¿Qué es un sistema TMS de transporte?

Un TMS es un software logístico que ayuda a todo tipo de compañías a maximizar el transporte de mercancías. En un contexto en que los clientes demandan entregas rápidas, esta tecnología favorece una gestión más eficiente de la cadena de suministro.

¿Qué es un TMS y para qué sirve en logística?

Un TMS (siglas de transport o transportation management system) es un sistema de gestión de transporte que controla todos los procesos logísticos relacionados con el traslado de mercancías, ya sea por vía aérea, marítima o terrestre.

Esta tecnología emplea algoritmos para la optimización de rutas y para asegurar la entrega de los pedidos a clientes, puntos de recogida o centros de distribución, entre otros. Para lograrlo, el TMS gestiona información vinculada con la expedición de la mercancía y la pone a disposición de proveedores, transportistas y clientes.

Un sistema de gestión de transporte también automatiza tareas como la creación de la documentación necesaria para el cumplimiento comercial y la facturación de fletes. Además, monitoriza los envíos en tiempo real y facilita la toma de decisiones mediante el análisis de datos, lo que contribuye a disminuir costes operativos.

¿Cuáles son las características de un software TMS?

El TMS es una herramienta clave para la gestión del transporte, que coordina, supervisa y optimiza cada etapa del proceso de distribución. Al conectarse con plataformas como el ERP o el SGA, propicia una cadena de suministro integrada.

El sistema de gestión de transporte ejecuta cinco funciones principales:

• Planificación. Programa la distribución de la mercancía maximizando la carga y seleccionando el modo de envío más efectivo. Analiza factores como el coste, la distancia, el servicio disponible y la ocupación de los vehículos. Así, garantiza la disponibilidad de transportistas y minimiza retrasos derivados de una mala asignación de recursos.
• Monitorización y visibilidad. Proporciona visibilidad en tiempo real del estado de los envíos desde su salida del almacén hasta la entrega final. Igualmente, puede aplicar acciones correctivas para asegurar que el viaje se complete según lo planeado y enviar alertas a los clientes sobre el estado de sus envíos.
• Gestión de franjas horarias. Planifica los horarios de carga y descarga de mercancía para evitar esperas innecesarias y retrasos. Al gestionar las franjas horarias en los muelles, se limitan los cuellos de botella y tiempos de inactividad, con vistas a un flujo de trabajo más productivo.
• Creación de informes. Genera análisis avanzados sobre las rutas de los transportistas y el desempeño de las operativas. A través de cuadros de mando y análisis de datos, las empresas pueden identificar oportunidades que rebajen costes innecesarios.
• Facturación y pagos. Automatiza el proceso de gestión de cobros con el objetivo de aminorar la carga administrativa y mejorar la eficiencia operativa de la empresa, de cara a una mayor precisión y agilidad en las transacciones.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema TMS?

Una plataforma TMS en logística proporciona las siguientes ventajas:

• Disminución de costes. Permite recortar gastos administrativos al gestionar tarifas de transporte. También optimiza los envíos al identificar las opciones más rentables, a la vez que configura rutas y cargas para ahorrar en combustible, peajes y tiempos de inactividad.
• Mejora de la eficiencia. Los TMS permiten una planificación de rutas y de envíos más precisa, además de conseguir la puntualidad en las entregas. Al automatizar tareas y centralizar la información, reducen errores humanos y agilizan la gestión de recursos como vehículos, conductores y almacenes, previniendo retrasos.
• Mayor visibilidad. Un TMS funciona como una torre de control que hace un seguimiento pormenorizado de los movimientos de bienes, lo que facilita la identificación de incidencias con rapidez.
• Cumplimiento normativo. El TMS automatiza la gestión documental para que los envíos cumplan con los requisitos legales y aduaneros de cada país. El sistema identifica regulaciones aplicables para cada envío y genera la documentación necesaria.
• Satisfacción de los clientes. Mejora la experiencia de los usuarios al mantenerlos informados en tiempo real sobre el estado de sus pedidos mediante un seguimiento del proceso de entrega. Al mismo tiempo, simplifica la facturación y el pago, agilizando las transacciones.

¿Qué empresas utilizan el sistema TMS?

El TMS es una herramienta utilizada por negocios de diferentes sectores que necesitan impulsar el transporte de mercancías. Algunos ejemplos donde es habitual encontrar este software:

• Logística y transporte. Las empresas dedicadas a la logística y distribución implementan sistemas TMS para optimizar rutas, gestionar flotas y aportar visibilidad en tiempo real a sus clientes.
• Fabricantes. Utilizan un TMS para gestionar la distribución global de sus productos, asegurando el desempeño y el cumplimiento de plazos.
• Mayoristas y minoristas. Los mayoristas gestionan grandes redes de distribución, mientras que los minoristas, especialmente aquellos con múltiples tiendas o presencia en línea, distribuyen a sus puntos de venta o directamente a los consumidores.
• Comercio electrónico. Los e-commerce se benefician del TMS al acelerar la entrega de productos a sus clientes y ofrecer tiempos de entrega rápidos y eficientes.

La integración del TMS y el WMS

El TMS suele integrarse con el ERP de la empresa para recibir y gestionar toda la información relativa a los pedidos a distribuir, racionalizando así la planificación y ejecución del transporte. 

Asimismo, el TMS puede vincularse con el software de gestión de almacenes (SGA o WMS), lo que proporciona a la empresa una visión más completa y rigurosa de la cadena de suministro. Conectar ambos sistemas de información logística rentabiliza la gestión del inventario y la distribución, mejora la precisión de los envíos y garantiza una comunicación fluida entre los diferentes actores involucrados.

Cuando los pedidos se han preparado, el SGA transmite al TMS los detalles del envío para ahorrar tiempo y evitar errores. El objetivo último es que los productos lleguen a su destino a tiempo, en perfecto estado y de la manera más eficiente posible.

La importancia de la gestión del transporte

En un entorno donde la rapidez y fiabilidad en las entregas son fundamentales, el TMS se ha convertido en un aliado para optimizar la gestión del transporte. Su integración con otros sistemas logísticos, como el SGA, permite a las empresas mejorar la trazabilidad, reducir costes y procurar la satisfacción del cliente. En Mecalux, desarrollamos Easy WMS, un software diseñado para agilizar la operativa logística. Si buscas una solución efectiva para integrar tu almacén con el transporte, contacta con nosotros y descubre cómo impulsar tu cadena de suministro.