los almacenes y podemos prestar servicio a socios y clientes los 365 días del año. Cada tres o cuatro meses, además, volvemos a clasificar las referencias en A, B y C según las ventas y a distribuir la mercancía en base a ello”, comenta Jesús García.

Preparación y expedición de pedidos

La preparación de pedidos es una de las operativas principales de Motos Bordoy: a diario se expiden alrededor de 1.650 pedidos. En tan solo cinco años, ha ampliado el número de pedidos que prepara en sus dos almacenes y que son enviados a las tiendas, clientes y colaboradores. El responsable del Departamento de Recambios reconoce que “lógicamente, el volumen de trabajo ha aumentado gracias al crecimiento natural de la empresa, si bien Easy WMS nos ha ayudado a afrontarlos. Sin este SGA, necesitaríamos contratar a más personal para prepararlos todos. Nuestra productividad ha aumentado en un 30% porque, con la misma plantilla, hemos podido absorber ese incremento de los pedidos”.

Los pedidos se preparan por olas porque, en palabras de Jesús García, “es el modo de optimizar los tiempos de trabajo y de preparar más pedidos”. Cada operario tiene una ola asignada, lo que significa que puede preparar varios pedidos a la vez en un mismo recorrido por el almacén.

La preparación de pedidos en sí es muy similar en los dos almacenes, con algunas particularidades en cada caso. En el almacén de recambios se trabaja con artículos más fácilmente manipulables (cualquier pieza de una moto, desde un chasis hasta un carenado o un tornillo). Para ello, los operarios emplean contenedores divididos en ubicaciones (cada una de ellas corresponde a un pedido) y, a medida que localizan y extraen la mercancía de las estanterías, la clasifican en pedidos siguiendo las indicaciones de Easy WMS.

En cambio, en el almacén de motos se emplean carretillas para mover las motos porque estas se almacenan en cajas de mayores dimensiones. Además de preparar los pedidos, tiene lugar otro proceso: el montaje de las motos. “Distribuimos las motos de dos formas distintas: ya montadas, sobre dos ruedas, a toda la red de Barcelona y en cajas al resto de España”, apunta Jesús García.

Gracias a la supervisión de Easy WMS y a la organización del trabajo, los operarios son mucho más rápidos que antes y cometen menos errores.

Dos tiendas con Easy WMS

En las tiendas de Motos Bordoy de Barcelona no solo se venden motos y accesorios (guantes, cascos, chaquetas, botas, etc.) sino que, en caso necesario, se distribuyen motos y recambios a toda la red de concesionarios y talleres de Barcelona y proximidades. También hay un pequeño taller donde se llevan a cabo algunas reparaciones puntuales.

En ambos establecimientos, Easy WMS controla las entradas y salidas de la mercancía. Para las entradas, el SGA introduce en su base de datos los productos a medida que llegan a las tiendas y, por tanto, conoce qué mercancía hay disponible (tanto las motos en exposición como los accesorios y las piezas de recambio en el almacén y taller).

Para las salidas, en el momento en que se materializa una venta o se distribuye mercancía a otros concesionarios y talleres, el SGA da de baja esos artículos de su catálogo. “Cuando un cliente adquiere un artículo en alguna de nuestras tiendas, el ERP lo comunica a Easy WMS para que este lo pueda dar de baja en el stock. Esto nos ha aportado un mayor control de los productos”, aclara el responsable del Departamento de Recambios de Motos Bordoy.

Cesión de motos bajo control

Una de las particularidades de Motos Bordoy es que cede algunas de sus motos a otros concesionarios para que las expongan en sus puntos de venta. Al cabo de un tiempo, estas motos podrían comercializarse o regresar al almacén de la compañía. Por esa razón, hay que llevar un control muy estricto de la localización exacta de esos productos. “El motivo es obvio: es stock de nuestra propiedad. No estamos facturando esos vehículos a los concesionarios, sino que se los estamos prestando”, dice Jesús García.

Easy WMS hace un seguimiento de las motos cedidas a los concesionarios en tiempo real. Para ello, conoce qué modelos se han enviado a cada concesionario y mantiene esos artículos en stock. “Sin un control absoluto como el que tenemos ahora con Easy WMS, tendríamos graves problemas de servicio hacia nuestros clientes”, considera Jesús García.

Presente y futuro en expansión

Motos Bordoy es una compañía con una evidente vocación de servicio, que se transforma constantemente con el objetivo de adaptarse a las nuevas tendencias de movilidad. Su espíritu de superación y mejora la llevan a buscar soluciones eficaces que resuelvan las necesidades de sus socios y clientes. “Todos ellos saben que siempre vamos a estar a su lado para ayudarles”, sostiene Jesús García.

“El 2020, a pesar de las dificultades derivadas de la pandemia por coronavirus, reconozco que no fue un año tan malo: logramos crecer, en parte, por el aumento de la movilidad individual”, explica el responsable del Departamento de Recambios de Motos Bordoy.

Para los próximos años, la firma quiere expandirse en España y a nivel internacional. Lo verbaliza Jesús García: “nos hace mucha ilusión empezar nuestra andadura en Europa. En los próximos años, estoy seguro de que veremos almacenes de Motos Bordoy en Madrid, Valencia, Oporto y en otras ciudades europeas”.

¿Cómo va a lograrlo? Con la ayuda de Easy WMS, un software de gestión de almacenes que facilita una organización impecable de sus 26.000 referencias, un control absoluto de todas las motos y piezas de recambio y una operativa ágil que asegure la distribución veloz de la mercancía. Sin duda alguna, la digitalización e Easy WMS darán gas a la expansión de Motos Bordoy.

Con Easy WMS de Mecalux hemos ganado en una mayor precisión y fluidez en el trabajo, tanto en nuestros almacenes como en las tiendas. Ahora mismo llevamos un control mucho más riguroso de los vehículos y de las piezas de recambio que tenemos en stock.

Beneficios para Motos Bordoy

• Un 160% más de referencias gestionadas: Easy WMS conoce la ubicación exacta de las 26.000 referencias en stock de Motos Bordoy, tanto en las tiendas como en los dos almacenes de Motos Bordoy y en los concesionarios. Eso significa un 160% más de las 10.000 referencias que gestionaba anteriormente.
• Control sobre todos los movimientos: el SGA dirige y verifica los movimientos de mercancía entre los almacenes y las tiendas, así como las motos que se han cedido a los concesionarios. Bajo su supervisión, estas transferencias son mucho más rápidas y seguras.
• Optimización de las operativas: la distribución correcta de la mercancía en base a su rotación minimiza los desplazamientos de los operarios por el almacén. Como resultado, la compañía ha aumentado la productividad en la preparación de pedidos en un 30%.