Procesos operativos en la empresa y el almacén

Los procesos operativos son una parte fundamental del día a día de las compañías de cualquier sector, pero en ocasiones resulta difícil identificarlos y encontrar el modo de mejorarlos. Por suerte, existen técnicas de gestión y softwares específicos para el almacenaje y la logística.

¿Qué son los procesos operativos?

Los procesos operativos de una empresa son aquellas actividades que generan ingresos y beneficios de forma directa. Vinculan a la compañía con su público objetivo para proveerle de los mejores productos y servicios, y son el eje central de su funcionamiento. Los procesos operativos constituyen las tareas cruciales para que la firma continúe siendo competitiva.

Todos los negocios desarrollan procesos operativos, ya se trate de operaciones logísticas o de la manufactura de algún tipo de artículo. Cuando los procedimientos están bien diseñados y se ejecutan correctamente, contribuyen a ahorrar tiempo y dinero y a velar por la calidad y la atención al cliente.

Por lo general, y aunque pueden variar respecto al proyecto y su posición dentro de la cadena de suministro, los procesos operativos incluyen los siguientes aspectos:

• Planificación
• Adquisición de recursos
• Almacenaje
• Producción
• Distribución
• Gestión de la calidad

Se trata de labores fundamentales y también se las conoce como procesos primarios, ya que son esenciales. Giran en torno al objetivo final de la empresa, y están relacionadas con la producción o venta del producto o servicio.

Proceso operativo y proceso empresarial

Los procesos operativos son un subconjunto de procesos empresariales. Los procesos empresariales cubren todas las acciones a desempeñar a fin de gestionar un negocio exitoso, desde el marketing hasta las ventas pasando por la contabilidad y los recursos humanos. Se identifican tres tipos: los de soporte, los de gestión y los operativos.

Así, los procesos operativos son aquellas tareas que agregan valor a los resultados de manera directa, es decir, lo indispensable para producir un producto o servicio. Suponen el epicentro de la actividad de la empresa.

¿Cómo identificar y mejorar los procesos operativos?

Existen distintas formas de conocer cuáles son los procesos operativos propios de una empresa y detectar a cuáles hay que aplicar mejoras que contribuyan al rendimiento:

• Evaluar los ingresos y la producción. Tras conseguir las materias primas o insumos necesarios para fabricar un producto u ofrecer un servicio, hay que identificar qué se ofrece finalmente a los clientes.
• Pedir valoraciones. Preguntar al personal es otra vía para definir cuáles son los procesos operativos, dado que son sus miembros quienes los realizan cada día. Pueden aportar información valiosa sobre cuáles funcionan bien y qué áreas deben reforzar. Lo mismo ocurre con los comentarios de los usuarios: prestarles atención ofrece claves sobre qué es efectivo y qué no.
• Analizar. Utilizar herramientas y técnicas es útil para conocer más sobre cómo se desarrollan las actividades de las empresas. Algunos ejemplos son los mapas de procesos, los diagramas de flujo o el modelado de procesos.
• Recabar datos. Una vez detectados cuáles son los procesos operativos del negocio, se deben estudiar los resultados para determinar dónde hay que aplicar cambios y tomar medidas para solucionar posibles cuellos de botella.

Ejemplo de proceso operativo

Cada compañía posee sus procesos operativos y los organiza según su criterio, si bien todos comparten algunos aspectos comunes. Este es un ejemplo ficticio que podría aplicarse a un comercio dedicado a la venta electrónica:

1. Compra de la mercancía
2. Almacenaje
3. Gestión del inventario
4. Cumplimiento de pedidos
5. Envíos y transporte
6. Mantenimiento de la página web

Paralelamente, tendrán lugar otras actividades como el trabajo de marketing, la atención al cliente y la contabilidad del negocio.

¿Cómo se clasifican los procesos operativos en el almacén?

Una vez identificados los procesos operativos que se generan en los almacenes, es recomendable diseñar un esquema que los represente y pueda utilizarse para mejorarlos en el futuro. Revisamos algunos de los más comunes:

• Recepción. Entrada de las mercancías al almacén. En ocasiones están en manos de proveedores externos y ello implica llevar a cabo verificaciones, comprobar la calidad y asegurar la llegada de los productos o materiales solicitados.
• Almacenaje. A continuación, los productos se trasladan a estanterías para su depósito, a estaciones de empaquetado o a muelles de carga. No obstante, también pueden ser paletizados o conservados en cámaras frigoríficas.
• Picking. Cuando se solicita un pedido, se prepara  y se coloca en un contenedor. Existen múltiples métodos para hacer picking, entre los que se encuentran los robots móviles autónomos, las estaciones de picking de alto rendimiento o los robots de picking.
• Devoluciones. Un pedido puede volver al almacén por varias razones. Entre ellas, la presencia de productos defectuosos o equivocados. En estas situaciones debe repetirse una parte de los procesos operativos de esta instalación: la recepción, la inspección y la clasificación de las mercancías que, además, deben volver a ser procesadas correctamente.

Guardar un registro de todas estas acciones a través de un software de gestión de almacenes (SGA) como Easy WMS ofrece una ventaja a la hora de elaborar análisis de la instalación. Asimismo, estos programas permiten automatizar los flujos de información y procesos.

Ventajas de implementar procesos operativos

Reflexionar sobre las actividades que producen beneficios a la empresa y cómo se desarrollan presenta numerosas ventajas:

• Aprovechamiento de los recursos
• Toma de decisiones fundamentada
• Detección de actividades que no agregan valor
• Reducción de tiempos en las operaciones
• Satisfacción por parte de los clientes

Gestiona los procesos operativos del almacén con Easy WMS

Las compañías más competitivas estudian de cerca su propio funcionamiento, buscan formas de perfeccionar sus procesos operativos e incorporan los últimos avances tecnológicos a fin de potenciar el trabajo de sus equipos. La automatización de almacenes y su control a través del software de gestión Easy WMS de Mecalux, que aporta una visibilidad y trazabilidad total de los productos y su estado, son grandes aliados para lograrlo. Contacta con nosotros y hallaremos la solución más óptima para tu empresa.