Sistema de trazabilidad para una logística eficiente

Un sistema de trazabilidad permite a las compañías hacer un seguimiento en tiempo real de los productos a lo largo de las distintas etapas de la cadena de suministro.

Adoptar sistemas de trazabilidad es una tendencia en alza en empresas de cualquier sector, si bien es especialmente recomendado en la industria alimentaria, farmacéutica o química. La seguridad y la calidad de la mercancía son factores cada vez más valorados por proveedores y consumidores, que quieren conocer por qué etapa ha pasado cada producto.

¿Qué son los sistemas de trazabilidad?

Un sistema de trazabilidad engloba un conjunto de procedimientos que permiten saber la ubicación y la información histórica de un producto a lo largo de todas las etapas que debe superar: desde su fabricación hasta la entrega al cliente final, pasando por todas las fases intermedias de almacenaje y transporte logístico.

Los sistemas de trazabilidad deben diseñarse en función de cómo y desde dónde llegan los datos relacionados con la mercancía:

• Trazabilidad interna. Se refiere a la obtención de datos de los productos durante los procesos internos de la empresa, como el almacenaje o la fabricación.
• Trazabilidad externa. La información de los movimientos de stock que se genera fuera de la compañía, es decir, entre los diferentes eslabones de la cadena de suministro, como los procesos con proveedores o clientes.

Gracias a los sistemas de trazabilidad, las compañías pueden llevar un control de todo lo que ocurre en la cadena logística y detectar el origen de cualquier posible incidencia con facilidad, un requisito imprescindible sobre todo en sectores donde prima la calidad y la seguridad del stock.

Beneficios de disponer de un sistema de trazabilidad

Un sistema de trazabilidad es primordial para acceder al histórico de un producto. Estas son algunas de las ventajas más destacadas:

• Información en tiempo real. La empresa puede conocer las particularidades y la localización exacta de los artículos al rastrear su recorrido por las distintas fases de la cadena de suministro.
• Óptima gestión de los productos. Al conocer todos los datos sobre la mercancía, pueden planificarse los procesos y llevar una gestión del stock de modo mucho más eficiente.
• Rápida respuesta ante incidentes. El sistema de trazabilidad permite identificar y localizar con mayor celeridad la mercancía que, en el supuesto de estar dañada o en mal estado, deba retirarse de la cadena de suministro o del mercado. 
• Cumplimiento de la normativa vigente. La trazabilidad facilita a las empresas comprobar que se cumple la legislación específica de cada proceso de diseño, fabricación y distribución de productos.
• Aumento de la confianza de los clientes. Una compañía que dispone de un sistema de trazabilidad genera confianza en los consumidores, incrementando así su deseo de comprar productos o servicios.

¿Cómo crear un sistema de trazabilidad?

Para disponer de un sistema de trazabilidad eficiente, es indispensable realizar las siguientes operativas:

• Identificación de los productos. Los productos deben registrarse de forma individual o agrupados en lotes. Para ello, se emplean códigos de barras o códigos QR a fin de controlar la trazabilidad en la recepción o la expedición de mercancía, en particular cuando se gestionan múltiples referencias. En los últimos años, se han ido afianzando progresivamente otras tecnologías como el RFID, que agilizan el proceso y multiplican la productividad de la instalación.
• Registro y almacenamiento de datos. Una vez identificados los productos, la información se registra en un software especializado mediante un dispositivo de captura de datos que actúa como puente entre el mundo físico y el digital. Estos dispositivos pueden ser lectores de códigos de barras, sensores de temperatura y humedad, así como antenas o arcos RFID. Al capturar los datos, la información queda almacenada y es accesible para ser consultada en el momento necesario. 
• Información compartida y transparente. El último paso consiste en asegurar un flujo de información continuado entre las compañías que participan en el diseño, fabricación, almacenaje o comercialización del producto o servicio. El objetivo es conectar todas las empresas con vistas a contribuir a la trazabilidad de la mercancía.

Software para un sistema de trazabilidad

Emplear un software de trazabilidad es una solución efectiva para gestionar toda la información de un producto de manera controlada, eficaz y sin errores.

Para que un sistema de trazabilidad funcione de modo eficiente, el software debe ser capaz de detallar el histórico completo y así poder conocer qué proveedor ha suministrado los artículos o las materias primas usadas en la fase de montaje y producción. También debe poder localizar cualquier producto en todo momento y conocer sus atributos logísticos, es decir, origen, número de serie, código EAN, color, fecha de fabricación o fecha de consumo preferente. Por último, en el caso de que ciertas existencias estén sometidas a alguna medida de seguridad, el programa ha de bloquearlas y mantenerlas almacenadas durante el tiempo necesario hasta que puedan distribuirse y comercializarse.

El mercado ofrece diferentes tipos de software para gestionar un sistema de trazabilidad. Estos son los principales:

• Sistema de gestión empresarial: también conocido como ERP, es un software que coordina los procesos empresariales mediante una base de datos compartida por las principales áreas de la empresa, como ventas, contabilidad, producción y recursos humanos.
• Sistema de gestión del almacén: un software de gestión de almacenes (SGA), como Easy WMS de Mecalux, optimiza todos los flujos de materiales en la instalación. Registra todos los movimientos de los productos y se comunica con el resto de sistemas de la empresa para compartir información sobre la trazabilidad.
• Sistema de control de producción: el sistema MES es un software diseñado para organizar, controlar y monitorizar los procesos que se ejecutan en las fábricas, logrando la máxima eficiencia y reducción de costes. Este sistema puede integrarse con un software de gestión como Easy WMS mediante el módulo SGA para Producción a fin de conseguir una trazabilidad end-to-end en los procesos de fabricación.
• Sistema de gestión de flotas de transporte: este software se encarga de organizar y planificar las rutas de reparto. En los envíos de e-commerce, el sistema posibilita que los clientes hagan un seguimiento del estado de sus pedidos. El sistema puede integrarse con el software de gestión para unificar el intercambio de información y garantizar procesos eficientes de empaquetado y etiquetado. En el caso de Easy WMS de Mecalux, esta unión es posible gracias al módulo Multi Carrier Shipping Software, que automatiza la comunicación entre el almacén y las agencias de transporte.

Todos los productos bajo control

Los sistemas de trazabilidad están pensados para mejorar la seguridad de las mercancías, controlar los riesgos y garantizar la calidad de los productos y operativas. Tener bajo control todo el inventario y conocer al detalle los procesos empresariales genera confianza. Utilizar un sistema de trazabilidad en las empresas puede ser una herramienta clave para diferenciarse de los competidores y marcar la diferencia. 

Si quieres conocer cómo el software especializado de Mecalux puede contribuir al correcto funcionamiento de un sistema de trazabilidad, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.