Inventario perpetuo: registro del stock en tiempo real

El inventario perpetuo ─también conocido como inventario permanente─ es un tipo de inventario en el que la mercancía se actualiza de forma constante, registrando las entradas y salidas de artículos y controlando el stock disponible en tiempo real.

Este método de gestión de mercancía es provechoso en especial en almacenes con múltiples referencias, ya que un elevado número de SKU propicia un mayor riesgo de roturas de stock. Con el inventario perpetuo, el responsable logístico posee un gran control y visibilidad sobre los productos almacenados en todo momento.

¿Qué es el inventario perpetuo?

El inventario perpetuo es una modalidad de gestión del stock que permite mantener las cantidades de productos actualizadas de modo constante a fin de fomentar un control de las existencias en tiempo real. Para hacer un seguimiento de las entradas y salidas de artículos de la instalación, las empresas emplean sistemas especializados en la gestión del inventario que monitorizan cualquier movimiento de mercancía. El software registra automáticamente la recepción de materiales, la preparación de pedidos y las expediciones. El programa recoge, además, información relevante de los productos como la fecha de expedición o el tipo de unidad de carga. 

El inventario perpetuo es capital en la logística de las empresas que trabajan con un número elevado de referencias. Gracias a este tipo de registro, las compañías pueden gestionar con fiabilidad su nivel de stock y asegurar una trazabilidad completa de los productos. 

Diferencia entre inventario periódico e inventario perpetuo

La principal diferencia que existe entre el inventario periódico y el inventario perpetuo radica en el tiempo que transcurre entre cada recuento de stock. Mientras que el inventario periódico se realiza varias veces al año con una frecuencia previamente determinada, el inventario perpetuo registra en tiempo real los movimientos de mercancía en el almacén, manteniendo el stock actualizado de manera permanente. 

Las empresas que efectúan un inventario periódico (con conteos mensuales, bimensuales o anuales) no disponen de datos actualizados de las existencias en todo momento y pueden ser más proclives a desajustes y roturas de stock en el almacén. La solución para aumentar la precisión del inventario periódico consiste en incrementar la frecuencia en la que se realizan los conteos, pero supone un coste añadido cuando se hace manualmente. 

En el inventario perpetuo, el recuento se lleva a cabo de forma automática mediante el uso de tecnología, por lo que la empresa no tiene que interrumpir su actividad y los operarios pueden seguir con sus tareas habituales. 

Beneficios del inventario perpetuo

Las empresas que llevan a cabo un inventario perpetuo en sus almacenes obtienen las siguientes ventajas: 

• Control de la mercancía: el registro de las entradas y salidas de producto del almacén permite al responsable logístico saber dónde se ubica cada referencia y qué cantidad se almacena en cada slot. El control total del stock es clave a la hora de gestionar con eficiencia tareas más complejas como la preparación de pedidos, la reposición de mercancía o la devolución de productos. 
• Trazabilidad en tiempo real: la monitorización de cualquier movimiento de mercancía a lo largo de la cadena de suministro facilita el seguimiento de los artículos por las diferentes etapas por las que discurren ─trazabilidad total de los productos─.
• Optimización de costes: una gestión del inventario eficiente evita sobrecostes en forma de roturas de stock o stock inactivo, es decir, aquellas referencias que ya no pueden venderse ni incluirse en los pedidos de los clientes.
• Reducción de errores: con cada vez más referencias y de menor tamaño, la implantación de un software que acometa un inventario perpetuo resulta básico a la hora de evitar desabastecimientos de stock y pedidos erróneos. 
• Confianza de los clientes: para sectores como, por ejemplo, los operadores 3PL, es indispensable reflejar una imagen de control y transparencia, dos beneficios que proporciona el inventario perpetuo. 

Las ventajas que ofrece el inventario permanente son, en particular, útiles en almacenes con muchas referencias, donde es desaconsejable abordar la gestión de existencias únicamente mediante conteos anuales o periódicos. 

¿Cómo conseguir un inventario perpetuo? 

Para registrar en tiempo real los movimientos que se producen en el almacén (recepciones, almacenaje, preparación de pedidos, expediciones, etc.) es imprescindible implementar un programa de gestión de almacenes. Un software como Easy WMS controla y coordina todo lo que ocurre en la instalación a fin de realizar un inventario perpetuo eficiente. Para conseguirlo, el sistema identifica los artículos desde el momento en que llegan al almacén y les asigna una ubicación determinada. Después, envía instrucciones a los operarios sobre qué hacer con cada producto a cada instante.

En almacenes manuales, los operarios emplean terminales de radiofrecuencia conectados al software. Esta tecnología permite leer e identificar de modo ágil las etiquetas RFID de cada artículo, que contienen información del producto que puede ser leída a lo largo de toda la cadena logística. De esta manera, el sistema facilita el seguimiento de la mercancía y de aspectos esenciales como su origen, destino o fecha de caducidad.

Además de la mercancía, las ubicaciones y los carros de picking también poseen sus propias etiquetas. Cada vez que los operarios manipulan un producto y realizan las pertinentes lecturas de códigos, el software registra cualquier movimiento e indica qué hacer con el objeto de eliminar errores. 

En el caso de los almacenes automáticos, la incorporación de un puesto de inspección de entradas (PIE) asegura un inventario perpetuo sin apenas intervención de los operarios. Los palets entran en el almacén a través de un transportador y pasan por el PIE (un arco con sensores), que comprueba que la mercancía cumple con las medidas y los estándares de calidad necesarios. En ese mismo instante, se realiza automáticamente la lectura de la etiqueta, para que la entrada quede registrada en el sistema. Los subsiguientes movimientos son igualmente registrados. Así, los responsables logísticos pueden conocer la situación de cada producto sin que los operarios hayan tenido que intervenir en su gestión.

Stock actualizado en todo momento

Cada vez más compañías emplean un software de gestión para disponer de un inventario perpetuo en el almacén. El programa limita el riesgo de roturas de stock y minimiza los errores en los pedidos, lo que podría empañar el prestigio de una marca.

Disponer de una visibilidad completa sobre los niveles de existencias es ventajoso para cualquier tipo de negocio. Sin embargo, aquellos almacenes que trabajan con una gran diversidad de referencias se verán especialmente beneficiados, dado que hacer un inventario periódico se les queda corto. Estas compañías necesitan imperiosamente mantener un inventario permanente y, por tanto, conocer el estado de los artículos de su almacén en cada momento. 

El inventario perpetuo fomenta la logística 4.0 mediante la gestión digital de la información y la implementación de sistemas de almacenaje automáticos. Si quieres monitorizar en tiempo real la entrada y salida de productos, no dudes en contactar con nosotros. Un asesor de nuestra división de software te asesorará sobre las mejores opciones para tu empresa.