Procedimiento operativo estándar (SOP): qué es y ejemplo

Un procedimiento operativo estándar (SOP) permite establecer instrucciones detalladas para cada tarea clave, asegurando que todas se realicen de forma eficiente. Si se implementan adecuadamente, los SOP pueden mejorar la productividad, reducir costes y velar por el cumplimiento de la normativa. En el contexto de la logística y el almacén, un SOP permite, entre otras cosas, optimizar la gestión del inventario desde la recepción de mercancía hasta la expedición de pedidos.

¿Qué es un SOP?

SOP significa procedimiento operativo estándar (del inglés, standard operating procedure). Se trata de un conjunto de instrucciones documentadas que describen cómo llevar a cabo una actividad de manera eficiente, uniforme y segura. De ese modo, un empleado sin experiencia puede resolver una situación simplemente siguiendo unas instrucciones. 

Los procedimientos operativos estándar pueden presentarse en distintos formatos según el público y el contexto. Aunque el documento escrito en Word o PDF sigue siendo el más habitual, cada vez se combinan más soportes para facilitar la comprensión: diagramas de flujo, vídeos o infografías.

En logística, un SOP para almacenes es un tipo de documento estructurado ─en papel o formato digital─ que estandariza las tareas críticas, como la recepción de mercancía, el almacenamiento, la preparación de pedidos, el control de inventarios y la expedición, entre otras. Su objetivo principal es minimizar errores, incrementar la productividad y hacer que se cumplan las normativas a lo largo de los procesos logísticos.

¿Cuánto detalle debe tener un SOP?

El nivel de detalle de un procedimiento operativo estándar depende de la complejidad de la tarea y del perfil de los empleados que la ejecutarán. Estos son algunos factores que determinan el grado de precisión a alcanzar:

• Complejidad de la tarea. Los procesos críticos o con alto riesgo requieren una mayor concreción en las indicaciones.
• Experiencia del personal. Si los operarios son nuevos, el SOP deberá ser más explicativo y servir como herramienta de formación.
• Regulaciones y normativas. Los procesos sujetos a auditorías tienen que ser lo más exhaustivos posible.
• Frecuencia de la tarea. Las tareas poco frecuentes suelen requerir más pormenores para evitar errores.

¿Cómo redactar un procedimiento operativo estandarizado?

Un procedimiento operativo estandarizado ha de ser claro, detallado y fácil de seguir. Para redactarlo correctamente, conviene seguir estos pasos:

1. Definir el objetivo del SOP. Identificar manifiestamente el propósito, especificando qué actividad cubre y por qué es importante.
2. Describir el alcance. Indicar a quién va dirigido y en qué situaciones debe implementarse.
3. Asignar responsabilidades. Identificar qué equipo o empleado debe ejecutar cada tarea.
4. Explicitar el procedimiento paso a paso. Compartir instrucciones sencillas y, si es necesario, incorporar imágenes o diagramas que simplifiquen la comprensión del proceso.
5. Incluir medidas de control y seguridad. Describir cómo prevenir errores y garantizar el cumplimiento de normativas.
6. Establecer indicadores de rendimiento. Definir métricas para evaluar la efectividad del procedimiento.
7. Actualizar el documento periódicamente. Revisar el SOP cuando se produzcan cambios en la operativa para mantener su validez y utilidad.

Beneficios de implementar un SOP en almacenes

Un SOP bien redactado mejora la productividad, disminuye errores y facilita la formación del personal, consiguiendo un flujo de trabajo eficiente y estructurado. Implementar procedimientos operativos estándar en almacenes aporta múltiples beneficios:

• Estandarización de procesos. Los SOP promueven la uniformidad en la ejecución de tareas en el almacén, evitando incoherencias operativas.
• Mayor eficiencia. Al eliminar pasos innecesarios, las tareas se realizan de forma más rápida y organizada, acortando tiempos improductivos y mejorando la gestión del almacén.
• Reducción de errores. La documentación pormenorizada en los SOP ayuda a minimizar fallos en la recepción, almacenamiento, preparación de pedidos y expedición de mercancías.
• Formación del personal más rápida. Los nuevos empleados se adaptan antes, ya que los SOP funcionan como una guía precisa y detallada.
• Cumplimiento normativo. Garantizan que las operaciones cumplan con regulaciones de seguridad y calidad, fomentando un entorno laboral más seguro.
• Adaptabilidad y mejora continua. Los SOP pueden actualizarse para integrar nuevas tecnologías y optimizar procesos operativos, con el fin de que el almacén sea más competitivo.

Implementar SOP en almacenes no solo impulsa la eficiencia, sino que también aporta mayor seguridad y control, contribuyendo a una cadena de suministro más ágil y fiable.

Ejemplo de procedimiento operativo estandarizado en el almacén

Este es un ejemplo de procedimiento operativo estándar para la recepción de mercancía en una instalación logística que cuenta con un software de gestión de almacenes. Por lo general, las empresas disponen de una plantilla que pueden utilizar en repetidas ocasiones:

1. Propósito. Determinar el proceso para la recepción de mercancía en el almacén, asegurando la verificación de la cantidad, calidad y documentación, así como la correcta ubicación de los productos.
2. Alcance. Aplicable a todo el personal involucrado en la recepción de mercancía, incluyendo supervisores, operarios de muelle y personal de control de calidad, entre otros.
3. Responsabilidades. El supervisor ha de coordinar la recepción y los operarios descargar, inspeccionar y registrar la mercancía. Por último, el departamento de calidad verifica el estado y conformidad de los productos.
4. Procedimiento. Comprende las siguientes subetapas: 
   • Preparación. Verificar la programación de entregas en el software de gestión del almacén (SGA) y comprobar que la zona de recepción esté despejada y lista para la descarga.
   • Descarga de mercancía. Confirmar la identidad del transportista, revisar la documentación (albarán, factura, packing list), situar el vehículo en el muelle de descarga asignado y descargar la mercancía utilizando equipos de manutención adecuados (carretillas, transpaletas).
   • Inspección y verificación. Contar y comparar, con la asistencia del SGA, la cantidad recibida con la documentada, inspeccionar el estado físico de los productos (embalaje, caducidad, número de lote), registrar cualquier incidencia y comunicarla al supervisor.
   • Registro en el sistema. Si la inspección es correcta, se confirma la información recogida por el SGA y se etiquetan los productos según el procedimiento interno.
   • Almacenamiento. Transportar la mercancía a la zona de almacenaje y ubicarla según la estrategia de almacenamiento establecida, ya sea FIFO, LIFO o clasificación ABC. El software indica la posición exacta a los operarios.
   • Cierre del proceso. Confirmar la finalización de la recepción en el SGA e informar al departamento correspondiente sobre cualquier incidencia detectada.
5. Medidas de control y seguridad. Usar equipos de protección individual (EPI), mantener la zona de muelles despejada y señalizada y comprobar que el camión está inmovilizado antes de descargar.
6. Indicadores de desempeño. Dado que el software calcula el tiempo promedio de recepción por proveedor, el porcentaje de discrepancias en recepción y el número de incidencias registradas, los responsables pueden evaluar los KPI.
7. Documentación asociada. Recabar los documentos necesarios para ejecutar, controlar o verificar el proceso descrito, tales como el albarán de entrega o el packing list, así como emplear un informe de incidencias que refleje discrepancias o daños detectados.

El software, aliado clave del SOP

Contar con un procedimiento operativo estándar bien estructurado puede contribuir de modo significativo a mejorar los flujos de trabajo en un almacén. Al establecer pautas claras y repetibles, los SOP ayudan a mantener la coherencia en la ejecución de tareas y fomentan la mejora continua en la gestión de procesos logísticos. Sin embargo, su eficacia depende de una correcta implementación, revisión periódica y adaptación a las características específicas de cada operación.

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