Hoja de transporte: ¿qué es?

La hoja de transporte es un documento clave para el buen funcionamiento logístico de una compañía. Este papel, que cobra especial relevancia en almacenes con un elevado número de expediciones, lista los productos que han de introducirse en el camión y que se entregarán al destinatario final.

La implementación de un software de gestión de almacenes (SGA) posibilita la gestión automática de documentos, como las hojas de transporte, una vez tramitado el pedido. Eliminar los procesos manuales de gestión documental evita el riesgo de error e incrementa el nivel de servicio al cliente final.

La lista u hoja de transporte es un documento que especifica el contenido de un envío: la cantidad de mercancía, su volumen y peso. Al detallar el producto que conforma la carga del camión, este documento simplifica las tareas de expedición de pedidos. La hoja de transporte identifica el transporte asignado ―ya sea por matrícula, por conductor o por agencia―, el tipo de mercancía y los productos exactos. En este documento, se lista también el número de bultos con los artículos que contienen y la secuencia de carga idónea para facilitar el reparto.

La hoja de transporte se entrega al transportista, que valida que el listado de productos del documento coincida con la mercancía cargada en el camión. La lista puede servir asimismo a las administraciones aduaneras como comprobante para el transporte transfronterizo de mercancía.

¿Qué datos incluye la hoja de transporte?

La hoja contiene información relevante sobre la carga, tanto para el operario que introduce la mercancía dentro del camión como para el transportista, que ha de verificar el contenido de la expedición antes de firmar el documento.

Entre los datos más destacados de la hoja de transporte, se incluye:

• Código asignado de forma manual o por un software.
• Almacén de origen de la carga.
• Destinatario o destinatarios finales de la mercancía.
• Fecha y hora de la carga.
• Descripción detallada de la mercancía ―contenido, número de bultos, peso y tamaño exacto de cada bulto―.
• Peso y tamaño completo del envío.

Esta información puede complementarse con datos adicionales que contribuyan al control de la expedición del pedido como, por ejemplo, la matrícula del vehículo, la agencia de transporte o el transportista asignado. El documento también incorpora el tipo de mercancía, especialmente en situaciones donde el transporte es clave para la correcta conservación del producto, como en el sector químico o agroalimentario.

En la hoja también suele especificarse la ruta de distribución de mercancía. Este dato es importante tanto para el transportista, que reparte la mercancía, como para el operario que carga el camión, ya que debe introducir los productos en orden inverso a la distribución de los pedidos.

¿Se puede digitalizar la hoja de transporte?

Una aplicación logística avanzada como un software de gestión de almacenes (SGA) configura la impresión automática de la hoja de transporte una vez completada la orden de carga del camión. El proceso es sencillo: el software debe parametrizarse previamente asignando una impresora al muelle de carga correspondiente y estableciendo el número de copias requeridas.

Un software avanzado de gestión de almacenes permite configurar con antelación los parámetros del proceso de carga para adaptarlos a las demandas de cada almacén. Por ejemplo, el sistema puede determinar una regla de asignación por la cual la hoja de transporte solo se genere una vez que el operario haya validado la matrícula del vehículo mediante el terminal de radiofrecuencia. Entre otras funciones, el programa también posibilita automatizar la creación de hojas según transportista, generando una lista para cada uno.

Igualmente, el SGA puede conectarse a otras aplicaciones como un distributed order management (DOM). Desde el programa DOM, se puede acceder a documentación como albaranes, hojas de transporte, así como a otros datos de las agencias de transporte. La aplicación de distribución de mercancía también configura la impresión automática de estos documentos si fuera necesario.

Un software logístico para la hoja de transporte

Sustituir la gestión de documentación en papel por un sistema de gestión de almacenes elimina los errores en la introducción de datos y automatiza la generación e impresión de registros como albaranes, hojas de transporte o facturas.

Durante el proceso de carga, el programa interviene tanto en la creación de órdenes como en la configuración de la operativa, permitiendo segmentar por tipo de precinto, agrupar por transportista o validar la carga, entre otras funciones.

Un software como Easy WMS de Mecalux es la herramienta idónea para facilitar la preparación y expedición de pedidos: se conecta al terminal de radiofrecuencia para guiar a los operarios en las tareas de picking, de reposición o, incluso, en la carga del camión. Asimismo, puede conectarse con otros programas como ERP, DOM o aplicaciones de agencias de transporte, lo que erradica la posibilidad de error en la gestión de la mercancía.

Digitalización para eliminar errores en la gestión documental

La implementación de un SGA favorece una logística eficiente y productiva: además de automatizar la gestión documental, el software ayuda a los operarios en las tareas de recepción, picking y expedición de productos. Coordina todos los procesos, tanto en almacenes manuales como en instalaciones que incorporan elementos automáticos.

El software de Mecalux, Easy WMS, es un programa escalable y accesible desde la nube que dirige las operativas de más de 1.000 instalaciones en 36 países. Si estás interesado en digitalizar tus procesos y erradicar fallos en la gestión de documentos logísticos, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto en software te asesorará acerca de la solución idónea para tu instalación.