El departamento de Logística: funciones y responsabilidades

El departamento de Logística ha dejado de cumplir una mera función operativa para convertirse en un factor estratégico diferenciador. Para las compañías con actividades productivas o de distribución, y aún más para aquellas inmersas en el mundo del e-commerce, una gestión logística eficiente es la piedra angular sobre la que se construyen la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Ante este panorama, resulta imprescindible adentrarse en el conocimiento profundo de sus características esenciales, la optimización de su organización interna y el dominio de sus diversas funciones.

¿Qué es el departamento de Logística?

Un departamento de Logística es la división de una empresa encargada de que los productos y servicios lleguen a los clientes o a las líneas de producción de la forma más efectiva posible y en el momento esperado. Sus competencias abarcan desde la adquisición de materias primas hasta la distribución y entrega de los productos terminados, ya sea a negocios o a clientes particulares.

Funciones del departamento de Logística

A fin de alcanzar los objetivos de la logística, es decir, de satisfacer un flujo racional en el aprovisionamiento y distribución de mercancías, este departamento posee múltiples funciones. El uso de un software de gestión de almacenes (SGA) como Easy WMS de Mecalux ayuda en gran medida al buen funcionamiento de estos procesos logísticos.

Gestión de suministros y aprovisionamiento

Las obligaciones del departamento de Logística están estrechamente relacionadas con el aprovisionamiento de las compañías, por lo que se encarga de gestionar la disposición de los productos en el almacén y agilizar la recepción, almacenaje y expedición de mercancías.

Gestión de inventarios

Organizar las existencias es otra de las tareas propias de un responsable de logística y de su equipo. Así, una parte muy relevante de su trabajo es garantizar un control preciso para evitar tanto excesos de inventario como roturas de stock. De este modo, se optimizan los costes y se presta un buen servicio al cliente, que siempre tendrá disponibilidad de los productos que necesite.

Preparación y expedición de pedidos

El departamento de Logística asegura la entrega de productos a tiempo y en el lugar acordado mediante una gestión integral que abarca desde la recepción y validación de los pedidos hasta la coordinación de los miembros del organigrama del almacén para conseguir una preparación precisa. Posteriormente, gestiona el envío seleccionando transportistas, generando la documentación necesaria y realizando el seguimiento de la mercancía. Todo este proceso se complementa con la resolución de posibles incidencias y la gestión eficiente de las devoluciones, garantizando así el cumplimiento de los plazos y la satisfacción del cliente a través de una planificación, coordinación y ejecución meticulosas.

Optimización de costes

El análisis exhaustivo de las actividades logísticas contribuye a la implementación de cambios dirigidos a reducir los gastos operativos. Todo ello debe llevarse a cabo sin afectar la calidad del servicio que se brinda al cliente.

Planificación y análisis de datos

Una planificación logística bien estructurada en todas sus fases favorece el buen funcionamiento de toda la cadena de suministro. Si la adquisición, la producción, el almacenamiento y la distribución de productos funcionan de forma coordinada, la eficiencia mejora. Recoger datos históricos a través de un SGA como Easy WMS ayuda a preparar estos planes. La funcionalidad Supply Chain Analytics segmenta, procesa y estructura los miles de datos que el almacén genera a diario y los convierte en información útil para la toma de decisiones.

Distribución y transporte

Facilitar la entrega de mercancías a las empresas de transporte agiliza los tiempos de distribución, impactando positivamente en la valoración del cliente, especialmente en la crucial etapa de la última milla. El departamento de Logística optimiza este proceso. Módulos como Multi-Carrier Shipping Software organizan con eficacia el empaquetado, etiquetado y envío a cada agencia de transporte, proporcionando además códigos de seguimiento que permiten rastrear los productos hasta su destino final, lo que asegura una distribución eficaz y una última milla transparente.

Gestión de proveedores y calidad

Otra de las misiones del departamento de Logística es mantener relaciones sólidas con los proveedores, ya que estas contribuyen a que el flujo de mercancías sea constante y se produzca en tiempo y forma. El jefe de almacén deberá constatar que los proveedores estén cumpliendo con sus compromisos de entrega y que, igualmente, los productos lleguen a su destino con la calidad esperada.

Mejora continua e innovación

Más allá de gestionar la entrada y salida de existencias en el día a día, un buen departamento de Logística debe estudiar su manera de trabajar para encontrar áreas de mejora que le permitan ser más productivo. Apoyarse en los últimos softwares y tecnologías de intralogística y almacenaje ofrecerá al equipo ventajas sobre su competencia.

Áreas del departamento de Logística

El organigrama de un departamento de Logística suele presentar una estructura jerárquica, con una persona responsable de la logística en la cima. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede haber encargados o encargadas de la supervisión de cada una de sus áreas dependientes, quienes a su vez supervisan a los analistas, especialistas y operarios que ejecutan tareas específicas.

Sin embargo, no existe un modelo único de organización aplicable a todas las empresas. La estructura ideal será aquella que capacite al negocio para alcanzar sus objetivos utilizando sus recursos materiales y humanos, tanto los actuales como los que deba incorporar. Un organigrama de almacén eficiente debe incluir una clara definición de las funciones a desempeñar, el diseño detallado de los puestos de trabajo con las correspondientes responsabilidades del departamento de Logística, la agrupación lógica de estos puestos y el establecimiento preciso de las relaciones jerárquicas y funcionales entre ellos.

Transformación digital del departamento de Logística

Cuando se dispone de los recursos para llevar a cabo un control exhaustivo de las existencias y su ubicación en tiempo real, los departamentos de Logística llevan sus empresas al siguiente nivel. He aquí algunos ejemplos de compañías que han transformado su logística con soluciones de Mecalux:

• Gestión multialmacén. La distribuidora española de material fotovoltaico SumSol ha logrado una comunicación fluida entre sus centros logísticos de Sevilla y Madrid. “La gestión multialmacén nos ayuda muchísimo a nivel logístico porque, si hay un producto que falta en una instalación, el software sabe al momento que está disponible en la otra”, explica Tomás Sieteiglesias, al frente del departamento de Logística.
• Generación de albaranes digitales. En la empresa eslovena especializada en objetos de cristal Steklarna Rogaška, utilizan Easy WMS para asignar los pedidos listos para ser enviados a la agencia de reparto correspondiente y entregarlos a los clientes finales. “Que el software de gestión cree el albarán automáticamente nos ha supuesto un gran ahorro en tiempo y costes”, señala Gregor Vaukan, responsable de Logística de la compañía.
• Trazabilidad de alimentos. La compañía dedicada a la distribución de alimentos secos Masgrau Alimentació necesitaba ampliar su número de referencias, por lo que su departamento de Logística decidió implementar un software de gestión de almacenes. “Gracias a Easy WMS hemos asumido un mayor control de los procesos de nuestro almacén: estado del inventario, caducidades, lotes, personal preparando pedidos, etc.”, enumera su encargado, Alex Masgrau.

Empodera tu departamento de Logística

En definitiva, el departamento de Logística juega un papel fundamental en la optimización de la supply chain y, con el respaldo de tecnologías avanzadas, puede agilizar y responder a tiempo a las demandas de los clientes. Si buscas un software de gestión de almacenes que refuerce la eficiencia de tu empresa, en Mecalux tenemos la solución. Contacta con nosotros y te ayudaremos a impulsar tu cadena de suministro, rebajar costes y reforzar tu posicionamiento en el mercado.