Cómo generar etiquetas de envío para paquetes

Prestar atención al packing en el almacén es crucial a la hora de garantizar la trazabilidad logística de los productos. Para ello resulta imprescindible utilizar etiquetas de envío siguiendo los estándares de la industria.

¿Qué es una etiqueta de envío?

Una etiqueta de envío es un documento que incluye todos los detalles que permiten identificar una mercancía para que un transportista la lleve desde su lugar de origen hasta su destino final. Entre ellos, se encuentran datos como la dirección del destinatario y el remitente, el número de seguimiento del pedido o las medidas y peso del paquete. Por lo general, es necesario generar una etiqueta de envío y pegarla en el exterior del embalaje del artículo que se desea trasladar a fin de que llegue a su destino.

Apostar por la generación digital o electrónica de etiquetas de envío aporta una ventaja competitiva a los negocios y, en especial, a las plataformas e-commerce, ya que tiene el potencial de facilitar en gran medida las actividades relacionadas con la logística de salida y la gestión de las devoluciones e-commerce.

¿Cómo hacer una etiqueta de envío para un paquete?

Las agencias de transporte utilizan distintas plantillas, así que no hay un único modo de saber cómo crear una etiqueta de envío paso a paso. Deben estar diseñadas para ser legibles tanto por humanos como por máquinas y ser sencillas de leer, por lo que suelen incluir códigos de barras, algunos números y series de letras. Eso sí, es indispensable imprimir y pegar la etiqueta al paquete una vez reflejados en ella todos los datos precisos.

Estos son algunos de los elementos más comunes en las etiquetas de envío:

• Nombre y dirección del remitente.
• Nombre y dirección del destinatario.
• Un código de barras que puede leerse en cualquier dirección.
• El código de la ruta.
• El código postal del destino.
• Un número de seguimiento del pedido que se facilita al cliente.
• El nivel de servicio.

¿Cómo se generan las etiquetas de envío en el almacén?

Existen varias formas de crear etiquetas de envío en el almacén, claro que lo más recomendable para ahorrar tiempo y evitar errores es realizar este paso automáticamente y conjuntamente con el procesamiento de los pedidos.

Una de las maneras más rudimentarias es generar las etiquetas en la página web del transportista. No obstante, esta técnica implica introducir manualmente la información de cada pedido y puede no ser la más eficiente. Otra forma es descargarse una plantilla de estas etiquetas de envío del transportista y guardarlas en el ordenador, lo que permite trabajar sin conexión, pero no optimiza el tiempo dedicado a esta tarea.

Por todo ello, la opción más extendida entre las empresas que prestan un buen servicio logístico consiste en contar con software específico y automatizar la generación de etiquetas de envío. Por ejemplo, Mecalux cuenta con Multi-Carrier Shipping Software, una solución ideal para negocios que preparan y distribuyen multitud de pedidos diarios y trabajan con una o varias agencias de reparto. Con este módulo del software de gestión de almacenes Easy WMS, las compañías pueden automatizar la gestión de las expediciones para ofrecer entregas más rápidas y garantizar la satisfacción de los clientes.

El programa organiza y automatiza los procesos que tienen lugar en la última fase de la cadena de suministro: empaquetado, etiquetado y envío de la mercancía. Mientras se empaquetan los artículos que conforman los pedidos, el software comunica a la agencia de transporte seleccionada toda su información. El sistema genera e imprime automáticamente una etiqueta para cada paquete, que incluye el número de seguimiento o tracking number para que el cliente pueda monitorizarlo en tiempo real.

¿Cómo se debe etiquetar un producto en el almacén?

Etiquetar los artículos, cajas y palets de manera adecuada facilita en gran medida la localización de los productos necesarios en cada envío, ya sea de modo manual o a través de terminales o pistolas de radiofrecuencia y sistemas de gestión de almacenes que agilizan la ubicación de referencias.

El uso de códigos de barras que puedan leerse desde distintas direcciones ayuda a ahorrar tiempo y disminuir el esfuerzo físico de los operarios, al no verse obligados a manipular la mercancía para identificarla. Estos son los tres tipos de etiqueta más frecuentes:

• Código de barras. Se clasifican en dos grandes categorías, los unidimensionales y los bidimensionales, en función de sus dimensiones y la información que almacenan. Los primeros son una solución sencilla pero, si su superficie se deteriora, dejan de ser legibles.
• Etiquetas RFID. Emplean la tecnología de identificación por radiofrecuencia, lo que permite que la información y la trazabilidad de los productos se pueda captar rápidamente mediante un receptor de señal.
• Etiqueta electrónica o e-ink. Cada vez más comunes en espacios como tiendas, supermercados o almacenes, donde se aplican en las estanterías.

Etiquetas de envío de paquetes: ejemplos de éxito

La implementación de sistemas de almacenamiento y traslado de mercancías tiene el potencial de impulsar en gran medida los resultados de las compañías, sobre todo de aquellas que centran su actividad en la distribución. La firma de artículos de moda francesa Espace des Marques, por ejemplo, ha logrado enviar el triple de pedidos de los que solía mandar con el mismo número de operarios gracias a su nueva estrategia logística, la robotización y la digitalización de sus envíos. En sus almacenes de La Boissière-des-Landes, Multi-Carrier Shipping software guía a los trabajadores indicándoles qué artículos empaquetar, sabe con antelación qué agencia distribuirá el pedido y genera una etiqueta de envío personalizada para cada una de ellas.

Igualmente, la empresa líder en venta y distribución de productos para la práctica del pádel Padel Nuestro ha adaptado su cadena de suministro a las necesidades de los consumidores digitales con Easy WMS. El software imprime directamente las etiquetas de envío de sus pedidos y, una vez cerrados y empaquetados, estos se agrupan según la agencia de transporte que los va a distribuir. Así, la compañía ha logrado expedir entre 1.400 y 2.500 bultos sueltos diarios a sus clientes y puntos de venta.

Si se dispone del módulo Multi-Carrier Shipping Software de Easy WMS, la relación diaria con las agencias de transporte se simplifica al máximo gracias a la automatización de la impresión de etiquetas y albaranes de entrega. Contacta con nosotros para que desde Mecalux te asesoremos sobre esta y otras soluciones de logística y almacenaje.