Caffè d’Autore: toda logística empieza con un buen café

La taza de café perfecta

Caffè d’Autore se define como una empresa tecnológicamente avanzada y amante del café. Su actividad principal consiste en prestar servicios a sus partners y distribuir La Spaziale, una máquina de café italiana referente en el sector Horeca.

“Aunque nuestro negocio principal dentro de los servicios que ofrecemos es la venta de máquinas y molinos de café, también tenemos una actividad técnica muy relevante para la que precisamos piezas de recambio. Esta actividad supone un porcentaje en crecimiento dentro de la facturación global y la consideramos una actividad estratégica para nuestra empresa. Como consecuencia, la queremos potenciar”, explica Roger Vilaplana, director del departamento técnico de Caffè d’Autore.

Si bien las oficinas y el almacén de Caffè d’Autore se hallan en Barcelona, la compañía se encuentra muy cerca de sus clientes del resto de España gracias a los 150 técnicos estratégicamente ubicados por todo el país. Con este método de trabajo, presta un servicio de posventa a las empresas que usan La Spaziale, ya sea proporcionándoles piezas de recambio o realizando tareas de mantenimiento.

La tecnología y la innovación son dos características básicas de la compañía. “Nuestros técnicos emplean tablets desde hace muchos años, por lo que hemos eliminado el papel en todas las gestiones, siendo un eslabón crítico en la digitalización de nuestros procesos”, dice Roger Vilaplana. Ahora Caffè d’Autore se embarca en un ambicioso proyecto que verá la luz en los próximos meses: la inauguración de una tienda online desde la que los clientes podrán comprar piezas de recambio. “Para poder dar ese paso, toda nuestra logística debe estar bien estructurada”, apunta el director del departamento técnico.

Funcionamiento del almacén

El almacén de 240 m² de Caffè d’Autore está equipado con estanterías para picking de Mecalux. Miden 2 m de altura y en ellas se depositan más de 2.800 referencias de pequeñas dimensiones y de distintas rotaciones, principalmente componentes y accesorios para las máquinas de café.

“Gestionamos nuestro stock en base a máximos y mínimos y hacemos reposiciones pautadas, priorizando los productos indispensables para poder prestar el servicio”, afirma el director del departamento técnico. “Como que son artículos tan pequeños, su manipulación es una tarea compleja y con un elevado riesgo de que se produzcan errores”, reconoce.

Cada semana, se reciben varios palets que envían los proveedores de Caffè d’Autore (no solo La Spaziale, sino también otros fabricantes de soluciones de café). Todos estos palets incluyen alrededor de 350 artículos que hay que contar, clasificar y almacenar en la ubicación correspondiente. Según Roger Vilaplana, “al tratarse de una cantidad tan elevada, antes invertíamos un día entero en verificar las recepciones”.

Caffè d’Autore deseaba perfeccionar los procesos de almacenaje y de preparación de pedidos, por lo que debía reorganizar la distribución de la mercancía. “Considero que el trabajo que hacíamos era muy correcto, pero también mejorable sobre todo en cuanto a eficiencia. Por eso, en este proyecto se han implicado todas las áreas de la empresa”, admite el director del departamento técnico.

Anteriormente, los productos se agrupaban en familias y cada ubicación se destinaba a una misma referencia. El inconveniente era que si una ubicación se quedaba vacía, no se volvía a ocupar hasta que no llegasen más productos de esa referencia, desaprovechando así el espacio del almacén.

La compañía también tenía dificultades para controlar el inventario. “Somos una plantilla pequeña y esta familiaridad hacía que cualquier empleado pudiera entrar en un momento dado al almacén a coger repuestos”, señala Roger Vilaplana. La falta de seguimiento de los protocolos provocaba roturas de stock.

Por todo ello, la compañía se planteaba digitalizar su logística y buscaba un proveedor de sistemas de gestión de almacenes (SGA) líder en el mercado. Necesitaba un SGA que optimizara las operativas y recursos disponibles, aumentara el rendimiento y garantizara un sistema de trabajo eficiente y sin errores.

Tras analizar con detalle las necesidades de Caffè d'Autore, los expertos de Mecalux propusieron la implantación de Easy WMS en colaboración con Code Biting, empresa adscrita al programa de partners de Mecalux. Esta empresa se encargó de configurar y parametrizar el software para adaptarlo al 100% a las operativas particulares del cliente, así como realizar la formación específica al personal de almacén.

Easy WMS está integrado con el ERP Sage 200c con el fin de que las operativas del almacén estén coordinadas con los requerimientos de la compañía. Pere Deulofeu, director TIC de Caffè d’Autore explica que el proceso de integración fue “muy rápido y cómodo”. Se ha creado una base de datos intermedia Microsoft SQL entre el ERP y el SGA para que los dos sistemas se intercambien mensajes sobre cómo realizar las operativas del almacén.

El resultado de este proceso es un almacén mucho más productivo. El equipo ha notado una mejora sustancial a la hora de hacer el inventario. Con este software, han reducido en un 50% el tiempo empleado en realizar el inventario, además de poder hacerlo sin interferir en la actividad diaria.

Roger Vilaplana - Director del departamento técnico de Caffè d’Autore
“Con Easy WMS de Mecalux hemos optimizado las operativas y los espacios de nuestro almacén. También hemos eliminado los errores y mejorado el servicio. En definitiva, somos más rápidos y eficientes a la hora de atender a los clientes”.

Nueva organización, nueva logística

Caffè d’Autore ha implementado Easy WMS, el SGA de Mecalux que controla la recepción de la mercancía, la distribución de los artículos en el almacén, el trabajo de los operarios y la preparación y expedición de los pedidos.

Recepción de la mercancía

“Hemos notado una gran mejora en esta área”, celebra Roger Vilaplana. La recepción de la mercancía es mucho más rápida, pasando de destinar un día a verificar la mercancía recibida a hacerlo en tan solo unas horas y sin interrumpir los demás procesos del almacén. Los operarios, mediante terminales de radiofrecuencia, siguen las instrucciones de Easy WMS en todo momento, quien les indica qué hacer con cada producto. Con este sistema, además, el margen de error es mínimo.

La compañía también ha mejorado la gestión de los pedidos pendientes (aquellos que no se pueden completar hasta que llegue el artículo que se precisa). “El SGA prioriza este tipo de pedidos y ordena a los operarios que los terminen con los productos que acaban de llegar para que se puedan distribuir cuanto antes”, manifiesta Roger Vilaplana.

Con la instalación de Easy WMS, Caffè d’Autore ha introducido el sistema de código de barras en el almacén. “Hemos tenido la oportunidad de modificar nuestra forma de trabajar y ahora los proveedores nos envían los productos ya etiquetados con códigos de barras. El esfuerzo ha valido la pena y, como consecuencia, hemos agilizado notablemente las recepciones”, declara el director del departamento técnico.

Almacenaje de la mercancía

Una vez identificado cada artículo, el SGA le asigna un emplazamiento dependiendo de sus características y nivel de demanda. Así, por ejemplo, los artículos con más demanda se depositan en las zonas más accesibles para facilitar su entrada y salida.

Actualmente, la estrategia de ubicación de los productos es caótica. A pesar de esta paradójica denominación, el almacén sigue un orden muy estricto. Easy WMS adjudica una ubicación a cada producto teniendo en cuenta su rotación y los huecos que hay disponibles en el almacén.

El SGA conoce en todo momento cuál es el stock y dónde está localizado en tiempo real. “Hemos ganado en fiabilidad y minimizado los desajustes en el inventario, del que dependen todos los procesos”, opina Vilaplana.

Una ubicación caótica muy ordenada

La estrategia de ubicación caótica del almacén ha aportado las siguientes ventajas a Caffè d’Autore:

• Optimización del espacio. La compañía aprovecha mejor todos los huecos libres.
• Agilidad en las tareas de almacenaje. El SGA asigna una ubicación a cada producto de forma automática. Los operarios no deben aprenderse la distribución del centro ni decidir dónde depositar cada producto.
• Diseño de las rutas por el almacén. El SGA optimiza los desplazamientos de los operarios para que recorran la mínima distancia posible en las labores de almacenaje y preparación de pedidos.
• Mayor precisión. La supervisión de Easy WMS evita errores en la preparación de pedidos y en la reposición de las estanterías.

Preparación y expedición de pedidos

Desde el almacén, Caffè d’Autore envía las piezas de recambio a los clientes y a su equipo de técnicos. Estos cuentan con furgonetas concebidas como almacenes, al requerir una reposición semanal y hacer una gestión de máximos y mínimos de los artículos.

Antes de empezar a preparar los pedidos, Easy WMS ordena la impresión de las etiquetas y el albarán para cada uno de ellos. Los operarios preparan los pedidos formados por 15 líneas de promedio cada uno de ellos. Para hacerlo, recorren el almacén siguiendo las directrices de Easy WMS, quien les dice a qué ubicación dirigirse, qué artículos recoger y en qué cantidad. Los operarios embolsan cada artículo, lo etiquetan y, una vez los tienen todos, los embalan junto con el albarán.

Posteriormente, organizan los pedidos en función de si se han de enviar a los clientes o a las furgonetas. Una buena organización de este proceso minimiza los fallos y dinamiza la distribución de la mercancía.

Tecnología con aroma de café

Caffè d’Autore es una empresa modesta y con un proyecto enorme entre manos: asegurar que miles de personas empiecen el día tomando una deliciosa taza de café. Para que esto sea posible, la compañía siempre ha confiado en la tecnología, pues gracias a ella puede llevar a cabo una supervisión avanzada de todos los procesos, trabajos y recursos.

Su cadena de suministro es compleja, al disponer de 2.800 referencias de múltiples dimensiones y rotaciones. Sin embargo, Easy WMS de Mecalux ha simplificado su gestión, lo que ha repercutido en una mejora de la productividad y de la calidad del servicio.

Easy WMS no solo organiza toda la mercancía del almacén, sino también la actividad de almacenaje y preparación de pedidos. La disponibilidad de la mercancía es una prioridad para Caffè d’Autore. Los más de 150 técnicos distribuidos por España deben contar siempre con las piezas de recambio necesarias para atender a los clientes en el momento oportuno.

Beneficios para Caffè d’Autore

• Stock siempre disponible: Easy WMS controla el inventario de Caffè d’Autore y conoce la ubicación exacta de cada una de las 2.800 referencias almacenadas. Todo ello con el objetivo de planificar el trabajo y garantizar la distribución de las piezas de recambio en el momento justo.
• Una solución completa: las estanterías para picking y Easy WMS han transformado por completo la logística de Caffè d’Autore. El acceso directo a los productos que ofrecen las estanterías y la supervisión del SGA ayudan a completar todos los pedidos.
• Recepciones dinámicas: la compañía ha simplificado las recepciones, una de las áreas con mayor volumen de trabajo de su almacén. Antes, era necesario invertir un día entero para verificar los artículos y, con Easy WMS, este proceso se realiza en pocas horas.