¿Para qué sirve una Intranet?

Una intranet nos permite gestionar una cantidad ingente de información en las empresas y hace posible compartirla. Empresarios, gerentes y directivos están prestando especial atención para resolver las necesidades relacionadas con los datos y los procesos esenciales del negocio. Para ello implantan sistemas de gestión que organizan la información crítica y proporcionan el conocimiento puntual sobre el estado de la empresa y los procesos básicos. Queda pendiente ordenar el resto de contenidos, que siendo relevantes, se encuentran fuera de los circuitos habituales de los procedimientos y aún sin ser esenciales para elaborar un pedido o gestionar un envío, añaden valor a ciertas transacciones, a la relación con los clientes y con los propios empleados o a mejorar la productividad. Se trata de crear una útil y práctica intranet.

A diferencia de los datos que fluyen en los sistemas de gestión procedentes de las operaciones en forma de números, fechas o textos, esta “otra información” es muy heterogénea en forma y contenido: desde informes de negocio, librerías de documentos, enlaces a referencias en Internet o a las fuentes informativas propias y de la competencia, hasta procedimientos para reservar una sala, manuales, normas para elegir las vacaciones, guías, directorios de empleados y de clientes, noticias o foros, etc.

La organización de esta “otra información” es en muchos casos caótica y está basada en el orden de cada persona en particular, que ha desarrollado un pequeño sistema documental propio y acude a él como fuente de sabiduría para consultar un informe o ejecutar un procedimiento. De este modo, tales datos, aunque relevantes, no están siendo compartidos por la propia inercia del día a día y por la falta de medios para su organización y distribución.

Aunque existe la necesidad de gestionar este tipo de activos, la prioridad ha sido otra. Hasta el momento, los empresarios se han centrado en explotar el conocimiento derivado de los datos de negocio. Los entornos datawarehouse y el análisis de la información han permitido comprender aspectos conocidos o desconocidos de la compañía aportando valor: han facilitado la promoción de nuevos productos, la fidelización y retención de clientes, la detección de hábitos de compra e incluso de fraudes o la localización de líneas de negocio deficitarias, entre muchos más beneficios. Sin embargo, cuando esta organización de la información prioritaria se ha resuelto surgen del olvido las necesidades relacionadas con la “otra información” y no sólo como un objetivo clave a corto o a medio plazo en la gran empresa, sino también en el tejido de las pymes.
 

Ventajas de las Intranets

Para ello, existen soluciones maduras soportadas por robustas plataformas tecnológicas y por el conocimiento de los profesionales del medio, que además saben las ventajas que proporcionan a los departamentos de marketing, de recursos humanos o de finanzas. En definitiva, se trata de crear una intranet a partir de herramientas que al organizar la información reducen costes. Como ejemplo de estas herramientas cabe citar: Microsoft SharePoint Portal Server 2003, Plumtree Corporate Portal 5 e IBM WebSphere Portal 5. Partiendo de ellas el beneficio para el negocio consiste en organizar un activo: el conocimiento, y disponer de la información útil en el instante preciso. Para ello, dichas aplicaciones organizan los datos desde su creación, pasando por su clasificación, almacenamiento y localización por las personas adecuadas.

La dificultad estriba en la gran cantidad de información empresarial que se genera, mucha de ella sin aportar ningún valor, y que acaba convirtiéndose en un lastre. Lo útil no es esta abundancia sino la correcta organización de la que realmente se va a utilizar, a partir de una clasificación según los criterios de uso, su función y su temática, para acceder a ella de forma rápida y eficaz. Al final se obtiene una base de datos de la empresa, compartida, donde los expertos proporcionan la visión de su conocimiento y el resto de los trabajadores se benefician de ello.

De este modo, se acabó la definición ambigua y pobre de la intranet como la Internet de la compañía. Las soluciones experimentadas en el mercado han servido para recoger las demandas de los usuarios reales y adaptar la tecnología que resuelva los problemas del negocio. Ahora bien, no confundamos intranet con un mero almacén de información. No se trata de compartir un disco duro, sino de gestionar un activo dinámico y eficaz en la medida en que evoluciona y sus usuarios lo utilizan. No consiste en implantar una herramienta para que cada empleado se construya su base de conocimiento. Es necesario un proceso del que a partir de unas bases simples se vayan integrando los datos de forma escalonada para que sean compartidos por toda la comunidad.
 

Intranet y la comunicación interna

Por tanto, una intranet es un canal de comunicación interna. Es un espacio donde:

• La empresa informa de su visión del negocio y de la organización.
• Los trabajadores obtienen datos relevantes para su información o para la realización de sus funciones.
• Se facilitan las relaciones entre la compañía y los empleados mediante el desarrollo de procedimientos para la resolución de operaciones cotidianas o esporádicas (que habitualmente consumen tiempo y reducen la productividad), como gestionar un viaje o unas dietas, pedir un permiso o unas vacaciones, solicitar un certificado, etc.
• El trabajador dispone de un medio para exponer sus experiencias profesionales y personales y la empresa se beneficia de una visión compartida.
• La compañía explica los procedimientos habituales y las normas y el empleado puede acceder a su consulta evitando ambigüedades.

Una intranet bien concebida proporciona beneficios porque explota un canal de comunicación reduciendo los costes, aumenta la productividad facilitando el acceso a los procedimientos y a la información oportuna en tiempo y forma y mejora la percepción interna del entorno de trabajo. Estos beneficios son claros, aunque no siempre se pueden medir en términos económicos objetivos, depende de cada organización.

Hasta la fecha, la inversión en este tipo de soluciones ha correspondido a la gran empresa, que en su momento hizo los deberes porque detectó una importante fuente de ahorro y se centró mayoritariamente en soluciones a medida. El problema es que la pyme no suele tener la misma capacidad de gasto en investigación y desarrollo para afrontar una herramienta innovadora. Sin embargo, actualmente puede obtener beneficios adicionales con la implantación de aplicaciones estándar mucho más económicas en coste y con mayores funcionalidades, como las anteriormente citadas. Ahora las pymes tienen a su alcance la moda prêt-à-porter sin necesidad de acceder a los modistas de primera línea porque la intranet es un hecho al alcance de todas las empresas.
 

La 5 utilidades de una intranet: casos prácticos

1. Una bienvenida para el nuevo empleado
   Salvador ha comenzado su nueva trayectoria profesional en una compañía y su primer mensaje de correo electrónico es una invitación de acceso al portal de la empresa. En esta intranet se describen los procedimientos básicos, los horarios, las características de las oficinas y centros, el directorio de personal, las normas generales, cómo seleccionar las vacaciones o reservar una sala, las ayudas y toda la información necesaria para que se encuentre confortable desde ese instante.
    
2. En busca de candidatos
   El director de área está buscando dos personas para reforzar una iniciativa novedosa y necesita candidatos internos que cubran a priori aspectos relativos a la implantación de nuevos productos. Quiere que sean dinámicos, formados en determinadas materias, capaces de asumir un rol de liderazgo, con dotes de comunicación, etc. En la intranet puede consultar la base de datos de competencias hasta encontrar a los perfiles idóneos para después invitarles a participar en el proyecto.
    
3. ¿Cuál es el procedimiento?
   Valentín está ausente en un curso de formación y Verónica, con unas competencias semejantes a las de su compañero, debe hacerse cargo de varias de sus gestiones para evitar que se colapse el departamento. En la base de datos de procedimientos de la intranet de la compañía aparecen explicados de forma sencilla los pasos administrativos a seguir de forma que Verónica podrá resolver las tareas de Valentín sin problemas.
    
4. Información confidencial
   Tres gerentes de delegación de una compañía deben elaborar los planes anuales. Para ello tienen que compartir una serie de hojas de cálculo con las que establecer los presupuestos, decidir el reparto de gastos y plasmar la previsión de ingresos. En la intranet cuentan con una zona de acceso restringido que alberga información confidencial. Aquí pueden examinar los informes de años anteriores, un mapa de ruta para elaborar el presupuesto actual, un listado de decisiones pendientes, el calendario de reuniones, etc.
    
5. Compartir documentos
   Daniel necesita las transparencias de una conferencia que realizó Gema el mes pasado para explicarle a un cliente el contenido de la misma. Ella se encuentra de baja en el hospital. En la intranet localiza fácilmente una copia del documento, sin necesidad de molestarla para pedirle las claves de acceso a su ordenador donde se encuentra el original.