La empresa de construcción OHL ha inaugurado un nuevo archivo documental

Necesidad de un nuevo archivo

Resultado de la fusión de tres compañías centenarias en 1999 (Obrascón, Huarte y Lain), OHL es un referente internacional en la construcción y gestión de infraestructuras (hospitales, presas, líneas ferroviarias, túneles, aeropuertos, carreteras, etc.). Sus proyectos se focalizan, principalmente, en Europa, Estados Unidos y Latinoamérica.

Cada nuevo proyecto que la empresa lleva a cabo se traduce en más documentación que debe almacenar de forma segura (planos, permisos, nóminas…). Para poder gestionar este creciente volumen de archivos y documentos, recientemente ha inaugurado un nuevo archivo documental de 2.000 m² en el municipio español de Azuqueca de Henares (Guadalajara).

Anteriormente, tenían otro archivo, “pero se quedó sin espacio de almacenamiento”, asegura Felipe Clemente Calvo, responsable de la gestión documental de OHL. “El traslado, que se terminó antes de lo previsto, se efectuó progresivamente, al mismo tiempo que el equipo técnico de Mecalux ponía en marcha las nuevas instalaciones”, añade.

Dos soluciones de almacenaje

En estas instalaciones, OHL gestiona 100.000 documentos. Una buena organización del espacio y de las operativas es indispensable para evitar cualquier posibilidad de error y facilitar la localización de los archivos cuando sean requeridos.

El archivo documental de OHL se ha dividido en dos zonas y, en cada una de ellas, Mecalux ha instalado una solución de almacenaje distinta:

Estanterías con pasarelas
Las estanterías de picking miden 8,3 m de altura y, sobre ellas, se apoyan pasillos elevados que conforman un total de tres plantas. Esta solución optimiza toda la altura del almacén para triplicar la superficie útil de almacenaje y, por tanto, dar cabida a un mayor número de documentos.

“Además, nos ha aportado comodidad a la hora de gestionar los documentos”, destaca Felipe Clemente Calvo. Las estanterías de picking ofrecen acceso directo, lo que favorece la manipulación de los archivos y, en definitiva, redunda en una mayor rapidez a la hora de efectuar las labores de almacenaje.

Para sacar un mayor rendimiento al almacén, la organización del trabajo es decisiva. Cada uno de los tres niveles tiene asignado un número específico de operarios efectuando las labores de almacenaje y localizando los documentos necesarios. Con este sistema, muchos operarios pueden trabajar simultáneamente.

Armarios móviles Movibloc
Es un sistema compacto perfecto para almacenar archivos y documentos, pues no requiere disponer de mucho espacio al suprimir el número de pasillos y habilitar tan solo aquellos imprescindibles. Está formado por armarios montados sobre bases móviles que se deslizan a lo largo de raíles.

Con este sistema, se optimiza el espacio disponible para proporcionar una mayor capacidad de almacenaje. Asimismo, al abrir un pasillo de trabajo con la ayuda de una práctica manivela, se tiene acceso directo a todos los documentos.

“Estamos muy satisfechos con los armarios Movibloc porque nos han brindado mucha seguridad”, apunta el responsable de la gestión documental de OHL. Estos armarios cuentan con cierres de seguridad que impiden el acceso de personas no autorizadas a los documentos.

Felipe Clemente Calvo - Responsable de la gestión documental de OHL
“El montaje de las estanterías con pasarelas y los armarios Movibloc por parte del equipo técnico de Mecalux fue muy rápido y se efectuó progresivamente, terminando antes de lo previsto. En estas dos soluciones podemos almacenar todos nuestros documentos con total seguridad”.

Sistema contraincendios

La seguridad de los operarios y del almacén es siempre una prioridad. En el caso de los archivos documentales, si cabe, todavía lo es más porque almacena material de muchísimo valor e importancia que, además, es inflamable.

Por ese motivo y con el fin de asegurar la integridad de la instalación, se ha instalado un completo sistema contraincendios que opera mediante rociadores automáticos (sprinklers) situados en el techo del edificio. Este sistema tiene la capacidad de rociado suficiente como para apagar cualquier conato de incendio en el menor tiempo posible. Asimismo, el suelo de los distintos niveles de las pasarelas está perforado para permitir el paso de agua.

Organización y seguridad

Mecalux ha propuesto una solución adaptada a las necesidades de OHL que, con una infraestructura y una inversión mínima, ha sacado el máximo partido de la superficie de almacenaje disponible y ha logrado un elevado rendimiento de su almacén de gestión documental.

Con estas instalaciones, OHL puede gestionar 100.000 documentos con total seguridad y eficiencia.

Beneficios para OHL

• Máxima seguridad: el archivo cuenta con un avanzado sistema contraincendios mediante rociadores automáticos (sprinklers) situados en el techo del edificio. Además, el cierre de seguridad de los armarios Movibloc impide que personas no autorizadas accedan a los archivos.
• Capacidad de almacenaje: las dos soluciones de Mecalux aprovechan toda la superficie disponible con el fin de almacenar un mayor número de documentos, hasta 100.000 unidades.
• Comodidad en la gestión de los documentos: tanto las estanterías como los armarios ofrecen acceso directo a los archivos, lo que ayuda a localizar cualquier documento que se precise y facilita las labores de almacenaje y de picking.