El 'advanced shipping notice' (ASN / EDI 856) acelera las recepciones de mercancía

El advanced shipping notice o advance ship notice (ASN) nace como respuesta a la necesidad de reducir errores en las entregas de mercancía, sobre todo en el entorno B2B. Este documento electrónico, que incluye información detallada sobre el contenido del envío, automatiza el trasvase de información de mercancía entre proveedor y cliente, agilizando la recepción de mercancías.

En este artículo analizamos qué es este documento electrónico, qué información recoge y cómo se integra con los distintos software de la compañía.

¿Qué es el 'advanced shipping notice' (ASN)?

El advanced shipping notice, también conocido en ocasiones como advanced shipment notification, es un documento electrónico enviado automáticamente por el software de un proveedor a la empresa o almacén receptor de la mercancía una vez esta ha sido expedida. En otras palabras, este documento electrónico indica que el pedido ya se ha expedido (aviso de expedición) para que el cliente pueda preparar la recepción de la mercancía.

El ASN acelera este proceso logístico y hace posible que, al llegar mercancía a un almacén, con solo leer su código de barras se disponga de los datos relevantes necesarios para realizar su recepción (producto en cuestión, unidades, proveedor, fecha de expedición, etc.). De esta forma, los operarios se anticipan a su llegada y no pierden tiempo analizando documentación, realizando averiguaciones o volcando información en el sistema.

Esta notificación se envía como EDI (electronic data interchange o, en español, intercambio electrónico de datos). Los mensajes EDI son un sistema que permite enviar documentación digitalizada bajo un estándar internacional para que pueda ser leída e interpretada de modo automático por distintos software. Esto ahorra tiempo, costes y, sobre todo, elimina errores derivados de la gestión manual de documentos.

El ASN se ampara en diferentes estándares internacionales que están ampliamente aceptados en sectores como el del retail, el e-commerce o la automoción. En Estados Unidos, es común el estándar EDI 856 (definido por la organización X12, del American National Standard Institute ―ANSI―). En el resto del mundo, suele utilizarse el estándar DESADV o Despatch advice message (en el marco de UN/EDIFACT, que son un conjunto de estándares desarrollados por Naciones Unidas).

En definitiva, el advanced shipping notice supone una evolución para las entregas logísticas: notifica automáticamente al programa del cliente qué mercancía va a recibir, en qué condiciones y de quién proviene, lo que agiliza procesos y elimina errores en el traspaso de información y la gestión de los productos.

¿Qué información contiene el 'advanced shipping notification'?

El advance shipping notice contiene información relativa al envío, así como las características físicas del producto o mercancía. Esto lo obtiene del software de gestión de almacén (SGA) y del ERP.

Este documento electrónico incluye, entre otros:

• Número y fecha de envío
• Fecha y condiciones de entrega
• Información relacionada con el envío del paquete (direcciones, condiciones de transporte, etc.)
• Orden y datos del pedido (qué mercancía y en qué cantidad se entrega, número de serie y lote del producto, etc.)
• Unidad de carga detallada (tipo de packing o embalaje…)
• Código SSCC o GSI 128 para agilizar la recepción

De esta manera, la compañía dispone de una mejor trazabilidad sobre el pedido en camino, al conocer con detalle la mercancía expedida, en qué fecha ha salido del almacén y cuándo se prevé la llegada a destino.

Beneficios del 'advanced shipping notice'

Métodos de organización de la producción y el almacenaje como el just-in-time demandan soluciones logísticas flexibles, que aseguren una rápida recepción del material y un estricto control del stock, incluso cuando este no se ubique en el almacén. Entre sus ventajas destacan:

• Visibilidad completa de la recepción de pedidos: este documento electrónico garantiza que las compañías ejerzan un control sobre sus pedidos, sabiendo en todo momento cuándo ─y dónde, si es una empresa multialmacén─ van a recibirlos y en qué condiciones.
• Precisión en el envío de productos: el ASN valida que el pedido expedido por el proveedor se corresponde con el recibido por el cliente, evitando errores en la entrega de mercancía.
• Agilidad en la recepción de mercancías: los operarios del almacén pueden prepararse con antelación para realizar las recepciones, optimizando así el espacio y los recursos humanos.

El requisito para implementar el sistema ASN y poder beneficiarse de estas ventajas es la digitalización de la gestión del stock en el centro logístico. Para ello necesitaremos, en primer lugar, un software de gestión de almacén (SGA), que es el que conoce al detalle la situación de los productos en el almacén y el momento exacto en el que se expiden. Por otra parte, el ERP puede proporcionar información adicional sobre las características de la mercancía (fecha de caducidad, etc.) que es importante incluir en el ASN. La correcta combinación de ambos software hace posible que un sistema de advanced shipping notice funcione de forma fluida.

¿Cómo se genera y recibe el ASN?

El advanced shipping notification es un documento electrónico que puede ser generado y enviado de manera automática tanto por el sistema de gestión de almacenes como por el ERP.

Por parte del almacén receptor, un SGA avanzado, como es el caso de Easy WMS de Mecalux, recoge esta información y asigna un pulmón de recepción, registrando los productos que entrarán en el almacén previamente a la recepción física de los mismos. Además el SGA permite generar e imprimir las etiquetas con los datos de cada artículo que va a recibirse y que, posteriormente, los operarios colocarán en cada paquete al realizar la recepción.

Esa es la operativa logística que lleva a cabo, por ejemplo, la multinacional especializada en material médico Intersurgical en su nuevo almacén de Wokingham, en Reino Unido. Esta instalación opera mediante recepciones preavisadas: el ERP recibe el ASN desde el software del proveedor y lo transmite a Easy WMS para que genere e imprima una etiqueta para cada producto. Una vez realizadas las comprobaciones pertinentes, los operarios colocarán cada etiqueta en su paquete correspondiente.

Una operativa similar es la que tiene lugar en el nuevo almacén de Ixos Cealco en sus instalaciones de Granollers (España). Al trabajar con proveedores de más de 50 países, la dirección logística apostó por los advanced shipping notice como la solución para incrementar la eficiencia en la recepción de mercancías. Actualmente, el ERP de Ixos Cealco informa previamente a Easy WMS de las recepciones, facilitando el trabajo de comprobación de los operarios.

ASN, agilidad para la logística 4.0

La sincronización en el envío de datos entre emisor y receptor de mercancías garantiza una mayor eficiencia en los procesos logísticos de una compañía. El advanced shipping notice asegura que los operarios que recepcionan la mercancía puedan prever qué pedidos se recibirán y cuándo, lo que permite preparar los muelles de descarga y habilitar zonas del almacén para que esté todo listo en el momento preciso.

Asimismo, este sistema posibilita contar con una mayor trazabilidad sobre los productos, tanto por parte del emisor como del receptor: se puede saber, en todo momento, cuándo está previsto el envío y a qué instalación logística está destinado.

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