La (buena) gestión de almacenes

La gestión de almacenes es crucial a la hora de alcanzar una logística eficiente y competitiva. Más aún en un contexto en el que el auge del comercio electrónico exige preparar cada vez más pedidos, de menor tamaño, personalizados y con entregas ultrarrápidas.

Los almacenes han pasado de ser un espacio empleado únicamente para guardar mercancía a convertirse en un elemento indispensable de la cadena de suministro. Por esta razón, una buena gestión de almacenes es fundamental para asegurar la competitividad de las empresas.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes consiste en organizar y dirigir los procesos de recepción, almacenaje, control del stock, preparación de pedidos y expedición de la mercancía dentro de una instalación logística.

El jefe de almacén supervisa los procesos de la instalación logística de forma manual o apoyándose en un software de gestión de almacén (SGA), que automatice las tareas y suprima el riesgo de error.

A diferencia de la gestión de inventarios, que tan solo coordina la entrada y salida de mercancía, la gestión de almacenes contempla la organización de todos los procesos que tienen lugar dentro de la instalación logística, desde los criterios de ubicación de producto hasta las estrategias de picking.

Objetivos de la gestión de almacenes

Las exigencias de la logística 4.0 ─ventas omnicanal, reducción de tiempos de entrega o devoluciones gratuitas─ han aumentado la complejidad de las operativas logísticas. Los almacenes han tenido que incrementar su productividad y eficiencia para que los costes no mengüen la competitividad de las compañías. La correcta gestión de almacenes permite suprimir los sobrecostes en el control del stock y en la preparación de pedidos, dos de las operativas que más gasto acarrean en un almacén.

Además del ascenso en el número de referencias a almacenar, el comercio electrónico ha potenciado la estacionalidad de los productos y los picos de demanda. Con una gestión adecuada, la organización de la mercancía es mucho más sencilla y adaptada a las necesidades de los clientes en las distintas temporadas.

La gestión de almacenes paso a paso

Una correcta gestión de almacenes ha de tener en cuenta la integridad de los procesos, desde la distribución física de la mercancía hasta las estrategias y criterios de preparación y expedición de pedidos. Veamos ocho puntos clave en la gestión de almacén:

1. Definir el ‘layout’ del almacén

El primer paso para lograr una correcta gestión del almacén es establecer un layout acorde con las características del producto. La instalación logística puede dividirse en áreas y destinar cada una de ellas a un proceso: carga y descarga, almacenamiento y preparación de pedidos. En función del tipo de producto o de las operativas, también pueden ser necesarias estaciones de montaje de kits o de consolidación de pedidos, entre otras áreas.

2. Escoger el sistema de almacenaje apropiado

Las características de los productos determinan cuál es el sistema de almacenaje más adecuado para cada almacén. En el caso de elegir sistemas de almacenaje por compactación, es imprescindible que el responsable logístico escoja previamente el método de gestión de la mercancía ─LIFO o FIFO─, ya que esta decisión condiciona la organización de las operativas y la distribución del espacio del almacén.

Cada vez más compañías optan por sustituir instalaciones de gestión manual por almacenes automáticos que optimizan el flujo de mercancías cuando se requiere un movimiento de cargas constante y uniforme.

3. Ubicar los productos de manera óptima

Una vez equipada la instalación logística con los sistemas de almacenaje idóneos, el siguiente paso es determinar la distribución de la mercancía entre las diferentes ubicaciones del almacén (proceso conocido como slotting).

El responsable logístico ha de establecer un conjunto de reglas y criterios de ubicación para agilizar la preparación de pedidos. Por ejemplo, en base a la rotación de existencias, los productos más vendidos pueden ubicarse cerca de la zona de expediciones para ahorrar movimientos a los operarios.

4. Digitalizar el control del almacén

La mejor forma de garantizar una eficiente gestión de almacenes es apoyándose en un software de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux. Este programa incluye una amplia gama de funcionalidades que se adecuan a cualquier tipo de almacén, producto u operativa.

Sin ir más lejos, una de las principales funciones de Easy WMS es la de automatizar los procesos más complejos de la preparación de pedidos: la gestión de ubicaciones, la creación de rutas de picking o la organización de tareas para el picker.

5. Establecer un proceso de recepción eficiente

El proceso de recepción de mercancías es esencial para disponer de un control de stock eficiente. Muchas soluciones incrementan el rendimiento en los procesos de recepción: asignar un pulmón de abastecimiento para las ubicaciones de picking, habilitar una playa de almacén para facilitar la preparación de pedidos por cross-docking o, incluso, automatizar una zona de almacenaje con transelevadores para cajas (miniload) que actúe como búfer temporal de mercancía.

6. Preparar pedidos sin errores

La preparación de pedidos es una de las etapas más exigentes de toda la operativa de almacén. Como asegura René de Koster, profesor de Logística y de Operaciones de la Rotterdam School of Management en su estudio Design and control of warehouse order picking: A literature review, el picking puede incluso superar el 50% de los costes totales del almacén.

Por este motivo, el responsable de almacén debe prestar especial atención a la operativa y garantizar que las ubicaciones dispongan de todos los productos necesarios para evitar interrupciones y errores en la preparación de pedidos.

7. Velar por la seguridad en el almacén

No existe productividad ni eficiencia si no se posee un almacén seguro, tanto para operarios y sistemas de transporte como para la mercancía. El responsable logístico ha de asegurar la correcta señalización e iluminación del almacén para suprimir cualquier riesgo de accidente. Además, como en cualquier otra instalación industrial, es primordial cumplir con la legislación vigente en cada país en materia de seguridad de equipos y sistemas de almacenaje, tanto manuales como automáticos.

8. Prever el cambio

La gestión de almacenes no solo supone optimizar las operativas que tienen lugar en la instalación, sino también anticiparse a posibles cambios o disrupciones que puedan alterar las dinámicas del almacén. Digitalizar la gestión facilita esta tarea, ya que permite estructurar la información generada en el almacén para que el responsable tome decisiones logísticas basadas en datos objetivos.

Indicadores de una buena gestión del almacén

Existen múltiples KPI logísticos que miden la correcta gestión del almacén. Dependiendo del sector industrial de la compañía o del papel que juega el centro logístico dentro de la cadena de suministro, suelen comprobarse indicadores como los siguientes:

• Precisión en el picking: porcentaje de errores en la preparación de pedidos en relación al número total de pedidos preparados.
• Rotación de existencias: número de veces que se renueva el inventario ─o una referencia concreta─ a lo largo de un periodo de tiempo determinado, que suele ser un año.
• Tiempo de ciclo de orden interno: indicador que apunta el tiempo empleado desde que llega la orden de pedido al almacén hasta que sale por el muelle de expediciones.
• Tasa de pedidos pendientes: porcentaje de pedidos que incluyen referencias que se encuentran agotadas en el almacén. Este KPI ha de reducirse al mínimo.
• Entregas a tiempo: porcentaje de entregas logísticas que cumplen con las condiciones pactadas con el cliente. Este indicador muestra el nivel de servicio logístico de la compañía y la eficiencia del almacén.

Estos KPI pueden analizarse con la ayuda de un software específico como, por ejemplo, el módulo Supply Chain Analytics Software. Se trata de una extensión de Easy WMS de Mecalux diseñada para analizar el rendimiento de todas las actividades que se desarrollan en el almacén.

La gestión de almacenes y la competitividad de las empresas

La logística se ha convertido en un elemento estratégico para las compañías: aquellas que consigan una gestión avanzada ante los complejos retos que presenta la logística 4.0 lograrán diferenciarse de sus competidores. Las empresas necesitan dotarse de herramientas para implementar estrategias de ubicación y de preparación o expedición de pedidos eficientes, como por ejemplo un software de gestión de almacenes.

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