Albarán digital: qué es, ventajas de uso y ejemplo

La digitalización de la logística ha impulsado la materialización de procesos más eficientes y trazables. Entre las soluciones más habituales, se encuentra el albarán digital, un documento determinante para optimizar la gestión de entregas y reducir el uso de papel. Su adopción facilita la automatización de procesos y mejora la precisión en la cadena de suministro.

¿Qué es un albarán digital?

El albarán digital es la versión electrónica del albarán de entrega en papel. Se trata de un documento que acredita la entrega de la mercancía, detallando información relevante como los datos del remitente y el destinatario, los productos enviados, sus cantidades o el peso y volumen de cada paquete. Al igual que las etiquetas de envío, la digitalización del albarán asegura la trazabilidad documental y de las operaciones, integrándose fácilmente con un software de gestión empresarial (ERP) o un sistema de gestión de almacenes, como Easy WMS.

¿Qué ventajas tiene utilizar albaranes digitales?

El albarán electrónico aporta varios beneficios a la logística y a la administración de una empresa. Algunos de los más relevantes son:

• Mayor eficiencia administrativa. Elimina el uso de papel y agiliza la gestión documental, acortando los tiempos en la emisión y archivo de documentos.
• Disminución de errores. Minimiza equivocaciones humanas derivadas de la gestión manual e impulsa la validación automática de datos. 
• Acceso inmediato a la información. Los datos del albarán están disponibles en tiempo real para todas las partes involucradas. 
• Mejora de la trazabilidad. Fomenta el seguimiento de los pedidos. En logística inversa agiliza la gestión de las devoluciones.
• Sostenibilidad. Contribuye al descenso en el consumo de papel y a una gestión documental más ecológica.
• Integración con otros sistemas. Se puede conectar con un SGA, ERP y con plataformas de transporte, automatizando procesos y alcanzando la sincronización de datos.

En resumen, la digitalización del albarán permite optimizar la logística, bajar la tasa de error y potenciar la trazabilidad, convirtiéndose en una herramienta decisiva para la transformación digital de la cadena de suministro.

Tipos y ejemplo de albarán digital

Existen varios formatos de albaranes digitales, siendo los archivos PDF los más habituales. Algunos tipos comunes son:

• Albarán en un sistema SGA o ERP. Muchas empresas generan albaranes en formato PDF desde el SGA o el ERP. El software incluye toda la información de forma automática y puede consultarse en cualquier momento.
• Albarán en aplicaciones de transporte y logística. Operadores logísticos como DHL, UPS o Fedex utilizan albaranes digitales en sus aplicaciones móviles. Al igual que la prueba de entrega electrónica, estos documentos se firman digitalmente y, después, el cliente recibe una copia en su correo electrónico.
• Albarán electrónico en plataformas EDI. A través del intercambio electrónico de documentos (EDI) se generan y comparten albaranes sin necesidad de copias físicas. Se usa mucho en sectores como la automoción o la distribución, con estándares como EDIFACT o ANSI X12.

El siguiente ejemplo muestra un albarán digital generado automáticamente con Easy WMS de Mecalux. Gestionar este documento desde un SGA permite llevar un control de todo el proceso de empaquetado y expedición de la mercancía en un único sistema.

Cómo el SGA optimiza la gestión del albarán digital

Un sistema de gestión de almacenes es fundamental para la generación automatizada del albarán digital, ya que organiza la información de cada operación logística en tiempo real. Este software, como puede ser el caso de Easy WMS, coordina la entrada y salida de mercancías, controla el inventario y valida cada movimiento, garantizando que los datos reflejados en el albarán sean precisos y actualizados.

La digitalización elimina los errores manuales y agiliza el intercambio de información con clientes y transportistas. Un SGA integrado con otros sistemas, como un ERP o una plataforma de transporte, facilita la transmisión automática del albarán digital, acortando tiempos administrativos y asegurando la trazabilidad de los envíos.

Además, el uso de albaranes digitales posibilita verificar la entrega mediante firmas electrónicas o códigos QR, fortaleciendo la transparencia en la cadena de suministro y optimizando la gestión documental.

Transformación digital de la logística

La implementación del albarán digital representa un paso clave en la modernización de la logística. Su capacidad para incrementar la trazabilidad, reducir errores y rentabilizar procesos lo convierte en una herramienta indispensable en la gestión de almacenes y distribución. Contacta con nosotros si te planteas digitalizar tu logística y quieres dar el salto a una cadena de suministro más eficiente y sostenible.