Inventario permanente: el stock actualizado en tiempo real

El inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo) es un tipo de registro de la mercancía del almacén que se mantiene actualizado en tiempo real, lo que posibilita un control estricto sobre el stock.

La tecnología ha permitido que existan sistemas que monitorizan de manera automática la entrada y salida de productos, garantizando que el responsable logístico cuente en todo momento de información precisa sobre la situación de cada una de las existencias. Este método de gestión de stock es especialmente útil en almacenes con múltiples referencias, ya que un elevado número de SKU propicia un mayor riesgo de rotura de stock.

En este artículo introducimos el concepto de inventario permanente, cuáles son sus principales diferencias con el recuento periódico de existencias y, sobre todo, cómo se puede implantar en un almacén.

Características de un sistema de inventario permanente

Un sistema de inventario permanente es una técnica de gestión de las existencias que consiste en disponer de un recuento constante del stock en el almacén. ¿Cómo se consigue? A través de la implementación de un software capaz de automatizar el control sobre el inventario.

Una de las características principales del sistema permanente es el uso de un programa de gestión de almacén (SGA) que monitoriza cada movimiento de la mercancía. El sistema automatiza el registro en la recepción de los pedidos, en su expedición y al almacenarlos. El SGA recoge además atributos relevantes del producto (fecha de expedición o tipo de unidad de carga, entre otros).

Los trabajadores operan con pistolas de radiofrecuencia conectadas permanentemente al SGA. Esta tecnología posibilita la lectura e identificación ágil de las etiquetas de cada producto, que son las que incluyen un código identificativo y las características del SKU. Además, las ubicaciones y los carros de picking también tienen sus propias etiquetas.

De modo que el operario, al mover un producto y realizar las pertinentes lecturas de códigos, está proporcionando información en directo sobre la situación de la mercancía. Toda esta operativa está dirigida por el SGA, que indica al mozo de almacén qué hacer paso a paso, lo que elimina cualquier duda o posibilidad de equivocación.

En el caso de los almacenes automáticos, la implementación de un puesto de inspección de entradas (PIE) asegura un inventario permanente sin apenas intervención humana. Los palets entran al almacén a través de un transportador y pasan por el PIE (un arco con sensores), que comprueba que la mercancía cumple con ciertas medidas y unos mínimos de calidad. En ese mismo instante, se realiza automáticamente la lectura de la etiqueta, para que la entrada quede registrada en el sistema. Los subsiguientes movimientos son igualmente registrados. De ahí que se conozca la situación de cada producto sin que los operarios hayan tenido que intervenir en su gestión.

Gracias a estas tecnologías, el responsable logístico posee una visibilidad completa sobre los niveles de existencias. Disponer de un inventario permanente es claramente ventajoso para cualquier tipo de negocio. Sin embargo, se verán especialmente beneficiados aquellos que trabajan con una gran diversidad de referencias. En estos casos, abordar el inventario únicamente mediante conteos anuales o periódicos tiene un importante riesgo de que se produzcan desajustes en el día a día. Mediante un inventario perpetuo, aseguramos que el registro sea un reflejo fiel de la realidad.

Diferencias entre el inventario permanente y el periódico

Cuando se carece de la tecnología adecuada para mantener un inventario permanente, la alternativa son los inventarios periódicos. ¿Pero cuáles son las principales diferencias entre un inventario perpetuo y uno periódico? El objetivo de ambos es conocer el número de existencias exacto (y en qué ubicación se sitúan) en una instalación logística y/o centro de producción.

A diferencia del inventario permanente, en el periódico se calendarizan los inventarios y se programan según un periodo establecido (mensual, bimensual o anual, por ejemplo). Por lo tanto, con el inventario periódico solo tendremos la fotografía precisa de la situación de la mercancía en días concretos del año. Esto impide a las empresas contar con datos actualizados de las existencias en todo momento, que es la única manera de evitar desajustes y roturas de stock en el almacén.

En un sistema periódico podemos conseguir una mayor precisión aumentando la frecuencia de los conteos (o priorizando ciertos productos, si seguimos una estrategia de inventarios cíclicos). Pero esto tiene un coste, ya que en los conteos manuales los operarios deben dejar sus tareas habituales para dedicarse a la elaboración del inventario. En cambio, en un sistema permanente, la dedicación que se requiere por parte de la plantilla es mínima y la empresa no tiene que interrumpir su actividad.

Ventajas del inventario permanente

Las ventajas de implantar un sistema de inventario permanente son claras. Hagamos un repaso de las principales:

• Control total del stock: el responsable logístico tiene en todo momento acceso a la información sobre dónde se sitúa cada referencia y qué cantidad se almacena en cada slot. La gestión automática del stock por parte del SGA es especialmente útil en operativas como las devoluciones o la preparación de pedidos de múltiples referencias.
• Trazabilidad completa sobre el producto: el inventario permanente facilita la trazabilidad total del producto, al monitorizar todas las etapas por las que pasa un producto a lo largo de la cadena de suministro.
• Reducción de los costes operativos: este tipo de recuento de existencias evita roturas de stock al identificar errores en cualquier instante, disminuyendo significativamente los costes logísticos del almacén.
• Imagen de empresa: en un entorno tan competitivo como el e-commerce, un error en el inventario puede comprometer la imagen ante el cliente. Un SGA garantiza que el dato de stock que mostremos en la tienda coincida con el real del almacén.
• Penalizaciones: algunos marketplaces, como Amazon, exigen rigor y eficiencia en la gestión y entrega de pedidos para poder operar en su portal. Un SGA asegura cumplir estas férreas exigencias y evitar así cualquier tipo de penalización.

En definitiva, el inventario permanente se convierte en una condición sine qua non junto con la consolidación de la omnicanalidad y la logística e-commerce. Con cada vez más referencias y de menor tamaño, la implantación de un software que automatice la gestión del stock resulta absolutamente necesaria para evitar desabastecimientos de stock y pedidos erróneos.

Consideraciones al adoptar un inventario permanente

Un recuento constante de las existencias no elimina por completo la posibilidad de que aparezca inventario fantasma o que se pierda stock por el camino. No obstante, con un inventario permanente el control del stock es más estricto, lo que ayuda a identificar más fácilmente los errores. Así, las pérdidas ocasionadas para la compañía serán mucho menores que si el método de gestión de inventario es enteramente manual.

Además, aunque implantar un sistema de gestión de almacenes supone una inversión inicial, el SGA tiene un rápido retorno de la inversión. Con el software desciende la tasa de errores en la gestión de recepciones y expediciones de mercancías y, sobre todo, permite asumir un mayor volumen de pedidos. De este modo, el negocio puede aumentar la facturación a la vez que se rebaja el coste de su logística inversa.

Ejemplos de implantación de un inventario permanente

Cada vez son más las compañías que adoptan un sistema de inventario permanente, pues una rotura de stock o un pedido equivocado pueden empañar el prestigio de una marca. Veamos algunos casos de empresas que han implementado un SGA y que ahora gozan de las ventajas de tener un inventario actualizado en tiempo real.

Buen ejemplo de ello es la metalúrgica Alcorta Forging Group, que instaló Easy WMS con el fin de alimentar eficientemente sus líneas de producción. “Con esta solución automática, hemos optimizado el control del stock y la preparación de los pedidos”, señala José Antonio Fernández, responsable de almacén de esta compañía que cada año distribuye por todo el mundo cerca de 20 millones de piezas para el sector de la automoción.

Otro ejemplo es el del operador logístico Luis Simões. El software de Mecalux proporciona al responsable logístico un estricto control de stock en tiempo real, automatizando la entrada y salida de mercancía de un centro logístico que alberga 100.000 palets y expide 4.000 pedidos diarios. Rui Simões, administrador de las áreas de logística e innovación, así lo destaca: “Con las soluciones de Mecalux hemos incrementado significativamente la eficiencia de las operativas”.

Sistema de inventario permanente: control integral sobre el stock en almacén

El inventario perpetuo garantiza la fiabilidad en el recuento de inventarios en el almacén, minimizando la posibilidad de que se originen roturas de stock o sobrestock.

Un software de gestión de almacenes es la herramienta ideal para implantar este método de conteo de existencias. A diferencia de otros métodos o soluciones, el SGA automatiza el control de entradas y salidas de stock, además de guiar a los operarios en todos los pasos para asegurar que todo cambio en el inventario quede registrado correctamente.

En Mecalux somos expertos en soluciones inteligentes de almacenaje. Si quieres beneficiarte de un sistema de inventario permanente en tu compañía, no dudes en contactar con nosotros, un asesor de nuestra división de software te asesorará sobre las mejores opciones para tu empresa.