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La planificación de las rutas de transporte para la distribución de los productos a los clientes representa un elevado coste tanto en personal como en medios para cualquier compañía, ya sea especialista en operaciones logísticas, fabricante o distribuidor. No es relevante si el origen es un almacén central, uno regional o una planta fabril. El gasto sigue siendo alto. Y como es lógico, tal gasto se refleja en el precio final de cada producto, representando un porcentaje muy significativo. Además, lo que cuesta enviar cualquier artículo a su destino causa un impacto en el margen asociado a los pedidos servidos.
Evidentemente, la planificación de las rutas de transporte se convierte en una actividad que resulta crítica por su importancia en la consecución de los objetivos de venta presupuestados, sin entrar a valorar lo que influye una gestión desafortunada en la fidelización del cliente o en la imagen que pueda percibir éste de la compañía. Entregar tarde o mal un producto disminuye totalmente el nivel de servicio acordado y puede echar por tierra todo el camino recorrido hasta conseguir la confianza del cliente.
Pero la planificación de las rutas no comienza cuando la mercancía sale de su origen con destino al cliente, sino en el mismo almacén, esperando en estanterías de palets o al final de una línea de fabricación. Realmente influye y afecta a muchas operaciones logísticas que se desarrollan dentro del almacén o al final de una línea de fabricación. Por ejemplo, en muchos centros de distribución, a la hora de lanzar las órdenes de picking ya se tiene en cuenta tanto la ruta como la posición de entrega dentro de ésta que ocupa cada pedido.
De este modo, se preparan las expediciones en cadena para cargar cada furgoneta de reparto quedando la mercancía al fondo, en el medio o al principio del habitáculo para la carga dependiendo del punto de entrega que le corresponda dentro de todo el recorrido. Lo mismo sucede con las rutas de larga distancia ya que, según la hora de salida de los camiones, se prepara antes la mercancía del que ha de marchar primero. Y es que muchos operadores logísticos, fabricantes y distribuidores basan toda la operativa de sus almacenes en la planificación previa de las rutas que han hecho.
A todo esto se añade la presión que aumenta diariamente sobre la distribución; como en cualquier ámbito, se exige un mejor servicio a un coste cada vez más reducido. Para Juan Ramón González, director de logística de Cosecheros Abastecedores, la planificación de rutas tiene que ser eficiente tanto en coste como en servicio.
Según su experiencia, en la organización del reparto y en la programación de los trayectos para cubrir la totalidad de las entregas y ser lo más eficiente posible, en primer lugar hay que considerar una serie de factores: la mano de obra, los vehículos, los clientes, la empresa, el producto y el entorno. "Al final, el objetivo es obtener la máxima utilización de los recursos existentes con el mínimo coste", puntualiza Juan Ramón González.
Conocer para optimizar las rutas
Para organizar las rutas de distribución antes se ha de conocer todo lo relativo a la mano de obra: ¿qué personal está disponible?, ¿cuál es el horario de trabajo?, ¿con qué permisos de conducción cuentan los empleados?, ¿existen limitaciones estipuladas por los convenios de trabajo (por ejemplo, en cuanto a los turnos)?, etc. Del mismo modo se tiene que comprobar el número de vehículos disponibles y su tipología y si son suficientes y válidos, para decidir después la incorporación o no de vehículos externos", detalla González.
En la planificación de las rutas se ha de considerar si la flota es propia o no, cuáles son las necesidades de mantenimiento de cada unidad, cuál es la capacidad de carga en cuanto a volumen y peso "en un operador logístico", añade González, "ambas variables cambian a diario", así como las dimensiones internas y externas de los vehículos. "Porque, por ejemplo, un camión de grandes dimensiones tendrá limitado el acceso a ciertas horas en determinadas zonas de las ciudades", continua.
Los propios clientes y sus características también son relevantes para planificar las rutas: cómo realizan los pedidos "en hostelería, en muchas ocasiones se hacen pedidos abiertos y el transportista lleva más unidades de las solicitadas por si acaso" y cuál es la localización de los puntos de entrega y la distancia desde el origen o almacén. A la hora de programar un recorrido y el tiempo para llevarlo a cabo, es vital conocer si el domicilio se encuentra en un polígono industrial o en una calle inaccesible para un camión o furgoneta por ser peatonal.
Del mismo nodo, "es necesario contar con información detallada sobre las restricciones de acceso, si es que las hay, los horarios estipulados por el cliente para realizar la entrega y la posibilidad de tener que asumir retornos de la mercancía, porque tal vez el cliente la rechace o por diferencias entre el albarán de entrega y el pedido", insiste el director de logística de Cosecheros Abastecedores. Puede suceder incluso que la carga en retorno tapone el acceso a los demás bultos, cuya entrega estaba planificada realizar a continuación.
Otros factores para planificar las rutas: empresa y producto
Como ya se ha apuntado, la misma empresa que se enfrenta a programar su distribución también actúa como un factor de influencia. Principalmente porque su política puede responder a dos cuestiones: ¿cómo mejorar el nivel de servicio sin incrementar los costes? o ¿cómo reducir costes sin afectar al nivel de servicio? Por otra parte, hay que considerar la propia política de operaciones de la compañía, si apuesta por una flota propia, subcontratada o mixta y cuál es el tipo y la capacidad de los vehículos con los que quiere trabajar: furgonetas para el reparto capilar y camiones para recorridos de larga distancia o sólo camiones sin considerar las dificultades que tienen a la hora de acceder a ciertas zonas de las ciudades.
Y los productos, que también influyen, porque para diseñar una ruta de reparto se analizan sus características intrínsecas, la localización de los almacenes, la política de retornos, etc. Por último, afecta el entorno. Es decir, las carreteras de acceso y las obras, las condiciones climatológicas, el peso, los volúmenes, la conducción y las restricciones legales. Juan Ramón González pone un claro ejemplo: puede suceder que sólo se permita el acceso del transporte público al casco histórico de una ciudad a partir de una hora concreta de la mañana y que sea justo de esa hora en adelante cuando los restaurantes permiten la entrega de mercancía.
Una restricción de este tipo obliga a aparcar el furgón en una zona lejana con lo que el transportista debe acceder al domicilio andando y arrastrando la mercancía con una carretilla de mano. Tal situación duplica el tiempo estipulado de la operación y hace retrasar el resto de entregas de la ruta. "Evidentemente" remarca González, "todo esto exige disponer de información actualizada al momento para no fallar".
Los principios de la programación de cargas
Tal como explica Juan Ramón González, "un número determinado de cargas conforman una ruta y el objetivo que se persigue es que ésta sea óptima, es decir, que se asegure la entrega incluyendo la máxima carga permitida en cada vehículo".
Si enfocamos la teoría en la distribución capilar (en las rutas de larga distancia se realiza normalmente una entrega) los principios a considerar son: las cantidades de los artículos y el volumen que ocupan, la capacidad tanto en peso como en volumen de los vehículos, un origen conocido desde el que iniciar la ruta, unos puntos de entrega también conocidos y exactos "la actualización de la base de datos de los clientes debe ser una lucha diaria" y un compromiso o forma de entrega estipulado. Sirva de ejemplo como en el canal Horeca (hoteles, restaurantes y cafeterías) casi siempre se exige al transportista que coloque la mercancía ya sea en un sótano, en un altillo o en un almacén para lo que primero tiene que acercar la carga hasta donde corresponda.
Por otra parte, Juan Ramón González asegura que en la programación de las cargas también es imprescindible analizar cada ruta en función de los siguientes condicionantes de funcionamiento:
- El límite en el número total de entregas diarias por ruta.
- El límite de kilómetros recorridos por vehículo al día o por ruta.
- La capacidad de carga fija (volumen y peso) de los vehículos.
- El conocimiento de una demanda de productos por parte de los clientes.
- La cantidad de productos servidos en cada ruta o día debe ser menor a la capacidad de carga del vehículo.
"Una buena programación de cargas dará como resultado una solución en la que se minimizen los kilómetros recorridos y/o el tiempo empleado, partiendo siempre del total cumplimiento de la ruta", dice González.
La entrega y su repercusión
Los pasos para programar la carga de un vehículo de reparto también se realizan teniendo en cuenta las condiciones de cada uno de los pedidos o entregas. En primer lugar, se comprueba que la mercancía solicitada no supere la capacidad de carga del vehículo. A continuación, al tiempo de tránsito desde el origen hasta el primer punto de entrega, se tiene que añadir el tiempo de descarga en las instalaciones del cliente, que dependerá de sus características. Éstas además han de ser conocidas para tenerlas en cuenta. Por último, es un requisito comprobar que la suma de ambos tiempos no excede del tiempo permitido de conducción. "Este mismo proceso se repite con cada entrega hasta que todos los vehículos estén cargados o el conjunto de pedidos planificados", señala.
Resumiendo, los pedidos diarios se asignan valorando la capacidad de los vehículos, los tiempos máximos de conducción y las entregas correctas en tiempo y forma.
Calcular el tiempo
Un paso más hacia la confección de las rutas es el cálculo del tiempo necesario para completar cada una de ellas, que se realiza en función de las carreteras que tiene que utilizar el vehículo, el entorno y el compromiso de servicio adquirido por la compañía. "Dependiendo de estas variables fluctuará la velocidad media, que a su vez alcanzará un resultado u otro según el medio (rural o urbano) en el que se produzcan las entregas", subraya González.
Tipificar las rutas de transporte
Juan Ramón González explica que existe una teoría en cuanto a los tipos de rutas de reparto, pero sólo es eso, una teoría, que además las define de cuatro formas: de arco o circulares, de zona, radiales y de reloj (con camiones asignados). "En la práctica se conjugan todas ellas buscando la eficiencia en el servicio con una variación tremenda debido a que se depende de los cambios diarios". A lo que González añade: "Normalmente, no se pueden prever los recorridos a no ser que se trate de rutas reloj, las cuales ya están programadas de antemano, por ejemplo, semanalmente". Un caso muy claro de este tipo es el de aquellos talleres de reparación que han de solicitar sus pedidos antes del día de la semana que tienen asignado para recibir sus peticiones. La central conoce los destinos de cada camión de reparto y tiene diseñadas las rutas, lo que no sabe es el volumen de mercancía que pedirá cada cliente, aunque sí puede tener una previsión aproximada basada en los datos históricos.
Métodos de planificación de las rutas
Si se repasan todas las variables que se han de tener en cuenta a la hora de planificar las rutas de reparto se percibe que en cuanto el volumen de pedidos y destinos es un poco elevado las opciones manuales pueden fallar. "Hoy existen distintas compañías que comercializan software específico para la programación de rutas que, además, aportan seguridad, rapidez y cumplen otras funcionalidades. A su vez, muchas empresas disponen de desarrollos propios. La condición lógica en todos los casos es que se mantenga totalmente actualizada la base de datos de los clientes"
Lo que además es cierto es la reducción de los costos de operaciones entre un 5 y un 15% gracias a la utilización de tales herramientas y debido a la optimización de cada ruta y a la reducción de kilómetros y tiempos empleados. De esta forma también mejora la atención al cliente entre otras cosas porque disminuyen los plazos de entrega. Además, estos sistemas son capaces de manejar operaciones con itinerarios que regresan a la base, rutas para transportistas sin vuelta a la base, viajes con una o varias paradas, itinerarios que abarcan varios días, planificación diaria o semanal, entregas y recogidas, planificación de la superficie de carga, turnos detallados de varios chóferes y hasta reglamentación relativa a las horas de trabajo de los conductores.
Larga distancia
Por último, cabe especificar también las principales diferencias que existen entre el transporte capilar y el de larga distancia. En este último, se trabaja con camiones completos y grandes cargas con un destino. Cuando no se llena una gabarra se intenta aprovechar la ruta para hacer otras entregas.
Estas operaciones de larga distancia se resuelven mediante el método del intercambio (los chóferes se cambian las gabarras o los camiones completos a mitad de camino para volver al origen) o el método del relevo. Éste consiste en que cuando cumple el tiempo de conducción o los kilómetros permitidos el conductor para a descansar y otro chofer sigue conduciendo.
Fuente: Cómo dar un paso más en la planificación de rutas a través de nuevas tecnologías que permitan una mejora en el servicio de entrega y una reducción de costes, ponencia ofrecida por Juan Ramón González, director de logística de Cosecheros Abastecedores, durante el seminario Cómo gestionar la logística de la distribución física para controlar costes y evitar devoluciones y demoras, organizado por en abril de 2004 en Madrid.