Samaniego actualiza Easy WMS a una versión Enterprise

Evolución y digitalización

Fundada en 1988, Samaniego se dedica a la comercialización de productos para clínicas y hospitales veterinarios. La empresa trabaja con los principales laboratorios de salud animal a fin de ofrecer fármacos eficaces y adaptados a las necesidades de cada mascota.

En Logroño (España), Samaniego posee un almacén de 2.000 m² donde gestiona 9.000 referencias muy variadas, desde material quirúrgico hasta productos zoosanitarios y alimentos. Se divide en tres zonas:

• Zona a temperatura ambiente. En esta área se depositan, mayoritariamente, piensos y medicinas con una elevada rotación. También se almacenan biocidas en una zona aislada.
• Zona a temperatura refrigerada (entre 2 y 8 ºC). Aquí se da cabida a los medicamentos que, por sus características, deben permanecer a temperatura controlada para mantener sus propiedades.
• Almacén vertical. Está destinado a los productos de pequeñas dimensiones y de baja y alta rotación. Easy WMS se ha integrado perfectamente con este sistema de almacenaje, por lo que no solo conoce el stock disponible, sino que también organiza el trabajo de los operarios almacenando productos o preparando pedidos.

Esta instalación representa a la perfección el espíritu emprendedor y de evolución que impregna la compañía. Desde su creación, ya se ha visto inmersa en múltiples renovaciones con el propósito de adaptarse a los cambios del negocio.

El jefe del almacén, David García, explica que, inicialmente, toda la gestión de la mercancía se hacía de memoria y sin el apoyo de ningún software. “Los operarios conocían, más o menos, dónde estaba ubicado cada artículo. El almacén estaba organizado en base a los laboratorios, por lo que todos los artículos de un mismo laboratorio se depositaban en una única estantería”, dice.

Sin embargo, esta forma de trabajar provocaba errores, sobre todo a medida que se aumentaba el número de referencias y de pedidos. La compañía necesitaba un sistema mucho más efectivo para llevar a cabo las tareas de almacenaje y preparación de pedidos.

Al implementar el ERP SAP, la compañía pudo definir las ubicaciones de las estanterías. Según David García, “supuso un gran cambio para nosotros porque tener una ubicación asignada para cada producto nos servía como guía a la hora de preparar los pedidos. No obstante, lo que verdaderamente necesitábamos era un sistema que potenciara el trabajo de los operarios y con el que pudiéramos controlar la mercancía con precisión”.

La compañía buscaba un software centrado específicamente en la gestión operativa del almacén y, por ello, decidió instalar un sistema de gestión de almacenes (SGA). A diferencia de un ERP, este software aporta un control exhaustivo de todos los productos y recursos de una instalación logística, además de supervisar el trabajo que efectúan los operarios con el objeto de obtener mejores resultados. El SGA controla y optimiza todas las operativas del almacén, desde las recepciones y ubicaciones hasta la preparación y expedición de pedidos.

Después de cotejar distintas opciones, Samaniego se decantó por Easy WMS de Mecalux porque, en palabras del jefe de almacén, “nos transmitió mucha confianza, tanto sus prestaciones como el soporte incluido en la implementación. No solo es un buen SGA, sino que también hay un buen trabajo de desarrollo y mantenimiento detrás”. Para llevar a cabo este proyecto, la compañía contó con el apoyo de la Agencia de Desarrollo Económico de La Rioja (ADER).

La instalación de Easy WMS supuso una mejor organización del almacén. Como resultado, Samaniego flexibilizó su logística e incrementó el rendimiento de las operativas. Ahora, tiene la capacidad de proporcionar un servicio más satisfactorio a sus clientes.

Una de las particularidades del SGA de Mecalux es su capacidad para integrarse con cualquier ERP. De hecho, Easy WMS tiene una interfaz de comunicaciones estándar certificada por SAP que permite integrarse fácilmente con este ERP y que los dos sistemas intercambien datos e información indispensable para la gestión del almacén con mayor eficacia.

¿Por qué implementar un SGA si ya tengo un ERP?

Toda empresa que desee llevar a cabo una gestión eficiente y avanzada de su almacén implementa un SGA por los siguientes motivos:

• Grado de especialización. El SGA está particularmente enfocado en la gestión de un almacén y aporta un control del inventario mucho más estricto que un ERP.
• Gestión del stock. Utiliza algoritmos para organizar el número de ubicaciones disponibles en base a criterios de eficiencia y optimización.
• Total trazabilidad. Registra todos los procesos que ha superado cada artículo durante la cadena de suministro.
• Optimización de los procesos. El SGA dirige y optimiza todas las operativas del almacén. Envía instrucciones claras y precisas a los operarios sobre cómo desarrollar los distintos procesos de una forma rápida y segura.
• Monitorización de las operativas. Este sistema analiza y registra toda la actividad que tiene lugar en el almacén. Con la ayuda de KPI, los responsables del almacén pueden tomar decisiones de mejora.
• Preparación de pedidos rápida. El SGA indica los productos que incluye cada pedido, a la vez que define una ruta óptima para agilizar la preparación de pedidos y reducir los desplazamientos de los operarios.
• Integración flexible. El software de almacenes se integra con sistemas de asistencia en el picking (terminales de radiofrecuencia, dispositivos pick-to-light y put-to-light, entre otros) y con cualquier otro elemento robotizado.
• Sistema escalable. Sus funcionalidades pueden modificarse con el fin de ajustarse a los cambios del mercado y adecuarse a las particularidades de cada sector (e-commerce, retail, alimentación, química…).

Easy WMS y la trazabilidad

“Entre todas las ventajas de Easy WMS, destacaría, por encima de todas, el control de los productos y la trazabilidad”, señala David García. “La trazabilidad es fundamental para nuestro negocio, ya que comercializamos fármacos. Por ejemplo, imaginemos que se produce una alerta sanitaria que obliga a retirar un determinado lote del mercado. Si no lo retirásemos rápidamente, las consecuencias serían devastadoras”, añade.

La trazabilidad es una herramienta que permite a Samaniego identificar y llevar un control estricto de las características de los productos (desde sus componentes hasta el envase utilizado) y de todas las fases que debe superar hasta que se entrega al cliente.

Easy WMS hace un seguimiento de la mercancía desde el momento en que entra en el almacén. Cada día llegan alrededor de 30 palets con fármacos procedentes de distintos laboratorios de España, así como alimentos de España, Dinamarca y Países Bajos. Cuando los operarios, con la ayuda de terminales de radiofrecuencia, identifican cada producto, Easy WMS conoce toda la información relativa al producto en cuestión (volumen, peso, fecha de caducidad, ubicación, rotación, etc.).

Acto seguido, asigna una ubicación teniendo en cuenta sus características y nivel de demanda. De esta forma, Easy WMS puede hacer un inventario en tiempo real y sabe dónde se halla cada producto en cualquier momento.

El control eficiente de la mercancía ha repercutido en las demás operativas del almacén. “Con Easy WMS no solo conocemos dónde está ubicado cada artículo en todo momento, sino que también efectuamos una reposición mucho más efectiva”, dice el jefe de almacén.

Cuando se alcanza el nivel mínimo de stock establecido, Easy WMS lo comunica al ERP SAP de Samaniego para que se soliciten más fármacos a los proveedores. Es así como el almacén dispone siempre de la mercancía mínima para atender las necesidades de los clientes y se evitan roturas de stock.

David García - Jefe de almacén de Samaniego
“Actualizamos Easy WMS para poder hacer frente al aumento de las ventas y renovar la estrategia de preparación de pedidos. Hace años que trabajamos con Easy WMS y estamos muy satisfechos con sus resultados; es un gran avance conocer la ubicación exacta de cada producto y controlar la trazabilidad”.

Preparación de pedidos ‘online’

Uno de los cambios más ambiciosos que la compañía ha afrontado en los últimos años es la puesta en marcha de su tienda online. A través de la página web de Samaniego, las clínicas veterinarias y las tiendas especializadas pueden hacer sus pedidos y recibir los productos en el menor tiempo posible.

Este proyecto ha tenido un éxito rotundo. En palabras de David García, “el porcentaje de ventas online está creciendo muchísimo, aproximadamente el 60% de los pedidos que preparamos en el almacén se solicitan a través de la web”.

Sin embargo, la entrada en el mundo online también requirió un sobreesfuerzo para la logística de la compañía, básicamente, porque se debía preparar un mayor número de pedidos en un menor tiempo.

Ante esta situación, Samaniego se planteó actualizar Easy WMS, pasando de la versión Pro a la Enterprise para adaptarse a todos estos cambios. “Estábamos convencidos de que nos ayudaría a afrontar el aumento del volumen de ventas”, apunta David García.

La versión Enterprise de Mecalux está desarrollada específicamente para almacenes con operativas complejas y que necesiten personalizar las funcionalidades del SGA, como es el caso de Samaniego. Con esta solución, el software puede adecuarse a futuros cambios que puedan producirse en el almacén y acompañar a la empresa en sus proyectos de expansión.

La nueva versión de Easy WMS debía potenciar la operativa principal del almacén: la preparación de pedidos. “El SGA divide los pedidos para que se preparen de forma separada en las distintas zonas del almacén”, explica el jefe de almacén. El SGA envía órdenes de trabajo de forma sincronizada a los operarios que trabajan en cualquier zona del almacén para que recorran la zona que tengan asignada con un carro recogiendo las referencias que les señala Easy WMS a través de un terminal de radiofrecuencia.

Como resultado, se ha obtenido una mayor rapidez y seguridad en la preparación de pedidos. Se ha pasado de preparar 144 pedidos al día (con una media de 750 líneas en total) a 217 pedidos formados por un total de 1.500 líneas en un único turno de trabajo.

Una vez terminados los pedidos, estos se trasladan directamente hasta la zona de expediciones. “Trabajamos con múltiples agencias de transporte y cada muelle tiene asignada una agencia concreta. Easy WMS conoce qué agencia distribuirá cada pedido, por lo que le indica al operario con antelación el muelle en el que se expedirá”, comenta David García.

Logística de confianza

Samaniego es una empresa con una gran vocación de servicio. Su máxima prioridad es abastecer a las clínicas veterinarias con fármacos y alimentos siempre que lo precisen. Para ello, debe contar con una logística avanzada y prestar una especial atención a la preparación de pedidos.

La versión Enterprise de Easy WMS ha aportado una mayor rapidez a la preparación de pedidos. Al seguir sus indicaciones, los operarios pueden concentrarse en terminar el mayor número de pedidos en el menor tiempo posible. En consecuencia, la compañía ha aumentado el número de pedidos que se preparan en el almacén, especialmente aquellos procedentes de la página web y que, actualmente, suponen el 60% de los pedidos totales.

Beneficios para Samaniego

• Salto al e-commerce: la versión Enterprise de Easy WMS ayuda a Samaniego a preparar un mayor número de pedidos diarios, procedentes de su página web, en un menor tiempo.
• Trazabilidad del stock: Easy WMS hace un seguimiento muy preciso de los movimientos de cualquiera de las 9.000 referencias alojadas en el almacén.
• Integración con el ERP: el SGA de Mecalux está integrado con el ERP SAP de Samaniego con el fin de aumentar la productividad del almacén.