Inventario de almacén: cómo se gestiona y controla

El inventario del almacén es una herramienta esencial para la gestión eficiente de la cadena de suministro. Permite a las empresas realizar un seguimiento de los niveles de existencias, identificar los artículos que se venden rápidamente y tomar decisiones informadas sobre cuándo y cuánto pedir. Las principales tareas que suelen llevarse a cabo en una instalación logística, tales como recibir, almacenar o expedir artículos, giran en torno al inventario del almacén.

¿Qué es el inventario de un almacén?

El inventario de un almacén es el proceso de control de mercancías mediante el cual se registra y monitoriza la relación de todas las existencias y materiales presentes en unas instalaciones concretas en un momento determinado. Este conjunto de materias primas o productos puede destinarse a alguna fase de la fabricación o permanecer almacenado hasta su entrega a una tienda, comprador o cliente final.

Este listado detallado recoge, como mínimo, la cantidad de cada referencia presente en el almacén y su ubicación, pero también puede reflejar otros aspectos de estos artículos como el coste de adquisición, el precio de venta al público o una descripción.

¿Qué tener en cuenta al hacer el inventario de un almacén?

Hay distintas formas de llevar a cabo esta labor fundamental para el control de las existencias en el almacén. El primer aspecto a considerar es el alcance del inventario, que puede ser parcial, abarcando solo una zona específica ─una ubicación, una estantería o una nave─ o total, proporcionando una radiografía completa del estado actual del almacén y de las existencias disponibles. Sin embargo, si no se cuenta con un software de gestión de almacenes (SGA) o un sistema de gestión de inventarios, la tarea puede ser ardua e incluso prolongarse durante días.

En segundo lugar, hay que prestar atención a la cantidad de información de la que dispone el personal antes de iniciar el inventario del almacén. En función de este conocimiento preliminar, el inventario puede clasificarse en tres modelos:

• Inventario ciego. En esta modalidad, el conteo se realiza sin ninguna información previa de las existencias, sino únicamente con un listado de las ubicaciones. Sin un SGA, puede suponer revisar grandes volúmenes de información y demorarse varias horas e incluso jornadas.
• Inventario informado. En este escenario ocurre lo contrario y el operario tiene todos los datos necesarios, lo que le permite comprobar que el listado es correcto o detectar posibles discrepancias.
• Inventario parcialmente informado. Se facilita la ubicación y la referencia de cada producto, pero no su cantidad, lo que obliga a repetir el recuento. Este suele ser el procedimiento más habitual.

Tipos de inventario del almacén

Hay distintas maneras de clasificar los tipos de inventarios, pero una de las más comunes es según su periodicidad:

• Inventario cíclico. Consiste en hacer un recuento de las referencias de forma secuencial y sin detener la actividad del almacén. Se suele acometer durante las horas de menor carga de trabajo a fin de interferir lo menos posible. 
• Inventario periódico. Si el conteo de las ubicaciones se realiza manualmente, requiere detener por completo las operativas del almacén, por lo que suele programarse una única vez al año. Muchas empresas aprovechan los primeros días de enero para llevarlo a cabo, aunque también puede completarse varias veces durante el año.
• Inventario permanente. Contar con un software de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux permite controlar y optimizar todos los procesos y recursos en tiempo real. El programa monitoriza cada movimiento de la mercancía, así como los terminales de radiofrecuencia que utilizan los operarios.

Si deseas conocer más, puedes consultar nuestro artículo 'Tipos de inventarios que existen y su clasificación'.

¿Cómo se realiza un inventario en un almacén?

Saber cómo hacer un inventario de almacén es crucial para organizar, rastrear y controlar el movimiento y el flujo de artículos dentro de la instalación. La optimización del espacio disponible y su uso determinan una gestión eficaz del almacén.

He aquí algunos consejos para realizar el inventario de forma manual o automatizada. Ahora bien, cabe destacar que, por lo general, optar por la digitalización garantiza un mejor cumplimiento de los pedidos:

• Escoger la periodicidad. Conviene establecer cada cuánto se llevará a cabo el inventario, en especial si no se dispone de un sistema como un SGA que sea capaz de mantener esta información actualizada en tiempo real.
• Clasificar por tipos y zonas. Dividir el almacén en distintas áreas en función de la naturaleza de los productos, su origen o su destino final puede facilitar un control del inventario óptimo.
• Revisar los datos. Otra de las ventajas de efectuar un inventario del almacén es la posibilidad de examinar los datos extraídos en esta operación. Su análisis hace más sencillo tomar decisiones económicas acertadas y detectar qué artículos funcionan mejor o qué referencias apenas se utilizan.

¿Cómo optimizar la gestión de inventarios?

Además de digitalizar las operaciones logísticas a través de un SGA, existen varias buenas prácticas que buscan optimizar la gestión de inventarios:

• Capacitar a los empleados. Si los operarios cuentan con herramientas que les asistan a la hora de realizar el recuento, los resultados serán más fiables y la logística de la empresa más ágil. Las compañías prefieren implementar los softwares más intuitivos y fáciles de usar.
• Prever la demanda. Al estimar cuántos productos solicitarán los actuales o futuros clientes, es posible elaborar una previsión del inventario y tratar de anticiparse a sus necesidades. Este análisis predictivo se nutre de aportaciones como los datos históricos.
• Apostar por la automatización. Controlar y optimizar los procesos y recursos con un software de gestión de almacenes como Easy WMS maximiza el rendimiento y la rentabilidad de estas instalaciones.

El proceso de inventario de Dr. Gab’s

Existen múltiples beneficios derivados de los recuentos de mercancías y numerosos ejemplos de inventario, pero el de la cervecera artesanal suiza Dr. Gab’s es todo un ejemplo de inventario eficiente. Con una producción de más de 1,8 millones de litros de cerveza al año, en su almacén deposita materias primas y bebidas listas para el envío a sus clientes. Gracias a la digitalización, poseen una visión fiable y en tiempo real de todos sus productos y disponen de más tiempo para innovar en su gama de cervezas. “Hemos experimentado grandes beneficios con la instalación de Easy WMS: anteriormente el inventario nos llevaba entre uno y dos días, y ahora lo completamos en una o dos horas” explica Reto Engler, responsable de producción y cadena de suministro de Dr. Gab’s.

Mejora la gestión de almacenes e inventarios con Mecalux

En Mecalux impulsamos las operativas de todo tipo de almacenes con sistemas de almacenamiento, instalaciones automáticas y soluciones tecnológicas. Además, colaboramos estrechamente con nuestros clientes para personalizar el software de gestión de almacenes que resuelve las necesidades específicas de cada empresa y les ayuda a llevar un control exhaustivo de sus inventarios. Si buscas potenciar tu cadena de suministro, no dudes en contactar con nosotros para que te ayudemos a optimizar tu logística.