Las ventajas de tener un SGA/WMS en la nube

Tener un SGA/WMS en la nube simplifica la instalación de un software de gestión de almacenes y lo hace accesible a cualquier compañía. Su ejecución y el almacenamiento de datos se traslada a servidores externos al almacén, por lo que las empresas no tienen que preocuparse de la adquisición y mantenimiento de los equipos donde se ejecuta el software. Aunque las ventajas son claras, también deben considerarse ciertos condicionantes a la hora de acogerse a esta modalidad.

En el sector logístico cada vez está más extendido el uso de software en la nube. Tanto es así que, según un estudio de la compañía alemana Axit/Siemens, más del 50% de los expertos logísticos encuestados ya emplean servicios cloud para gestionar sus procesos y un 20% tiene previsto hacerlo próximamente.

¿Pero cuáles son las ventajas y los inconvenientes de apostar por una aplicación en la nube? En este artículo ponemos en valor el software SaaS y los beneficios que aportan a las empresas.

La tecnología cloud en logística

Un software en la nube o SaaS (acrónimo de software as a service) se contrapone a las aplicaciones on-premise, que deben ejecutarse en los servidores propios de la empresa. En cambio, con un servicio en la nube, el software funciona en servidores de un proveedor cloud especializado y la empresa accede a la herramienta mediante una conexión a internet. Se desentiende en este caso tanto del hardware de su servidor como de su mantenimiento, copias de seguridad e integridad de los datos.

La comodidad no solo está en el uso, también en el desembolso económico. En la versión on-premise, además del coste de los equipos, la empresa debe asumir el coste inicial de unas licencias perpetuas. Por el contrario, la versión cloud adopta un modelo de suscripción y el coste se distribuye a lo largo del tiempo. Digamos que el capex, es decir, la inversión inicial es mucho menor con un software SaaS.

Es habitual que los proveedores de software logístico ofrezcan ambas modalidades. El responsable logístico deberá decidir cuál es la más conveniente según las necesidades de la compañía. Entre las múltiples aplicaciones logísticas que presentan la modalidad SaaS, más allá de los SGA/WMS, también encontramos los ERP, los MES o los TMS, entre otros.

La instalación de un SGA en la nube

El funcionamiento de un WMS en la nube es el siguiente: el cliente contrata el servicio de un WMS y el proveedor configura todas las estaciones de trabajo y terminales de radiofrecuencia para que se comuniquen directamente con el servidor en la nube. El cliente, por lo tanto, no requiere de grandes instalaciones, tan solo de una conexión a internet de baja latencia y suficiente ancho de banda en cada uno de los equipos en los que se implantará el software SaaS.

En el caso de Mecalux, como proveedor de sistemas de gestión de almacenes, se acompaña al cliente a lo largo de todo el ciclo de vida del SGA: desde su conceptualización hasta su desarrollo, implantación, puesta en marcha, e incluso mantenimiento y soporte.

De hecho, Mecalux pone a disposición del cliente técnicos de Easy WMS que validan la fase de despliegue y están presentes en el almacén en los primeros pasos del SGA, a fin de que el usuario se familiarice con el nuevo software.

Ventajas (e inconvenientes) de implantar un SGA en la nube

La digitalización de los sistemas de gestión logísticos supone un avance indispensable para adaptarse a la cadena de suministro integrada. La trazabilidad del producto y la gestión de las devoluciones, entre otros desafíos, obligan a las compañías a intercambiar información con clientes y proveedores. En ese contexto, implantar un software de gestión en la nube aporta las siguientes ventajas:

• Menor inversión inicial: al no tener que contar con servidores propios y poder pagar las licencias mediante una cuota periódica, se reduce la inversión inicial sustancialmente.
• Flexibilidad: las aplicaciones on-premise suelen utilizarse con un número fijo de licencias, mientras que las SaaS permiten disponer de un número de licencias variable, muy útil para empresas con operativas de alta estacionalidad. Además, para las empresas que posean múltiples almacenes, un SGA en la nube garantiza la sincronización entre el stock que se almacena en esas instalaciones, así como de las distintas operativas que tienen lugar.
• Mantenimiento y seguridad: el cliente no necesita de personal IT especializado en sistemas informáticos para el mantenimiento, backup e integridad tanto de las bases de datos como de la propia aplicación.

Contrariamente, implementar una solución SaaS también se asocia -no siempre de manera justificada- a algunas desventajas:

• Menor control sobre los datos: a muchas organizaciones les causa temor el hecho de transferir información desde sus propios servidores hasta los del proveedor por posibles fugas de información. Sin embargo, es mucho más probable que haya errores y fugas cuando los datos se almacenan en un servicio del cliente, pues estos están menos protegidos ante los peligros de la red.
• Dependencia de la conexión a la red: implementar un SaaS implica depender completamente de la conexión a Internet. Si bien eso no es un problema en los centros urbanos, aún hay polígonos industriales donde el acceso a Internet de calidad no es tan bueno como debería. Eso sí es un factor importante a considerar.

En general, cada vez más compañías apuestan por soluciones en la nube, ya que externalizan la seguridad y el mantenimiento de la aplicación, lo que redunda en una disminución de los costos en el almacén. Además, un SGA en la nube alberga una estructura más flexible, que permite adecuarse a los picos de trabajo de un almacén. En todo caso, lo ideal es evaluar las distintas opciones con el proveedor del software, quien te aconsejará sobre la mejor solución para tus necesidades.

Clientes satisfechos con un WMS en la nube

Mecalux cuenta con un sistema de gestión de almacenes, Easy WMS, que ha sido reconocido durante varios años por la consultora internacional Gartner. El SGA de Mecalux, una solución ideal que ofrece un control sobre el inventario en tiempo real, está disponible en modalidad SaaS y on-premise. Estos son solos tres ejemplos de algunas de las instalaciones entre los 36 países que han confiado en Easy WMS:

• Caffè D’Autore: aparte de equipar el almacén de esta compañía distribuidora de máquinas de café espresso con estanterías para picking, Mecalux ha implantado Easy WMS en su versión cloud con el fin de conocer en tiempo real el inventario. “Con Easy WMS de Mecalux hemos optimizado las operativas y los espacios de nuestro almacén. También hemos eliminado los errores y mejorado el servicio. En definitiva, somos más rápidos y eficientes a la hora de atender a los clientes”, afirma el director del departamento técnico de la firma.
• Casintra: los operadores logísticos, como es el caso de Casintra, se sirven de sistemas de gestión de almacenes para sincronizar su stock y el de sus clientes. El SaaS de Easy WMS permite a la empresa trabajar en línea con todos sus clientes a un coste muy reducido mediante una red privada completamente segura. Así lo explica Javier García, director de operaciones de Casintra: “nuestros clientes acceden a Easy WMS para conocer el estado de su inventario tan solo introduciendo una contraseña”.
• Danone: la compañía agroalimentaria requería de un software que le organizara los más de 700 pedidos diarios que asume la instalación. Por ese motivo, Danone confió en la solución en la nube de Easy WMS a fin de garantizar la trazabilidad de sus productos a lo largo de la cadena de suministro. Además de Easy WMS, la multinacional incorporó Multi Carrier Shipping Software y Supply Chain Analytics con el objetivo de ser más eficiente en última milla logística, a la vez que contar con una política de análisis y mejora continua en el almacén. “Consideramos que el SGA, Easy WMS, tenía un coste que se ajustaba a lo que estábamos buscando y los plazos de implantación eran razonables. Asimismo, el hecho de que Mecalux sea una empresa sólida y reconocida en el mercado ayudó a decidirnos”, señala el Supply Chain Director Iberia de Danone.

¿Por qué debo implantar un SGA SaaS?

La logística es, al fin y al cabo, la garantía de que el cliente recibe el artículo en los términos acordados previamente. Para agilizar este proceso, las compañías adquieren sistemas de gestión de almacenes ubicados en la nube, más flexibles y adaptables a las necesidades de cada empresa en comparación con las versiones on-premise.

Un SGA en la nube les permite rebajar la inversión inicial de implantar un software y les garantiza el mantenimiento del sistema y la protección de los datos que se generan en las instalaciones. Si deseas más información sobre las soluciones SaaS de Easy WMS, no dudes en contactar con nosotros, un experto consultor te asesorará sobre la mejor solución para tu empresa.