Empleo
Si hablamos de almacenes, lo primero que habría que hacer, aunque de forma simple, es aportar una definición, la cual puede ser: conjunto de bienes que se guardan para posteriormente venderlos o utilizarlos. Tomando como referencia esta definición, es obvio que existen infinidad de tipos de almacenes como, por ejemplo, los que encontramos en las explanadas para coches, en supermercados, en fábricas, en desguaces, etc., y cada uno tiene una problemática diferente, con lo cual requieren soluciones distintas.
Hay que tener en cuenta que en la gestión de almacenes se dan tres tipos de flujos: el de materiales, el de información y el de personas, y que cada uno recorre diferentes caminos. Hace años, el material incorporaba etiquetas con información sobre su estado y era transportado por personas. Ahora, las etiquetas de los objetos son electrónicas, son leídas por máquinas que pueden encontrarse a bastante distancia y el transporte se realiza automáticamente.
Antes de seleccionar la tecnología que se requiere para la gestión de un almacén o para cualquier actividad es necesario preguntarse qué es lo que hay que resolver. En este caso, lo que se precisa es conocer y medir. Conocer, por ejemplo, la cantidad de material que se aloja en los almacenes o su antigüedad, el lugar físico donde está ubicado, su procedencia y destino, el coste que supone mantenerlo en el almacén,los recursos y el personal para gestionarlo, etc.
Para todo ello es imprescindible medir, y para medir se requiere captar información, transmitirla/recibirla y controlarla/gestionarla .A fin de dar una solución a todo lo anterior hace falta emplear diferentes tecnologías, de las que a continuación describiremos las principales. Asimismo, considerando que uno de los aspectos de mayor relevancia es la integración, para implantar y explotar correctamente dichas tecnologías hay que integrarlas entre sí y con aquellas que la empresa dispone. De igual modo, habrá que dar soporte y mantenimiento a todos los sistemas y equipos.
Tecnologías de comunicaciones, que pueden dividirse en dos grandes bloques:
- Con hilos, tales como telefonía fija, ADSL,LAN/WAN, etc.
- Sin hilos, como telefonía móvil, Bluetooth,Wi-Fi (Wireless Fidelity), satélite, etc.
Tecnologías de medida y captación de datos, entre las que encontramos:
- Códigos de barras de una y dos dimensiones.
- Escáneres de código de barras.
- Ordenadores portátiles.
- Reconocimiento óptico de caracteres.
- Sistemas luminosos.
- Visual picking.
- Tecnología de voz.
- Radio Frequency Identification (RFID o identificaciónpor radiofrecuencia).
Tecnologías de gestión-software, donde las de mayor relevancia son:
- Software para la cadena de suministro.
- Warehouse Management System (WMS o sistemade gestión del almacén).
- Reposición automatizada.
Tal y como se desprende de esta enumeración, diversas tecnologías pueden utilizarse para las mismas funciones. Lo primordial es encontrara quella que se adapta a la empresa y a una necesidad concreta, manteniendo una relación entre el coste y el beneficio, analizando las capacidades y recursos de la compañía, los conocimientos técnicos y la cultura, modificando los procesos necesarios para utilizarla, etc.
No olvidemos que la tecnología más avanzada puede fracasar en muchas empresas por no haber realizado previamente un análisis detallado de las necesidades y capacidades.
La gestión del almacén
Las principales tecnologías o las más actuales que se aplican a los almacenes son: Wi-Fi, RFID y WMS.
Wi-Fi: Wi-Fi es la abreviatura de Wireless Fidelity y seutiliza como denominación genérica para los productos que incorporan cualquier variante de la tecnología inalámbrica 802.11. Es un estándar orientado al desarrollo de redes de área local inalámbrica con utilización dentro de espacios interiores.
No obstante, hoy existen aplicaciones más allá de su concepción inicial llegándose a obtener una cobertura inalámbrica en áreas metropolitanas que cubre por entero una pequeña ciudad.La aplicación y las expectativas de esta tecnología se han desarrollado enormemente debido sobre todo al uso de una banda de frecuenciasno regulada, a la interoperación entre dispositivos de diversos fabricantes y a la reducción de precios.Estos son los componentes básicos de una red Wi-Fi:l Puntos de acceso (AP), que actúan como una puerta de enlace entre la parte cableada de la red y la parte inalámbrica.l Adaptadores, que permiten a los usuarios tener acceso a la red, proporcionando la conexión inalámbrica a equipos terminales como Laptops, PDA, etc.
Tal como comentábamos anteriormente, uno de los factores de desarrollo de Wi-Fi es la interoperatividad de dispositivos. Entre ellos, algunos pueden conectarse a tales redes inalámbricas:tarjetas de red PCMCIA, tarjetas GPRSWi-Fi, adaptadores Wireless PCI, adaptadores Wireless USB, tarjetas Compactflash Wi-Fi, Wireless-g Network Router, Modem Cable/ADSL Router con facilidades de Access Point Wi-Fi,servidores de impresoras y Wireless Range Extender.
Los dispositivos para extensión de alcance son Wireless Bridges, antenas, Wireless Bridge Router de exterior, Wireless Access Point de exterior, cámaras de videovigilancia Gireles, dispositivos de conexión multimedia, cámaras digitales Wi-Fi, etc.
Ventajas: La tecnología Wi-Fi aporta ventajas como el incrementode la movilidad, su flexibilidad y el coste. Además, es escalable, simple y rápida en la instalación y accesible en cualquier momento y lugar. Por otra parte, no requiere infraestructura de cables, ofrece la posibilidad de combinarse con redes ya existentes y utiliza un concepto compartido (acceso a Internet, impresoras, drivers, etc.).
Inconvenientes: El principal problema de las redes Wi-Fi está enla seguridad, puesto que las redes inalámbricas no disponen de barreras físicas que impidan la conexión; su mismo carácter inalámbrico hace que inicialmente las ondas de radio se reciban desde cualquier punto dentro de la zona de alcance.Existen importantes aplicaciones de esta tecnología en centros de distribución y en grandes superficies, donde se utilizan dispositivos como PDA o Tablet PC, que dotados de aplicaciones de almacén, se convierten en elementos muy útiles a la hora de realizar la supervisión de stocks o el seguimiento de los inventarios. La conectividad inalámbrica permite realizar cualquier operación de acceso a bases de datos,operaciones de contabilidad, pedidos, facturas...desde cualquier punto y sin necesidadde ningún elemento de conexión vía cable.
RFID: La RFID es una tecnología punta para la completa identificación de objetos de cualquier tipo que permite una rápida captura de datos demanera automática mediante radiofrecuencia. Se emplea, principalmente, en aquellas áreas donde las prestaciones de otras tecnologías de identificación no son suficientes como los códigos de barras, por ejemplo, en procesos logísticos, la gestión de materiales, la automatización industrial, el servicio posventa, etc.
La RFID basa su aplicación dentro de la gestión logística en el denominado EPC (Electronic ProductCode), un código electrónico de 96 bits, almacenado dentro de la etiqueta que contiene toda la información necesaria para la identificación de un producto. Similar al funcionamiento del código de barras, el EPC permite capturar a distancia los dígitos distintivos del artículo para incorporarlos a la información de una base de datos dando paso a procesos como los de facturación del producto o de baja de un inventario
Ventajas: Entre las diferentes ventajas del sistema RFID se pueden anotar la identificación sin contacto (también funciona sin contacto visual) y en menos de un segundo, el traspaso de distintos materiales, como por ejemplo el cartón o la madera,la posibilidad de leer y registrar datos en la memoria según se necesite, la resistencia en condiciones adversas (temperaturas extremas,humedad, etc.) y una mayor seguridad gracias a la protección de datos debido a una transmisión de estos cifrada. A todo ello hay que añadirla captura simultánea de muchos transpondedores (equipos de transmisión-recepción), e lque la forma y el tamaño de estos se puedan adaptar según las necesidades y que sea posible integrarlos completamente en el producto.
Inconvenientes: Los problemas que la RFID presenta son las posibles violaciones a la privacidad, que puede tener interferencias con ciertos materiales y su alto coste para muchas aplicaciones, principalmente,si se trata de gestionar productos baratos.
El Warehouse Management System o WMS es un software que permite el control de todos los recursos y mercancías relacionados con un almacén a fin de administrarlos de forma óptima
Ventajas: Subrayemos que se administran todos los recursos materiales y humanos del almacén, se optimizan los tiempos y movimientos en el almacenamiento, se produce el surtido y resurtido de mercancías, utilizando al máximo el espacio disponible. Además, se trata de una poderosa solución para automatizar los procesos de manipulación de inventario dentro del almacén, que apoya los procesos de la logística y permite la visibilidad dentro del "almacén enmovimiento" debido a sus capacidades de visualización de información en tiempo real.
Inconvenientes: Un inconveniente puede ser la dificultad de implantación de la aplicación y la necesidad de personal experto.
Reflexiones y recomendaciones
Lo primero que el empresario o el responsable de implantar la tecnología debe preguntarse es si dicha tecnología está al servicio de la compañía o la empresa al servicio de la tecnología. Muchos proveedores la ponen a disposición de las entidades, pero no las ayudan a optimizar su rendimiento, creando graves problemas y una dependencia de tal tecnología. Por otra parte, hay que tener en cuenta que los gestores están educados para dirigir empresas, no para gestionar tecnología, y lo que buscan son soluciones de negocio, no tecnología.
Sin embargo, numerosas soluciones de negocio que se requieren vienen a través de la tecnología. La principal recomendación que se puede dar es que hay que aprovechar las oportunidades que las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) representan para las actividades empresariales.Hoy en día las compañías que no utilizan la tecnología para la gestión de sus procesos están abocadas a su desaparición. No obstante,tienen que buscar soluciones que les ayuden al desarrollo de su negocio, conociendopreviamente tanto sus beneficios como susposibilidades de éxito. De igual modo, han de innovar no solamente en tecnología, sino en los productos, en los servicios y en los procesos, porque ésta en sí misma no aporta ninguna ventaja.
Futuro
Puesto que los directivos tienen dificultades para la gestión de la tecnología, puede parecer lógico que traten de externalizar aquello que les crea problemas y que no es su objeto de negocio.Por tanto, el futuro está en la externalización de dicha tecnología, entendiendo el software como un servicio.El software como servicio o ASP (Aplication ServiceProvider o proveedor de servicios de aplicaciones) es un modelo orientado a gestionar y entregar aplicaciones para organizaciones de un centro de datos a través de un sistema de red. Se trata de proveedores que ofrecen la utilización de estas aplicaciones de forma remota, generalmente a través del navegador de Internet,mediante pagos establecidos.
Estas soluciones se suministran y gestionan externamente, por lo cual en lugar de instalarse en las dependencias del cliente, se encuentran en las del proveedor ASP. De esta forma, la empresa que contrata el servicio paga única y exclusivamente por los recursos utilizados, evitando el sobredimensionamiento y la capacidad excesiva que siempre implica el modelo tradicional de inversión propia en hardware, software, comunicaciones y personal especializado.
Externalización en logística
Cuando se manejan "muchos a muchos" (de muchos proveedores a muchos clientes o de muchos orígenes a muchos destinos) en la cadena de suministro, un externalizador que ofrezca un estándar flexible puede desarrollar un marco mejor que el propio porque dispone de metodologías punteras que gestionan tal principio("muchos a muchos") con métodos just-in-time para mover materiales más eficientemente. Y es que en este campo la comunicación y la colaboración en la entrega de los productos justo a tiempo están emergiendo como un método eficientey económico.
Si tomamos como ejemplo el caso del WMS, el proveedor ASP dispondría en su centro de datos del hardware, software, comunicaciones y personal experto, todos ellos del más alto nivel, y los usuarios del almacén se conectarían a este software remoto a través de Internet tras un previo proceso de identificación y autenticación. Adicionalmente, el proveedor pondría a disposición del cliente un servicio de atención multicanal para la solución de incidencias y necesidades. La empresa que contrata este servicio cambiaría la inversión en dichos sistemas por un pago (mensual o anual) obteniendo una mayor calidad en el servicio tecnológico.
Consideraciones finales
Es trascendental tener en cuenta que no todas las tecnologías de almacenamiento disponibles pueden sernos útiles para nuestro almacény negocio. Además, las diferentes tecnologías suelen dar soluciones parciales dentro de alguna de las partes de la cadena de valor del almacén. Por ello, es imprescindible hacer un planteamiento integral de las necesidades, comenzando por un análisis de los objetivos, y replantear su organización. A partir de aquí ya se podrá aplicar la tecnología necesaria que simplifique, automatice y mejore los procesos y los flujos de información y personas.
En resumen, la tecnología seleccionada tendrá que adaptarse a nuestros objetivos. De esta forma, el software como servicio o modelo ASP se muestra como una de las opciones de futuro en la gestión de almacenes, al permitir a las empresas externalizar unas funciones para las que no es experta, evitando inversiones al cambiarlas por servicios.