Gestión de inventarios y beneficios de utilizar un software

El inventario es el listado de los bienes de cualquier organización. Hace referencia al conjunto de artículos y materiales que un negocio espera vender a sus clientes a cambio de un beneficio económico, por lo que su control debe ser lo más eficiente y ordenado posible.

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es el sistema que permite a una empresa administrar sus existencias. Se emplea para identificar los productos de los que se dispone, detectar cuáles escasean, conocer la rotación de las referencias y tomar decisiones de almacenaje correctas. Emplear un software de gestión de inventarios posibilita hacer un seguimiento de la mercancía desde su fabricación hasta su almacenamiento y posterior distribución.

Objetivos de la gestión de inventarios

La finalidad de implementar un sistema de gestión de inventarios es que los operarios y responsables del almacén sepan dónde está ubicado un producto determinado en el menor tiempo posible. Mantener el orden ayuda a dar respuesta a los clientes en un plazo menor y agiliza la preparación y expedición de los pedidos.

Beneficiarse de una visibilidad explícita y actualizada del stock puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de un negocio. Disponer de información en tiempo real sobre los niveles de inventario y la condición de los artículos garantiza los siguientes beneficios:

• Mayor satisfacción de los usuarios. La correcta gestión de inventarios es la mejor forma de agilizar el picking o preparación de pedidos. La rapidez en las entregas es uno de los aspectos más valorados por los consumidores, así como el buen estado del producto.
• Planificación más eficiente. Conocer en detalle el stock disponible contribuye a una logística de aprovisionamiento más acertada.
• Precisión en las órdenes de compra y pedidos. Evitar pedidos mal ejecutados previene devoluciones y la posible pérdida de clientes. 
• Reducción de gastos. La buena gestión de inventarios minimiza los costes derivados de la logística inversa, las roturas de stock y las demoras en la entrega de los pedidos. 

¿Cómo se hace una gestión de inventarios?

La gestión de inventarios puede efectuarse de modo manual, ya sea en papel o sobre un documento Excel, o automatizada a través de un software responsable de almacenar toda la información relativa a los productos de la empresa.

Digitalizar la organización de las existencias comporta ventajas para las operativas logísticas. Por ejemplo, un programa de gestión de inventarios puede enviar instrucciones a los terminales de los operarios e indicarles la ubicación exacta de cada producto. Por el contrario, la tramitación de grandes cantidades de datos de manera manual aumenta la probabilidad de error en la preparación de los pedidos, lo que puede pasar factura a la reputación de la compañía.

Con independencia de la modalidad escogida, manual o digital, la gestión de inventarios sigue unos pasos básicos:

• Compra de inventario. Adquisición de los productos, ya sea en su estado final y listos para su venta o como materia prima para someterlos a un proceso de fabricación.
• Almacenamiento. La mercancía se guarda hasta que se necesita en las líneas de producción o hasta que debe consolidarse y empaquetarse en forma de pedido. Es posible que en negocios como los e-commerce, con una alta demanda, los artículos apenas pasen tiempo en el almacén.
• Rentabilidad del inventario. Tras todo este recorrido, el beneficio tiene lugar cuando los productos terminados dejan el almacén como envíos y llegan a los clientes.

Software de gestión de inventarios

Un sistema de gestión de almacenes (SGA) como Easy WMS es idóneo para dirigir instalaciones logísticas, ya sean operadas manualmente, por radiofrecuencia, o cuenten con sistemas de almacenaje automáticos. Esta solución digital monitoriza la gestión de inventarios en tiempo real, lo que agiliza la toma de decisiones y procesos clave como el picking. Las operaciones de manipulación disminuyen y la capacidad de almacenaje se ve incrementada gracias a la organización de espacios en la instalación.

Easy WMS puede complementarse con otras funcionalidades según los requerimientos de cada proyecto:

• SGA para producción. Asegurar el suministro continuo de materiales a las líneas permite una producción ininterrumpida. Este programa aporta datos sobre el consumo de materias primas y el stock de elaborados y semielaborados, lo que facilita la trazabilidad del producto.
• Software de Slotting para almacenes. El sistema calcula la ubicación ideal de cada referencia de manera automática en función de las reglas y criterios predeterminados por la persona responsable de logística. 
• Supply Chain Analytics. Además de recoger los datos de lo que sucede en el almacén, es necesario interpretarlos. Esta herramienta aplica técnicas de big data a lo que ocurre en las instalaciones para identificar ineficiencias y oportunidades de mejora.

Impulsar la logística con un sistema de gestión de inventarios

El orden, la planificación y el ahorro son algunas de las mayores ventajas que ofrece la gestión de inventarios. Mantener el control sobre las existencias y la obsolescencia de los productos posibilita desarrollar estrategias comerciales eficaces. Un uso óptimo de los recursos financieros unido a la reducción de tiempos de búsqueda de mercancía mejora la productividad. Igualmente, una óptima provisión de material es clave para responder con éxito a la demanda del mercado.

Si estás interesado en llevar tu gestión de inventarios al próximo nivel, contacta con nosotros. En Mecalux contamos con experiencia implementando soluciones digitales en empresas de varios sectores que ya han optimizado sus procesos logísticos. Te informaremos sobre cómo puede ayudarte nuestro sistema Easy WMS.