‘Fill rate’, el indicador para medir la eficiencia en las entregas

Lograr la eficiencia en las entregas de los pedidos es esencial para asegurar la satisfacción de los clientes. Con el fill rate, las compañías miden el desempeño de las expediciones y pueden tomar decisiones de mejora.

La capacidad de un almacén de distribuir los pedidos a tiempo y sin errores tiene un impacto directo en la reputación del negocio. ¿Por qué? Las compañías que entregan la mercancía en los plazos acordados y sin equivocaciones adquieren prestigio y, por consiguiente, atraen nuevos clientes.

¿Qué es un ‘fill rate’ y cómo se calcula?

El fill rate (o nivel de servicio) es un indicador utilizado en logística para evaluar la eficacia en las entregas de mercancía. El término mide la proporción de pedidos entregados con éxito en el plazo acordado, en comparación con el número total de pedidos que los clientes habían realizado.

Esta métrica se calcula dividiendo el número de pedidos o productos entregados entre el número total de pedidos que habían realizado los clientes. El resultado, después, se multiplica por cien.

Fórmula fill rate = (Nº de pedidos entregados / Nº de pedidos realizados) x 100

Las compañías que obtienen un 100% de fill rate significa que han entregado con éxito todos los productos que sus clientes habían solicitado. Si ese porcentaje es inferior al 100%, significa que algunos pedidos no han podido distribuirse, por ejemplo, porque el almacén carecía de stock de esa referencias.

Aunque siempre es mejor tener un fill rate elevado ─lo ideal es acercarse lo más posible al 100%─, puede resultar difícil alcanzar esa cifra. Lo más realista es que el porcentaje oscile entre el 85 y el 95%.

Con el indicador fill rate, las empresas pueden evaluar la habilidad que tienen para cumplir con las necesidades y expectativas de sus clientes. Una tasa elevada refleja una cadena de suministro eficiente, con una alta disponibilidad de productos y una operativa fluida en el almacén. En cambio, un fill rate bajo puede indicar dificultades a la hora de gestionar el inventario, poca planificación de la demanda o falta de coordinación con los proveedores.

Importancia del ‘fill rate’ 

La prioridad de cualquier negocio es prestar un buen servicio a los clientes. Con el fill rate, las compañías pueden medir el desempeño de un proceso clave en sus cadenas de suministro: las entregas de los pedidos. Este indicador es indispensable en empresas de todos los sectores porque permite controlar si los clientes reciben la mercancía que habían solicitado en el tiempo acordado.

Existen diversas causas que podrían provocar retrasos en las entregas y, en consecuencia, disminuir el porcentaje de fill rate. Entre las más frecuentes destacan los problemas en la planificación y programación de la producción, los retrasos, la ausencia de control en el stock o la falta de coordinación entre los distintos actores que intervienen en la cadena de suministro. Identificar las causas específicas que provocan un fill rate bajo es básico para que la compañía pueda implementar acciones correctivas.

Si la métrica de fill rate obtiene una cifra elevada, significa que la empresa está cumpliendo las expectativas de los clientes de manera efectiva y consistente, lo que puede generar fidelidad y repetición en las compras. Las compañías que se esfuerzan en distribuir los pedidos en el menor tiempo posible mejoran su nivel de servicio.

Una buena gestión de la cadena de suministro redunda en un fill rate óptimo. Cuando las operativas del almacén se realizan con eficiencia y la comunicación entre los distintos departamentos y proveedores es fluida, las compañías aumentan su productividad. Además, entregar la mercancía con éxito a los clientes reduce los costes asociados de las devoluciones, minimiza los reenvíos y evita la pérdida de oportunidades de venta.

¿Cómo medir el ‘fill rate’?

La tasa de satisfacción de los clientes es una variable primordial en la gestión de la cadena de suministro. Hacer un seguimiento de las operativas del almacén resulta fundamental para cuantificar el rendimiento y tomar decisiones de mejora.

Para poder medir el fill rate, las compañías deben conocer con exactitud los pedidos que los clientes han solicitado y los que el almacén ha expedido. ¿Cómo pueden conseguir esta información sin errores? Con la digitalización.

Soluciones digitales como un software de gestión de almacenes (SGA) ayudan a los negocios a controlar todos los procesos de sus instalaciones logísticas. El programa identifica los productos desde el momento en que llegan al almacén hasta que se expiden, por lo que se conoce con exactitud qué pedidos se han distribuido.

Al estar integrado con el sistema de gestión empresarial (ERP), el software logístico también está informado de los pedidos que han solicitado los clientes. Una vez el ERP comunica los productos adquiridos por los clientes, el sistema de gestión de almacenes rápidamente organiza la preparación de los pedidos, enviando instrucciones a los operarios para que localicen la mercancía y la expidan cuanto antes.

Lo más conveniente es que el sistema de gestión de almacenes esté dotado de una funcionalidad avanzada para llevar un control parametrizado de todos los procesos que tienen lugar en el almacén. Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux cuenta con Supply Chain Analytics Software, una solución digital dotada de paneles de mando que monitorizan la mayoría de procesos que deben tenerse en cuenta en un almacén.

Uno de los indicadores de Supply Chain Analytics Software que puede aportar datos relevantes para analizar el fill rate es el de precisión, que plasma información detallada sobre los pedidos distribuidos. Este indicador calcula el porcentaje de unidades de stock expedidas frente a las solicitadas (un dato significativo para identificar potenciales desabastecimientos). También muestra el porcentaje de pedidos finalizados con todas las cantidades de producto necesarias, sin errores en el picking.

Otro panel determinante a la hora de mejorar el fill rate es el de expediciones. El sistema calcula, entre otros parámetros, los pedidos expedidos cada hora, el porcentaje de líneas servidas respecto a las solicitadas cada día o los productos distribuidos en la fecha prevista. Con estos indicadores, la persona responsable de logística puede hacer un seguimiento de la productividad en la expedición del stock.

‘Fill rate’: digitalización para mejorar la logística

Dada la importancia que tiene el fill rate en la satisfacción de los clientes, lo más apropiado es aplicar estrategias que mejoren los procesos de la cadena de suministro y aseguren una mayor fluidez a la hora de entregar los pedidos. Para contar con un elevado nivel de servicio, las empresas deben implantar sistemas y tecnologías que refuercen la visibilidad de los procesos.

Soluciones digitales como un software de gestión de almacenes permiten hacer un seguimiento detallado de los distintos procesos logísticos y promover la colaboración entre todos los actores implicados en la cadena de suministro. En Mecalux, tenemos experiencia desarrollando software logístico capaz de gestionar el inventario con eficiencia y optimizar la preparación de pedidos. Contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo nuestras soluciones pueden ayudarte a prestar el servicio que tus clientes esperan.