La carta de porte en el transporte de mercancías

La carta de porte es un documento clave en el comercio internacional que actúa como contrato de transporte para asegurar el cumplimiento de normativas y la seguridad de la mercancía.

¿Qué es la carta de porte?

La carta de porte consiste en un documento jurídico que contiene información sobre los envíos de mercancía. Su función es actuar como contrato para los traslados de productos, con datos sobre los artículos que se distribuyen, los transportistas, los destinatarios y los términos y condiciones de transporte.

Este contrato de transporte acompaña la mercancía desde que se envía hasta que se entrega a los clientes. Puede incluir algunos de los siguientes datos:

• Lugar y fecha de emisión.
• Lugar previsto para la entrega.
• Nombre y dirección del remitente, del destinatario y del transportista de la mercancía.
• Naturaleza de los bienes y del embalaje.
• Número de paquetes.
• Peso de la mercancía.
• Instrucciones para las aduanas.
• Gastos relativos al transporte.
• Notas sobre el cobro contrarreembolso, si procede.

Ejemplo de carta de porte

A continuación, mostramos un ejemplo de carta de porte que puede servir de plantilla. Este es un modelo genérico, por lo que los campos pueden variar en función del tipo de envío.

Este documento jurídico suele incluir tres copias: una destinada al remitente de la mercancía, otra para el transportista y una tercera que acompaña a los productos durante su traslado.

Carta de porte digital

En los últimos años, ha ganado popularidad la carta de porte digital. Se trata de un formato electrónico que facilita el intercambio de información entre el expedidor, el transportista y el destinatario. Además, proporciona un registro online detallado de todo el proceso de transporte de productos.

Una vez realizada la expedición de mercancías, tanto la empresa como la agencia de reparto pueden disponer de la documentación en formato digital y así evitar llevar consigo documentos impresos. Puede firmarse digitalmente, lo que permite un acceso inmediato a los datos, ofreciendo a los clientes la posibilidad de rastrear y conocer el estado de sus envíos en tiempo real.

¿Quién emite la carta de porte?

La responsabilidad de emitir la carta de porte suele recaer en el remitente de la mercancía, es decir, la empresa o persona que envía los productos a través de un transportista.

Sin embargo, ¿quién está obligado a redactar la carta de porte? Esta cuestión es objeto de algunas dudas, ya que, en ciertos casos, la agencia de transporte también puede ser quien emita el documento cuando se trata de un servicio específico o cuando actúa como agente marítimo.

Independientemente de quién emita el documento, es crucial que la carta de porte contenga todos los detalles necesarios para garantizar el envío seguro y eficiente de la mercancía. Esto es la descripción, cantidad, peso, valor declarado y las condiciones de transporte.

¿Cuándo no se necesita una carta de porte?

La carta de porte no es obligatoria en determinadas situaciones como:

• Transporte privado de mercancías realizado con vehículos propios.
• Traslado de bienes de uso personal, como ocurre en las mudanzas.
• Servicios de transporte de paquetería dentro de una misma ciudad o región, donde no se cruzan fronteras.
• Transporte de mercancías con un valor inferior a los 150 euros.

Lo recomendable es comprobar las regulaciones aplicables en cada caso.

¿Para qué sirve la carta de porte y qué uso tiene en un almacén?

La carta de porte es un documento esencial en el transporte de mercancías, dado  que desempeña diversas funciones en la gestión logística.

• Contrato formal. Actúa como un contrato formal entre el remitente y el transportista, especificando las condiciones del servicio para el transporte nacional ("carta de porte nacional") e internacional ("carta de porte internacional"). Este acuerdo es la base que regula la relación comercial, asegurando que ambas partes comprendan sus obligaciones.
• Recibo oficial. Confirma que la mercancía ha sido entregada en las condiciones establecidas. Al firmarla, el transportista asume la responsabilidad de la carga. A esta documentación hay que remitirse ante posibles disputas o reclamaciones.
• Evidencia de propiedad. En ciertos contextos, este documento puede incluso evidenciar la propiedad de los bienes durante el trayecto, lo que resulta especialmente importante en operaciones comerciales internacionales o en el transporte de mercaderías donde los derechos de propiedad cambian durante el traslado.
• Seguimiento y trazabilidad. La carta de porte facilita la trazabilidad y  el control de los envíos a lo largo de la cadena de suministro, proporcionando información detallada sobre el origen, destino, cantidad y estado de la mercancía.

En un almacén, la carta de porte es un documento que se utiliza en la recepción de mercancías para comprobar la cantidad, estado y descripción de los artículos que llegan a la instalación logística. Gracias a un control más estricto de los productos que entran y salen del almacén, las empresas pueden realizar una mejor gestión del inventario.

Digitalización, clave para el transporte de mercancías

La digitalización es fundamental para velar por la eficiencia y el cumplimiento en el transporte de mercancías. La carta de porte se beneficia de herramientas como los softwares de gestión de almacenes (SGA) que, al optimizar las operaciones logísticas, minimizan errores en la distribución de productos. Soluciones como Easy WMS de Mecalux destacan por su capacidad para conseguir una gestión eficiente del stock.

El SGA del almacén envía instrucciones al personal para garantizar que cada pedido incluya todos los artículos solicitados por los clientes. Además, registra automáticamente los detalles necesarios para completar la carta de porte, como la descripción, cantidad, peso y condiciones de transporte de las mercancías. El software de gestión también genera informes de expedición que permiten tener un resumen impreso de cada orden de salida. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también limita los errores, contribuyendo a una gestión más ágil y segura de los envíos.

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