¿Qué es la gestión de stock? Guía para dominar esta ciencia en el almacén

La gestión de stocks abarca todas las operaciones dedicadas a regular el flujo de mercancías o productos en una empresa. Esta disciplina se encarga de garantizar que los costes derivados de mantenimiento de inventarios sean mínimos sin que ello interfiera en el servicio que se le da al cliente.

Las políticas de gestión de stocks a nivel empresarial establecen las respuestas a cuestiones como: ¿cuál es el nivel de stock ideal para cada referencia? ¿Cuándo realizar los pedidos de reposición de stocks? ¿Qué cantidad debemos adquirir de cada referencia?

La parcela de gestión de stocks que atañe al funcionamiento del almacén engloba tareas como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario o los métodos de gestión de existencias (como FIFO, FEFO o LIFO), entre otras. A lo largo de nuestro artículo nos centraremos en este ámbito específico de la gestión de inventario.

Diferencias entre control de stock, gestión de stock y optimización de stock

Dentro del ecosistema de la organización del almacén, los conceptos de control, gestión y optimización de stocks están relacionados y, por ello, en ocasiones surgen dudas respecto a qué hace referencia exactamente cada uno de ellos:

• Si utilizamos un símil, el control de stock es una fotografía al detalle de las existencias que hay en el almacén, incluyendo toda la información respecto a la cantidad, características y ubicación de cada producto. La fiabilidad de este registro es fundamental para prevenir errores que lastren la actividad del almacén.
• La gestión de stock en el almacén se refiere a la forma de organizar todos los flujos de materiales en el almacén. Este término abarca acciones como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario, la ordenación de las reposiciones o los sistemas de movimiento de mercancías como FIFO, FEFO o LIFO, entre otras.
• La optimización del inventario: recoge las tareas encaminadas a mejorar la productividad del stock almacenado. Por ejemplo, con la ayuda de software especializado se puede analizar el histórico del almacén para mejorar el slotting o emplazamiento de productos, o también permite realizar mapas de calor que detecten ineficiencias y así eliminar cuellos de botella.

Se han desarrollado programas informáticos que tratan de lograr los objetivos ligados a cada concepto. En general, los sistemas de gestión de almacén cuentan con funcionalidades que asisten en las distintas tareas asociadas, como veremos en detalle más adelante.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de inventarios?

El objetivo de la gestión de stocks es encontrar el equilibrio entre los siguientes factores:

- Ajustar el nivel de stock a la demanda de forma eficaz

La tenencia de stocks en el almacén se calcula a partir de las previsiones de la demanda. De esta forma, el inventario no se comportará igual en un sector con un consumo más o menos estable de los productos que en otro profundamente marcado por la estacionalidad.

Dentro del aprovechamiento del big data aplicado a la cadena de suministro, la disciplina conocida como Demand Forecasting se encarga de realizar avanzadas previsiones de demanda en función de los datos de ventas, las tendencias del mercado, la competencia y otros indicadores económicos.

- Asegurar un buen nivel de servicio

Trasladado a la gestión de stocks, el nivel de servicio sería: la capacidad del almacén de localizar una referencia, empaquetarla, enviarla y entregarla con una excelente precisión, en perfectas condiciones y en un corto tiempo de entrega.

En este sentido, siempre hay que encontrar un equilibrio para que el mayor nivel de servicio no eleve los costes de almacenamiento de manera desproporcionada.

El auge de la logística omnicanal y de la hiperconectividad característica de la logística 4.0. ha disparado el nivel de exigencia de los consumidores, en especial de aquellos que adquieren los productos online.

Esto se refleja tanto en el servicio dirigido a cliente final como a tiendas: las roturas de stock son cada vez menos toleradas por los consumidores, que no dudan en acudir a la competencia si no encuentran el producto que desean en condiciones óptimas.

- Contener los costes de almacenamiento del stock

En la reducción de los stocks inmovilizados en el almacén está la clave del uso cada vez más extendido de estrategias como el cross-docking o el sistema just-in-time. Al final, el objetivo principal de la logística de almacenamiento es tratar de limitar el inventario sin que se resienta el nivel de servicio.

Para conseguirlo, en muchos casos se opta por soluciones de mejora de la eficiencia global del almacén como, por ejemplo, la automatización de procesos estables y repetitivos, la organización de la mercancía en función de la rotación de existencias o también la optimización de las tareas de preparación de pedidos gracias a los SGA.

Desafíos que afectan a la gestión de stock en el almacén

La evolución de la cadena de suministro plantea para el almacén situaciones emergentes que afectan a la gestión de inventarios:

- Crecimiento del número de referencias almacenadas o SKU Proliferation

El aumento del número de referencias o SKU complica la optimización del inventario, ya que hace necesario el mantenimiento de un stock mínimo en el almacén cada vez más variado que, en términos agregados, se multiplica en cantidad. A este fenómeno se lo conoce como SKU proliferation.

Por ejemplo, una empresa dedicada a la cosmética cuenta con cinco referencias de champús diferentes adaptados al tipo de cabello y el aroma. Poco después, decide sacar al mercado otras cinco referencias enfocadas al público masculino, llegando a tener ya 10 SKU.

Además, evaluando las necesidades de los consumidores, pone a su disposición la versión de los mismos en tamaño de viaje, por lo que ya son 20 referencias que manejar.

Los SKU empiezan a crecer según se van añadiendo productos a la gama de la empresa y se necesita mantener un mínimo de cada uno para suplir la demanda.

- Trazabilidad del inventario

En parte ligado al punto anterior, la trazabilidad de los flujos de materiales en el almacén es fundamental para tener un control de stock fiable y, gracias a ello, evitar errores en el picking o la preparación de pedidos y en la ubicación de las mercancías.

Esto puede ser una verdadera complicación para la operatividad del almacén. Por ello, con inventarios altamente complejos es necesario utilizar sistemas de codificación que los clasifiquen y registren de manera automatizada y exacta.

El uso de soluciones de radiofrecuencia en sustitución del papel es una tendencia que se ha asentado en la mayoría de almacenes de medianas y grandes dimensiones hoy en día.

- Cambios bruscos en la demanda

Cuando se producen cambios en la demanda, esto exige al almacén cada vez más flexibilidad en su operativa y rapidez de reacción. En especial, esto se ve en la forma de trabajar de los e-commerce: el cliente final se guía por modas y por tendencias que son complicadas de predecir.

Otro ejemplo de sector que experimenta este reto continuamente son los centros de distribución, que deben adaptarse a los productos de sus propios clientes.

Por otro lado, la estacionalidad también puede suponer un desafío para la gestión del stock, ya que puede sobrecargar el almacén de manera concentrada en ciertos momentos del año, como por ejemplo le ocurría a la empresa francesa Schaal Chocolatier antes de desarrollar un proyecto de automatización con Mecalux.

¿Funciona un SGA como sistema de gestión de inventarios?

A la par de los retos que ponen en jaque la efectividad de la gestión de stock en el almacén, se ha desarrollado software especializado capaz de manejar con éxito tal complejidad. De esta forma, los sistemas de gestión de almacén como Easy WMS de Mecalux incorporan funcionalidades dedicadas a la gestión de stock como:

• Gestión de ubicaciones: el SGA optimiza el proceso de asignación de ubicaciones para las mercancías y permite operar con el sistema de gestión desordenada o almacén caótico para ganar eficiencia y maximizar el espacio de almacenaje.
• Visualización gráfica del almacén y de su stock: este mapeo digital de las ubicaciones del almacén ayuda a crear y modificar stock, bloquear ubicaciones o marcarlas como completadas de una forma ágil e intuitiva.
• Control de inventario permanente: el registro del inventario en tiempo real permite tener un control total sobre las existencias disponibles en el almacén y su localización exacta.
• Informes y estadísticas: el SGA registra un histórico y, además, muestra los KPI de gestión de stock para poder analizar los datos y detectar oportunidades de mejora.

La gestión de stock en el almacén es una ciencia de precisión cuya maestría no puede lograrse sino con la ayuda de un potente SGA. Si quieres conocer más funcionalidades de Easy WMS dedicadas a la gestión de stock y a la organización del resto de operaciones en el almacén, no dudes en contactar con nosotros y te las enseñaremos en una demo personalizada .