Qué es un inventario y cómo mantenerlo actualizado

Estar familiarizado con qué es el inventario en un negocio es fundamental para asegurar la disponibilidad de mercancías y el buen rumbo de los proyectos.

¿Qué es hacer inventario en una empresa?

Un inventario es una herramienta indispensable en el control de bienes, activos o productos consistente en una lista detallada de las mercancías que posee una empresa. Este registro puede incluir desde las materias primas utilizadas en fabricación, pasando por los semielaborados, hasta los artículos finales que ya están listos para su distribución. 

El verbo “inventariar” se refiere a hacer inventario, es decir, elaborar una lista ordenada y precisa de las cosas que pertenecen a una persona, entidad o comunidad, o de las que se hallan en un lugar. En entornos domésticos o almacenes muy pequeños es posible mantener un control de los artículos a través de listados o registros manuales, pero, cuando se trata de compañías de tamaño mediano o grande, implementar un software de gestión de almacenes como Easy WMS que se encargue de esta tarea resulta indispensable. Los líderes empresariales prestan una gran atención a la gestión de inventarios a fin de asegurar que cuentan con stock suficiente para llevar a cabo sus operaciones.

¿Para qué sirve el inventario?

Mantener el inventario de la compañía al día aporta información muy valiosa que debe tenerse presente a la hora de tomar decisiones y emplearse para crear estrategias. Estas son algunas de las razones que explican para qué se hacen los inventarios:

• Mantener un registro de actividades. Un inventario bien actualizado funciona como una base de datos de los activos. En él se guardan características relevantes como el nombre del producto, su descripción, valor, ubicación y número de referencia.

• Controlar el stock. Cuando se hace de manera exhaustiva o automatizada, también es posible conocer la fecha de ingreso, de salida y el estado de todas las mercancías. De esta forma, se evitan contratiempos como las roturas de stock.

• Reducir gastos. Poseer toda la información sobre las existencias facilita detectar situaciones en las que, por ejemplo, se ha producido una merma de inventario por errores administrativos, recepciones ineficientes, roturas o robos.

• Reflejar la producción empresarial. Ya que el inventario resume qué es aquello que se ha fabricado y qué se ha vendido, constituye una muestra del trabajo de la compañía y de la acogida que está teniendo en el mercado. Así se verifica qué productos tienen más movilidad y cuáles llevan demasiado tiempo en las instalaciones.

• Satisfacer a los clientes. Conocer con seguridad de qué artículos se dispone y en qué cantidad ayuda a atender los pedidos con celeridad, lo que deriva en una buena valoración del servicio por parte de los usuarios.

• Prever la demanda futura. Implantar un sistema de gestión de recursos eficaz también es útil para anticiparse a las necesidades del mercado. Esto se convierte en especialmente relevante, por ejemplo, cuando se trata de llevar a cabo el proceso de previsión de la demanda de productos estacionales.

¿Cuál es la importancia del inventario en la contabilidad del negocio?

Además de facilitar las operativas y el trabajo diario, elaborar el inventario del almacén proporciona una serie de ventajas que pueden marcar la diferencia entre un negocio exitoso y uno que funcione a medio gas. Estos documentos permiten a las empresas evaluar mejor sus activos en curso, su saldo e informes financieros y maximizar sus ganancias sin afectar de modo negativo a la satisfacción del cliente.

• Rastreo de activos. Conocer qué ocurre con los productos que se fabrican o se recepcionan ayuda a comprender cuál es la salud financiera del negocio.
• Contabilidad. Calcular los costes de adquisición, almacenamiento y la manipulación de materiales contribuye a comprender los márgenes de beneficio, hecho que posibilita ajustar las estrategias de precio.
• Cumplimiento de normativas. Saber de qué inventario se dispone es crucial para responder a las obligaciones fiscales.

Un buen ejemplo de inventario

Por lo general, un inventario debe recoger los siguientes datos. No obstante, este será aún más minucioso si, en vez de ejecutarlo de forma manual, se opta por utilizar una herramienta de gestión de almacenes desarrollada por expertos en el sector:

• Nombre del artículo
• Código de referencia
• Precio
• Coste
• Descripción exhaustiva 
• Cantidad
• Estado del objeto
• Fecha de revisión
• Tiempo de movimiento

Así, entre los ejemplos de inventario en un almacén se encuentran aquellas compañías que, al poseer niveles de mercancía, entradas y salidas muy bajos, pueden elaborarlo en papel o en un ordenador. En segundo lugar, están los negocios que, pese a operar en almacenes manuales, cuentan con un software de gestión (SGA) que les facilita llevar el control del stock mediante el uso de etiquetas y terminales de radiofrecuencia. Por último, existen los inventarios de aquellos centros que están totalmente automatizados, donde los sistemas robóticos, en coordinación con el SGA, registran todos los movimientos, las entradas y las salidas.

¿Qué es la rotación de existencias?

La rotación de existencias hace referencia a las veces que una empresa ha vendido o gastado un producto o al número de ocasiones en que el inventario del almacén necesita ser repuesto en un periodo de tiempo, normalmente un año. Para conocer cuál es la rotación, hay que sumar el valor de las referencias vendidas y el valor promedio del stock.

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Si los almacenes o centros de distribución son el corazón de la cadena de suministro, es aconsejable garantizar la mayor efectividad posible y mantener una ventaja competitiva. Para ello puede ser beneficioso automatizar las zonas más utilizadas de estas naves o controlar el inventario, las entradas y las salidas a través de un programa de gestión como Easy WMS.

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