Gestión de almacén en la nube: accesibilidad y seguridad

La gestión de un almacén en la nube implica la utilización de un software de gestión de almacenes (SGA) en la modalidad SaaS (Software as a Service). 

A partir de una cuota mensual, la empresa accede de manera fácil y rápida a las funcionalidades del programa, que almacena de forma segura los datos en servidores externos gestionados por la compañía proveedora del sistema.

Definición de gestión de almacén en la nube

La gestión de almacén en la nube hace referencia a un almacén que dispone de un software de gestión implantado en la modalidad SaaS, con una interfaz 100% web y a la que se accede desde cualquier dispositivo mediante una conexión a internet. Para ejecutar y almacenar los datos del programa, se utilizan servidores externos, por lo que no es preciso que el hardware esté alojado en las instalaciones de la empresa. El cliente paga una cuota mensual por licencia, sin tener que asumir el coste de instalación ni el mantenimiento de infraestructura y servidores propios.

Este modo de contratación crece con fuerza frente a la modalidad on-premise, en la que el sistema de gestión se instala en un servidor alojado en la empresa. Si bien en este caso las licencias de uso quedan en propiedad del cliente de forma permanente, la necesidad de contar con servidores propios hace que la inversión inicial sea significativamente más elevada. Según un estudio de la consultora Grand View Research, las empresas prefieren la modalidad SaaS porque el coste de implementación y mantenimiento es menor.

Funcionalidades más destacadas

Contar con un SGA en la nube aporta múltiples ventajas, entre las que sobresalen:

• 100% en la nube. Toda la información y los datos que se generan en el almacén se capturan y almacenan en la nube mediante la tecnología cloud computing.
• Multiusuario. El número de licencias puede ampliarse o reducirse en función del volumen de trabajo y la demanda del producto.
• Multidispositivo. Se puede acceder al software desde cualquier ordenador o dispositivo portátil (tablet o smartphone) que disponga de una conexión a internet. 
• En tiempo real. El inventario del almacén se actualiza constantemente cuando entra un producto, se almacena, se prepara un pedido o se envía al cliente. 
• Escalable. Las funcionalidades del software pueden ajustarse, modificarse y ampliarse según las necesidades con el fin de adaptarse al crecimiento y fluctuaciones del negocio.
• Seguro. No hay riesgo de pérdida accidental de datos puesto que se realizan copias de seguridad de manera automática.

Cada vez más empresas gestionan sus almacenes mediante un software de gestión en la modalidad SaaS, independientemente del sector y del tipo de producto con el que trabajen.

Funciones de control de inventario

La gestión de almacén en la nube permite hacer un control de inventario exhaustivo al monitorear con exactitud todos los movimientos de stock.

• Stock en tiempo real. El software asigna un código a cada unidad de carga, por lo que se puede identificar en todo momento dónde se encuentra cada referencia y la cantidad disponible. Así, el control del stock es completo. 
• Flujos de mercancía. El programa de gestión coordina tanto el movimiento manual de mercancía como el de los equipos automáticos, con vistas a la trazabilidad de todos los productos.
• Entorno multialmacén. Un software de gestión en la nube garantiza el éxito en realidades multialmacén al integrar y sincronizar la información de las distintas referencias a lo largo de las diferentes etapas por las que pasa un producto. 
• Tienda y almacén. Se sincroniza el catálogo entre todos los puntos de venta ─offline y online─ según el stock disponible en almacén.

Las diferentes funciones que puede efectuar el software de gestión en la nube ayudan a mejorar el rendimiento de toda la cadena de suministro.

Funciones para picking

La gestión del almacén en la nube ha de asegurar la ejecución exitosa de una de las tareas más complejas: la preparación de pedidos. El SGA diseña la estrategia y guía a los operarios en las tareas de picking.

• Optimización de rutas. Se establecen las rutas de picking óptimas con el objetivo de disminuir los desplazamientos de los operarios y agilizar su labor.
• Pedidos single-unit. El programa organiza la preparación de pedidos formados por una sola referencia. Esto es muy habitual en almacenes que emplean el método cross-docking, es decir, que expiden la mercancía directamente sin almacenarla.
• Pedidos multi-unit. El sistema también coordina el picking de múltiples referencias por pedido, una función muy característica de la logística e-commerce.
• Integración con dispositivos de ayuda. El SGA puede integrarse con diversos sistemas de asistencia al picking, como el pick-to-light o el voice-picking. 

El principal beneficio que aporta un software de gestión en la preparación de pedidos es la eficiencia. Un SGA minimiza los errores, recorta costes y mejora el servicio al cliente, así como el bienestar laboral de los operarios.

Funciones de gestión de mercancía

Un software de gestión de almacenes en la nube facilita la gestión de la mercancía durante las operativas de almacenaje y de recepción y expedición de la mercancía.

• Recepción de mercancía. En el proceso de recepción de mercancía, el SGA se coordina con el ERP de la empresa para conseguir una operativa libre de errores. Recibe la orden de entrada (advanced shipping notice) y organiza la gestión del muelle. Además, permite introducir los datos del stock recibido y generar la etiqueta para que el operario la adhiera a la unidad de carga.
• Almacenaje. El software de gestión de almacenes en la nube posibilita parametrizar un conjunto de reglas y criterios para asignar automáticamente una ubicación para cada unidad de carga, en función de múltiples criterios (rotación de existencias, lote de producción o fecha de caducidad, entre otros). Easy WMS de Mecalux incorpora  la funcionalidad avanzada de slotting, que recomienda periódicamente la reubicación de ciertos productos en base a estimaciones de venta o previsiones de demanda.
• Expediciones. Con el WMS SaaS de Mecalux pueden crearse órdenes de salida para simplificar la gestión de expediciones de mercancía. Easy WMS, por ejemplo, clasifica estas órdenes dependiendo de la ruta de expedición, además de coordinar las estaciones de trabajo donde los operarios consolidan y empaquetan el pedido.

Gracias a las funciones del software de gestión de almacenes en cuanto a la gestión de la mercancía, el responsable logístico puede controlar dónde y en qué estado se encuentra el stock en tiempo real. 

Integraciones

El software de gestión de almacenes en la nube se integra con el resto de aplicaciones informáticas que están implementadas en la compañía.

• ERP. La integración entre los sistemas SGA y el ERP (Enterprise Resources Program) puede realizarse de distintas formas: fichero a fichero (XML o EDI) o a través de bases de datos de intercambio, de servicios web o de un conector específico (como es el caso de SAP y SAP WM). Ambos software trabajan en sintonía, pero no usan la misma plataforma ni están diseñados para cumplir con la misma función. 
• Equipos automáticos. El SGA también se comunica con el sistema de control de almacenes (WCS), que gestiona todos los elementos automatizados del almacén, siguiendo las instrucciones, reglas y criterios de ubicación establecidos por el SGA. 
• Comunicación con las agencias de transporte. El módulo Multi Carrier Shipping permite la integración del SGA con el programa de gestión de las agencias de transporte y así poder coordinar el proceso de expedición mediante el intercambio de ficheros de información.
• Sincronización del catálogo online con el stock físico. Easy WMS cuenta con la funcionalidad avanzada Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, que posibilita sincronizar el catálogo de la tienda online o de un marketplace (Amazon o Ebay, por ejemplo) con el almacén físico.

La interacción del software de gestión con los diversos programas que participan en la cadena de suministro de cualquier empresa es permanente y bidireccional. 

Gestión del almacén en la nube: la solución más eficiente

La gestión de almacén en la nube aporta importantes ventajas competitivas: optimiza costes al reducir la inversión inicial, agiliza el tiempo de implementación y aumenta la flexibilidad y la escalabilidad a la hora de adaptarse a las variaciones y al crecimiento del negocio. 

Si estás interesado en conocer más detalles de cómo un software de gestión en la nube puede ayudar a mejorar los procesos de tu almacén, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto te asesorará sobre la mejor solución para tu compañía.