MOQ o cantidad mínima de pedido: un equilibrio entre cliente y proveedor

¿Cuántos artículos debo comprar para que un proveedor atienda la orden? La cantidad mínima de pedido o MOQ (Minimum Order Quantity) es un concepto en auge y muy presente en la era del e-commerce. La globalización provoca que las empresas cuenten con proveedores repartidos por todo mundo, con los que se llega a acuerdos para una determinada cantidad mínima de ventas.

En este artículo analizaremos detalladamente el concepto MOQ, los factores que influyen en él, cómo calcularlo y, a su vez, explicaremos de qué forma reducir las cantidades mínimas de producto fijadas por un proveedor.

MOQ, ¿qué es y por qué se utiliza?

La cantidad mínima de pedido o MOQ se refiere al número mínimo de unidades de un producto que un proveedor está dispuesto a vender.

¿Por qué los proveedores trabajan con un MOQ? Muy sencillo: la cantidad mínima de pedido es la única garantía que tienen de cubrir los costes de producción, mano de obra, envío (en el caso de estar incluido) y generar unas ganancias mínimas.

Factores que determinan el MOQ

El factor prioritario que define esta variable es la materia prima con la que trabaja cada proveedor, ya sea por los costes totales derivados de su extracción y procesado, o porque esta se ha comprado a otro proveedor que también trabaja con su respectivo MOQ.

El coste de fabricación por unidad es otro factor que está directamente relacionado con la cantidad mínima de pedido. Los proveedores ofrecen descuentos a cambio de pedidos mayores. Esto es fruto de la economía de escala, ya que el proveedor reduce sus costes incrementando su volumen de producción. A mayor volumen, mayor será el margen de beneficio para el proveedor (hasta alcanzar la cantidad óptima de producción) y, por tanto, también aumentará su capacidad para aplicar descuentos.

Por último, en el MOQ también influye la estrategia empresarial de cada proveedor. En otras palabras, qué rentabilidad quiero obtener con cada cantidad mínima de pedido, con qué tipo de cliente quiero tratar y cómo quiero competir con el resto de proveedores.

El impacto del MOQ en el stock

El tamaño de un pedido tiene un impacto en el stock del almacén. De modo que si el proveedor fija un MOQ alto, los pedidos serán de mayor tamaño y las variaciones en el inventario más fuertes. Y si el MOQ es bajo, estas fluctuaciones de stock serán menos acentuadas. Es decir, el MOQ ejerce un importante efecto en el almacén.

• MOQ alto: cuando el MOQ es elevado, el proveedor debe a su vez mantener un stock alto de producto en el almacén. Esto implica una mayor inversión en la adquisición del producto, mayores costes de almacenaje, así como riesgos para la mercancía (fechas de caducidad, etc.). A cambio, si todo funciona bien, el beneficio en la venta puede ser mayor.
• MOQ bajo: cuando se acuerda un MOQ reducido, el proveedor puede mantener un bajo nivel de referencias en stock, lo que facilita la gestión del almacén y disminuye el riesgo de que la mercancía quede obsoleta. Asimismo, la inversión inicial en el producto será menor, así como los costes de almacenaje. El inconveniente de trabajar con un MOQ bajo es el notable aumento de las labores de reposición de mercancía y de transporte, por lo que resulta esencial que su gestión sea eficiente si no queremos sufrir roturas de stock. Para ello, los almacenes emplean un sistema de gestión de almacenes (SGA) que les permite establecer estrategias de reposición según los requerimientos logísticos.

¿Es mejor tener un MOQ alto o bajo? La respuesta varía en función del volumen de unidades que mueva cada negocio o, lo que es lo mismo, la rotación de las existencias en el almacén.

Fórmula para determinar un MOQ como proveedor

Es difícil evaluar de manera exacta la cantidad mínima que debe fijar un proveedor, pues en ello participan una gran variedad de variables.

Sin embargo, podemos calcular el MOQ de forma orientativa a partir de nuestro coste de producción por unidad de producto. Para ello, debemos calcular primero los costes totales de producción y dividirlos entre el número de artículos producidos.

Coste total de producción = costes fijos (mano de obra, alquiler de local, etc.) + costes variables (embalaje, materia prima, etc.)

Coste por unidad = costes totales de producción (coste fijo + costes variables) / unidades producidas

Posteriormente, decidiremos el margen de beneficio que deseamos obtener por cada unidad vendida y eso lo extrapolamos a la cantidad de pedido mínima.

Veamos un ejemplo para calcular el MOQ. A un fabricante de tornillos le cuesta 1.000 euros producir 20.000 tornillos o, dicho de otro modo, cada tornillo sale a 0,05 euros. Pongamos que el fabricante busca obtener un margen de beneficio del 50% por cada tornillo vendido. Así pues, el coste mínimo de cada tornillo será de 0,075 euros.

Para definir la cantidad mínima de pedido hay que considerar algunos factores como, por ejemplo, qué MOQ tiene la competencia, cuántos pedidos recibo al día o cuál es el volumen medio de unidades que solicita cada cliente. Pongamos por caso de que este fabricante de tornillos recibe tres pedidos al día, de 7.500 unidades cada uno de media.

El fabricante, a fin de asegurar las ventas de esos tres pedidos diarios y, a su vez, abarcar aquellos clientes que quieren una menor cantidad, podría fijar una cantidad de pedido mínimo de 7.000 unidades por un valor total de 525 euros. Con tres pedidos de ese MOQ a dicho precio, compensará los 1.000 euros de producción y, al mismo tiempo, obtendrá el 50% del beneficio que demanda.

Pero, ojo, en este ejemplo no se han tenido en cuenta los gastos externos al producto, como el transporte, dado que cada proveedor decide si los incluye o los cobra aparte.

Ventajas de establecer un MOQ

La principal ventaja del MOQ es que posibilita a los proveedores compensar los costes fijos de producción y mano de obra, además de otros importes adicionales. Igualmente, resulta útil para predecir con más fiabilidad los volúmenes de venta y, por tanto, los beneficios estimados del negocio.

Desde el punto de vista del comprador, el MOQ supone una restricción evidente. Pero, incluso aquí podemos destacar un lado positivo: facilita comparar precios. Los proveedores con MOQ suelen ser más transparentes puesto que comunican los descuentos aplicados en función del volumen del pedido.

Otro punto a favor es que crea una simbiosis entre proveedor y comprador a largo plazo. Si el proveedor se asegura un cierto volumen, esto le permite invertir y mejorar su sistema de producción. Ello redunda en una mejor calidad del producto y en un beneficio también para el cliente.

Reducir el MOQ cuando eres el cliente

Si nuestro rol es el de cliente y el MOQ del proveedor es inasumible, deberemos negociar. Aquí el objetivo es rebajar la cantidad mínima de pedido tanto como sea posible y, al mismo tiempo, mantener un precio/unidad competitivo. Algunos proveedores aceptan recortar el MOQ con la idea de recibir pedidos mayores en el futuro.

Para negociar el MOQ, es recomendable primero comprobar la calidad del producto solicitando una muestra al proveedor. En el caso de no cumplir con las expectativas, se evita un desembolso mayor y puede, además, utilizarse como argumento en la negociación.

Por otra parte, en el supuesto de que un proveedor sí acepte disminuir la cantidad mínima de pedido, será fundamental vigilar que la calidad del producto no se vea comprometida. Quizás el proveedor busque compensar un MOQ inferior con una materia prima de peor calidad a fin de rentabilizar la venta.

Por último, si un proveedor es inflexible con su MOQ, siempre podemos ofrecer pagar más por unidad. Existen empresas que prefieren asumir un coste mayor por artículo y disponer de la cantidad exacta que necesitan, antes que aceptar un MOQ elevado, tener problemas para almacenar la mercancía y correr el riesgo de que acabe en stock muerto.

MOQ: clave en la relación cliente-proveedor

La cantidad mínima de pedido es el punto de partida de cualquier relación comercial entre un cliente y su proveedor. Es evidente que el mayor favorecido es el proveedor, pues gracias al MOQ se asegura un beneficio económico y cubrir costes. Para los clientes, el MOQ también puede tener alguna ventaja: facilita comparar precios, estrecha la relación cliente-proveedor e incluso puede ayudar a gestionar mejor el propio almacén (si sabemos que hay un pedido mínimo, la gestión del stock es también más predecible).