La integración entre los sistemas ERP y SGA

Ha llegado el momento. Tras llevar a cabo una selección de proveedores de SGA, estudiar las distintas soluciones y calcular el ROI de cada una, has encontrado el mejor SGA, es decir, aquel que encaja a la perfección con los procesos logísticos de tu almacén. Sin embargo, todavía hay un escollo que superar: la integración del sistema ERP y del SGA.

Los sistemas de gestión de almacenes no operan aislados del resto de herramientas de gestión empresarial, sino que conviven en el mismo ecosistema. Para ello, es necesario habilitar una conexión entre el ERP (Entreprise Resource Planning) y el SGA, proceso que puede suscitar dudas a nivel técnico. En nuestro artículo las vamos a resolver.

El flujo de información entre un SGA y ERP

Antes de entrar en materia, conviene poner esta cuestión en contexto. Cuando hablamos de integrar los sistemas ERP y SGA estamos dando por hecho que son software diferentes: trabajan en sintonía, pero no usan la misma plataforma ni están construidos para cumplir con la misma función. Por tanto, el sistema de gestión de almacenes no es un simple módulo de ERP, sino un software desarrollado ad hoc para la gestión de operaciones de almacenaje que cuenta con funcionalidades mucho más avanzadas.

Los sistemas ERP y SGA comparten información continuamente y, dependiendo del tipo de datos y procesos, el papel de cada sistema cambia (los conocidos roles de maestro y esclavo en informática). Entonces se establece un flujo de datos en dos direcciones:

• El sistema ERP crea y mantiene las bases de datos maestras: da de alta nuevos productos, añade proveedores y traslada órdenes de pedido al almacén, además de generar facturas. Para este tipo de tareas, el ERP “manda” sobre el SGA.
• Pero también hay un trasvase de información del SGA al ERP cuando, por ejemplo, se recibe mercancía en el almacén o se expiden pedidos. En estos casos, es el SGA el que notifica al ERP y actualiza los datos de inventario. Así pues, ejerce un rol de maestro.

Es muy importante controlar este intercambio de datos para que no se produzcan errores ni información duplicada. Esto se logra, generalmente, utilizando la asignación de diferentes estados (planificado, en proceso, preparado, cargado, expedido…). Estas “etiquetas” indican a un sistema y a otro qué acciones se pueden ejecutar y cuáles no según las reglas que se hayan definido. Por ejemplo, el SGA no puede cargar pedidos que no hayan sido marcados como “facturados” por el ERP.

Por otro lado, el nivel de detalle de la información que cada sistema usa también varía. Para los usuarios del ERP, probablemente sea suficiente con saber a diario qué productos hay y en qué cantidad. Sin embargo, la base de datos del SGA tiene que almacenar información mucho más concreta como la ubicación de cada SKU, el tipo de contenedor en el que se encuentra (palet, caja, unidades sueltas) o las horas de expedición programadas.

¿Qué información se necesita recabar para la integración del SGA?

La situación más habitual es que cada empresa ya cuente con unos procedimientos estandarizados que se reflejan en el ERP y sea entonces el SGA el que tiene que adaptarse a esa forma de trabajo. No obstante, para que la implementación del SGA llegue a buen puerto, es indispensable facilitar al proveedor del software:

• El maestro de artículos y sus perfiles logísticos: el maestro de artículos recoge el listado completo de los productos dados de alta y el histórico de todos los SKU que se han manejado en la empresa en algún momento. Los perfiles logísticos asignados a cada uno indican parámetros claves para la gestión de estas mercancías como la talla, color, fecha de caducidad, lotes de fabricación (esenciales en la logística farmacéutica), nivel de peligrosidad…, entre otros.
• Información relativa a los pedidos: el ERP traslada los pedidos de los clientes al SGA, por lo que el sistema de gestión de almacenes tiene que saber qué tipo de información va ligada a cada uno. Por ejemplo, ambos sistemas operan con los mismos campos de pedido (nombre, dirección…) y utilizan códigos únicos para identificarlos. Así, si hay un error y el cliente necesita hacer una modificación en el pedido una vez que está procesado, el ERP la ejecutará y este cambio llegará directamente al SGA empleando el campo y código único que comparten.
• Información de recepciones: el ERP envía la programación de las recepciones al almacén, según la información procedente de los proveedores. Se trata de una cuestión primordial para la organización de las tareas diarias en el almacén, de modo que hay que adecuar el SGA para que la pueda procesar correctamente.
• Eventos que disparan notificaciones: algunas ya vienen configuradas por defecto en el SGA, pero el sistema puede adaptarse a otros requerimientos del ERP y pueden personalizarse. Por ejemplo, cuando se produce una rotura de stock en alguna de las referencias, el SGA emite un aviso hacia el ERP.

Opciones para conectar el SGA con el ERP

A nivel técnico, el intercambio de datos entre los sistemas ERP y SGA puede realizarse de distintas formas. Tomamos como referencia Easy WMS para explicar las opciones de integración estándar:

- Conexión del ERP y el SGA fichero a fichero (XML o EDI)

Puesto que cada sistema utiliza una base de datos independiente, una manera de intercambiar la información es hacerlo a través de ficheros de datos, es decir, el ERP envía mensajes que son leídos por el SGA y viceversa. Para que ambos sistemas puedan comunicarse, estos ficheros se presentan en formatos estandarizados como EDI (Electronic Data Interchange) o el ya más moderno y flexible XML (eXtensible Markup Language).

El intercambio de datos puede producirse directamente entre el ERP y el SGA, aunque también hay algunos ERP que proporcionan API o interfaces de programación de aplicaciones para facilitar que otros software se comuniquen con él de forma más ágil.

- A través de bases de datos de intercambio

Esta opción contempla el uso de una base de datos intermedia que ambos sistemas comparten. Tanto el ERP como el SGA la actualizan de manera continua volcando nuevos datos. Además, cada software hace barridos periódicos para comprobar si hay mensajes por procesar y, si es el caso, incorporar esta nueva información a su propia base de datos.

- Conexión a través de servicios web

En este caso, el intercambio de la información entre el SGA y el ERP se hace a través de una interfaz web, por lo que ambos sistemas precisan tener acceso a internet para operar con ella. Esto significa que los software llaman a una base de datos en la nube a través del protocolo http y la base de datos devuelve la información en formato XML, que después será incorporada a cada sistema. Se trata de una opción muy usada cuando la integración del sistema ERP y el SGA se desarrolla a medida.

- A través de un conector específico: el caso de SAP y SAP WM

SAP es el ERP con mayor cuota de mercado a nivel global, según datos de Gartner Dataquest. Este ERP cuenta con su propio módulo de gestión de almacenes, pero el alcance de sus funcionalidades es limitado; de ahí que muchas empresas opten por un SGA con un mayor nivel de especialización que les permita abordar la organización de operativas más complejas en el almacén.

En el caso de SAP, la conexión entre el SGA y este ERP tiene que realizarse a través del módulo SAP WM (Warehouse Management). Para ello, se necesita desarrollar un conector específico que habilite un canal directo entre el SGA y SAP WM para el intercambio de información. En el caso de Easy WMS, esta forma de integración ya está estandarizada y en funcionamiento en decenas de empresas.

Flexibilidad, clave para la integración entre el ERP y el SGA

Según el estudio ERP Software Market de Allied Market Research, el mercado de los ERP a nivel global está relativamente concentrado con destacadas empresas ya asentadas como líderes. SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation o Netsuite Inc. son conocidos proveedores de referencia. No obstante, también hay una miríada de actores emergentes que están entrando en el mercado, sobre todo a raíz de la generalización de las soluciones SaaS frente a la tradicional on-premise.

En este contexto, la flexibilidad del SGA se vuelve imprescindible: el software de gestión del almacén tiene que ser capaz de conectarse con todo tipo de ERP, independientemente de su marca o arquitectura.

En nuestro artículo hemos repasado las formas de integración que hemos estandarizado en Mecalux, fruto de más de una década en el sector de los WMS. Sin embargo, si el funcionamiento del SGA en armonía con el ERP que ya usa tu empresa es una cuestión que te preocupa, te invitamos a que contactes con nosotros. Uno de nuestros especialistas en software analizará tu caso a nivel técnico y te explicará las opciones que existen para que la instalación del nuevo software sea fluida y eficaz.