ERP: un aliado en la toma de decisiones

Los sistemas ERP son soluciones informáticas que permiten optimizar los procesos de la empresa, agilizar tareas, mejorar la gestión y reducir costes.Al integrar y automatizar muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos, reducen los tiempos de respuesta y agilizan la toma de decisiones.

La necesidad de competir en las mejores condiciones en un mercado cada día más exigente está obligando a algunas empresas a buscar herramientas con las que gestionar la información corporativa de la manera más eficaz.

Uno de los mejores instrumentos para conseguirlo son los ERP (Enterprise Resource Planning,o Gestión de Recursos Empresariales), soluciones informáticas que permiten automatizar e integrar los distintos procesos de la actividad diaria de un negocio: desde la gestión financiera y de clientes, hasta los recursos humanos, fabricación, gestión de activos fijos,compras,logística o ventas,asegurando la unicidad de la información corporativa y un incremento de la productividad y eficiencia en cada área.

 

Misma información

Básicamente, un ERP es un sistema de gestión centralizado de dato único. Es decir, posibilita ver siempre el mismo dato desde la perspectiva que sea necesaria en cada caso. Todos los departamentos tienen acceso a idéntica información, cosa que no ocurre,por ejemplo,con los sistemas de contabilidad tradicional, que suelen dejar bastantes flecos sueltos para que cada jefe de área desarrolle su propio sistema de gestión.

De esta manera, cuando un dato –por ejemplo, un pedido de ventas–, entra en el sistema, el ERP se encarga de enviar automáticamente la información a todas las áreas que se ven implicadas. Así, el departamento de cobros puede conocer en todo momento y mediante una simple consulta las facturas sin abonar de un cliente, sus datos de contacto y el histórico de ventas.

“Las empresas demandan soluciones verticales que resuelvan las necesidades de gestión de cada compañía, con un ni vel de servicio perfecto y soportadas por una tecnología que pueda evolucionar al tiempo que las propias demandas del mercado”, sostiene Óscar Pierre, vicepresidente mundial de CDC Software. Por lo tanto,los negocios pueden gestionarse mejor para competir en un mundo global, de forma ágil, flexible y rápida.

 

Algo de historia

El antecedente primigenio de los actuales sistemas ERP surge en los años setenta y fue bautizado como MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era la planificación de las necesidades básicas de la empresa. Posteriormente, aparece el MRP II (Manufacturing Resource Planning), más completo y que ya controla los recursos materiales y el proceso de producción.

La industria manufacturera fue la que mejor supo aprovechar esta oportunidad y, a lo largo de la década de los noventa, el concepto evolucionó hasta implicarse en la mayoría de los departamentos de la empresa. Fue en ese momento cuando los ERP pasaron a considerarse como sistemas integrales de gestión para los negocios, aunando en una única aplicación desde la producción hasta el soporte al cliente, pasando por la logística, ventas, compras, contabilidad, gestión de proyectos, recursos humanos, etc.

Sus objetivos no pueden resultar más evidentes: optimizar los procesos corporativos;acceder a la información de forma fiable, precisa y oportuna; poder compartir los datos entre todos los componentes de la organización; eliminar información y operaciones innecesarias o redundantes; y reducir los tiempos y los costes de los procesos operativos.

Todo sistema ERP debe reunir tres cualidades primordiales: integridad, modularidad y adaptabilidad. Al ser integrales, todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, de forma que el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente.Otra característica básica de los ERP es que las funcionalidades se dividen en módulos,los cuales pueden instalarse en base a los requerimientos del cliente. Por último, son soluciones diseñadas para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa, lo que se consigue mediante la parametrización de los diferentes procesos.

 

Muchas ventajas

En realidad, todos los componentes de un ERP (el sistema de contabilidad, la gestión de almacén y logística, los módulos de compras y ventas, el seguimiento de clientes, etc.), eran ya piezas de la gestión tradicional de una empresa. Sin embargo, todos ellos han crecido a lo largo del tiempo, según iban presentándose necesidades. El resultado suele ser un cúmulo de sistemas incompatibles que no permiten tener una visión global de la totalidad de los procesos del negocio para facilitar una adopción óptima de decisiones.

Entre la multitud de ventajas que aporta una solución ERP podemos destacar las siguientes: ahorro de tiempo y trabajo a la hora de introducir los datos en el sistema y evitar la redundancia de los mismos; una visión corporativa más completa; mejora de la colaboración entre los diferentes departamentos; optimización de la eficiencia de los empleados; reducción bastante significativa de los costes operativos gracias a una contabilidad más transparente; así como una mejor coordinación de los procesos de negocio y una gestión diaria más sencilla.

 

 

Beneficios mesurables

Como ya se ha dicho, el servicio fundamental que obtienen las empresas que implantan una solución ERP es que la información está disponible en tiempo real, a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo, consintiendo a los empleados, clientes, partners y proveedores trabajar con mayor eficiencia y productividad.

“Todas las partes implicadas ganan en agilidad y eficacia, ya que se mantiene un control de los procesos y éstos se gestionan desde la introducción inicial del dato, lo que redunda en un ahorro significativo de coste y tiempo y en un incremento de la rentabilidad”, afirma Sonia López Viñuela, responsable de marketing de Exact Software.

Y es que los ERP son herramientas de trabajo que mejoran la comunicación con la cadena de suministro, el servicio al cliente, la planificación y la automatización de los procesos. Adelaida Leitao, assistant manager marketing de IBS Iberia, añade que “el proceso de producción es otra área en la que intervienen activamente, diseñando estándares y métodos para reducir costes y tiempo. En el tema del inventario, ayudan a optimizar el flujo de procesos por lo que se consigue responder a niveles superiores de entrega”.

Yolanda Rodríguez, directora de marketing de Microsoft Business Solutions, va más allá y destaca que “conectan personas, información y procesos en todos los departamentos de la empresa, además de optimizar las operaciones, aprovechar mejor los recursos y tener la flexibilidad necesaria para alcanzar el éxito y crecer”.

 

Algunos “peros”

Las ventajas que se pueden obtener con una solución ERP son numerosas, pero también hay que tener en cuenta los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo. De forma habitual, implementar este tipo de software en una compañía obliga a cambiar los procesos de negocio. La resistencia por parte de los empleados a introducir dichas variaciones se puede convertir en el mayor obstáculo que se encuentren las empresas, lo que obliga a sus responsables a tener que afinar con su planificación y puesta en marcha.

La implantación de un sistema ERP depende en buena parte de las habilidades y la experiencia de la plantilla, lo que obliga a apostar decididamente por su formación. Otros puntos débiles son, evidentemente, su elevado coste y su rigidez, pues a veces resulta complicado adaptarlos al flujo específico de los trabajadores y los procesos de una compañía.

Además,en ocasiones la información está organizada en módulos de manera compleja, lo que puede provocar ciertos problemas con los datos que se manejan.Todo ello obliga a ser especialmente cuidadoso a la hora de seleccionar la solución que queremos implementar en nuestra empresa.

Los avances tecnológicos han cambiado la forma de adquirir productos y servicios, lo que ha obligado a las empresas a realizar un acercamiento a los consumidores para conocer mejor sus necesidades y cómo satisfacerlas.De ahí la importancia de implantar una solución ERP, que se convertirá en una parte fundamental de la arquitectura del negocio al permitir contar con la información en tiempo real.

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CÓMO TENER ÉXITO EN LA IMPLANTACIÓN

En un entorno como el actual, el salto hacia una solución de este tipo resulta muy recomendable más pronto o más tarde, por lo que es importante darlo cuando uno quiera y no cuando las circunstancias le obliguen. Eso sí, es básico comprender que la implantación de un ERP no se plantea para conseguir pequeñas mejoras, sino que sirve para renovar por completo el cerebro de un negocio, por lo que en ocasiones se convierte en un proceso largo y complicado.

Cinco claves

No existen recetas mágicas ni guiones explícitos para llevar a cabo una implantación exitosa, pero sí es vital asegurarse de conectar estos cinco elementos que interactúan entre sí:

✑El propio ERP, que, a priori, puede parecer el pilar básico, no lo es, ya que resulta más importante una correcta gestión del cambio. En el mercado se pueden encontrar infinidad de programas, tanto verticales como horizontales, por lo que debe estudiarse detenidamente lo que se requiere.

✑La estrategia de la organización, que debe estar perfectamente definida.

✑El hardware necesario para hacer funcionar esa solución.

✑Su integración con el resto de aplicaciones de gestión existentes, como CRM, Business Intelligence o SCM.

✑El factor humano, ya que el personal que no muestra una mentalidad positiva y de apertura al cambio puede ser el principal obstáculo.

 

LOS SISTEMAS ERP SEGÚN…

 

CDC Software “Un ERP es lo que necesitan las empresas para controlar mejor su negocio y optimizarlo en un mercado global y competitivo, conociendo a los clientes y produciendo y vendiendo mejor, con márgenes superiores”.

Oscar Pierre, vicepresidente mundial .

Sonia López Viñuela, responsable de marketing. Exact Software :“Por ERP se entiende la solución que permite a una compañía gestionar todos y cada uno de sus procesos, integrándolos en un repositorio común al que puedan acceder, desde cualquier lugar y en todo momento, los distintos actores implicados (empleados, proveedores y clientes), y cuya consecuencia es más eficacia en el negocio y reducción de costes”

IBS Iberia :“

Se trata de un sistema integrado de gestión e implementación de los procesos de negocio, que apoya la gestión administrativa, operacional y estratégica de una empresa”.

Adelaida Leitao, assistant manager marketing, educación & business partners.

Microsoft Business Solutions (MBS) “Es el núcleo tecnológico de una compañía y debe integrar todas las áreas de negocio, desde logística, soporte y servicio hasta administración de pedidos, marketing y ventas, recursos humanos y finanzas”.

Yolanda Rodríguez, directora de marketing.

 

Primavera BSS “Entendemos el ERP como la base que permite automatizar y optimizar los procesos de negocio para que las organizaciones sean más ágiles y competitivas”. Rafael Cortés, director general.

 

CASO PRÁCTICO: MUGO

La cadena de decoración, regalos y moda Musgo, que cuenta con casi una veintena de tiendas en España, 280 empleados, e importa gran parte de sus artículos de Europa, América, Asia y África, ha diseñado un plan para duplicar el número de puntos de venta en cinco años, por lo que buscaba una solución para optimizar su gestión comercial, financiera y de almacenes, así como mejorar su red logística.

En primer lugar, la compañía se planteó la necesidad de disponer de un software capaz de trabajar de forma eficaz con un catálogo de artículos que contiene más de 40.000 referencias, por lo que requería que la solución fuese lo más fácil y accesible al usuario final. Otra de sus necesidades era disponer de información en tiempo real de la actividad de cada una de las tiendas, además de demandar un mecanismo escalable que se pudiera adaptar sin problemas a diferentes legislaciones y sistemas fiscales.

Integración total

Por todas estas razones, encargaron a Exact Software la implantación de sus módulos integrados de finanzas, gestión de tesorería, comercial, logística y TPV (Terminal en el Punto de Venta). José Luis Marcos, director de sistemas y operaciones de Musgo, explica que “entre otros beneficios, hemos logrado integrar perfectamente la operatividad internacional de la compañía; cubrir todas las necesidades de información en tiempo real; llevar un inventario permanente y controlado; realizar una reposición diaria de mercancía a las tiendas en función de lo vendido el día anterior y obtener informes específicos sobre colecciones y tallas”.

Por último, Musgo completó su proyecto con la implantación de un sistema de transacción electrónica mediante un módulo que integra en el TPV el lector de tarjetas, reduciendo el tiempo de cobro y eliminando errores manuales.

 

BAZAR: CINCO POSIBILIDADES CON ERP

Exact Dimoni

Un sistema ERP pensado para organizaciones de rango medio y medio/alto, modular, escalable y basado en la última tecnología, que trabaja sobre una base de datos SQL Server. Está diseñado para proporcionar una solución financiera, comercial e industrial potente, ágil y sencilla, con todas las ventajas de los programas estándar, pero sin renunciar al mismo tiempo a los procedimientos e informaciones particularizadas de las aplicaciones a medida.

Fabricante: Exact Software

Web: www.exactsoftware.es

 

IBS Electro

Esta solución ha sido diseñada para favorecer que las empresas del sector de material eléctrico alcancen más rápidamente su ROI (retorno de la inversión), gracias a unos menores costes de funcionamiento y a una utilización más eficaz de los recursos. El software empresarial integrado de IBS puede ayudar a conseguir beneficios en todas las operaciones, desde la distribución y la logística hasta la gestión de almacenes e inventario, pasando por los pedidos de ventas.

Fabricante: IBS Iberia

Web: www.ibsesp.com

 

Microsoft Dynamics AX

Microsoft ha creado una solución ERP personalizable, flexible, escalable y sencilla de usar, diseñada para que las medianas y grandes empresas detecten más fácilmente oportunidades y conseguir ventajas competitivas. La nueva versión, Microsoft Dynamics AX 4.0, incluye una serie de mejoras como RFID, servicios web, las capacidades de colaboración de Microsoft Windows SharePoint Services y de inteligencia de negocio de SQL Server.

Fabricante: Microsoft Business Solutions

Web: www.microsoft.com/spain/businesssolutions

 

Primavera Executive

Una potente solución de gestión empresarial dirigida a satisfacer las necesidades más exigentes de negocios grandes y medianos. Ante todo, destaca su robustez, fiabilidad, rendimiento y extensibilidad. Los módulos que integra son: gestión administrativa y financiera, logística, recursos humanos, relaciones con los clientes, portales corporativos y business intelligence. El tiempo de implantación suele ir de 2 a 6 meses, aunque varía según el cliente. Fabricante: Primavera BSS

Web: www.primaverabss.com.