El inventario fantasma: ¿qué es y cómo acabar con él?

El inventario fantasma representa un grave problema logístico. El desajuste entre la cantidad de existencias que se encuentran físicamente en la tienda o el almacén y el registrado en el sistema informático puede acarrear graves pérdidas para la compañía.

En este artículo analizamos qué es el inventario fantasma y, sobre todo, cómo detectarlo a tiempo para que no afecte a la preparación y expedición de nuestros pedidos.

Qué es el inventario fantasma

El término “inventario fantasma”, en inglés phantom inventory, hace referencia a los descuadres entre las existencias que hay físicamente en la tienda o el almacén y el stock registrado en el sistema. En otras palabras, es aquel inventario que aparece como disponible en la base de datos, pero que, debido a un error humano, no se halla en la ubicación prevista.

Este desajuste entre el stock registrado y el real comporta que, por ejemplo, se acepten pedidos que no podrán ser entregados al cliente por falta de existencias. Al recoger el producto, el operario se dará cuenta de que no hay mercancía suficiente y dará la voz de alarma. También puede haber problemas en el abastecimiento de materias primas para las líneas de producción, lo que podría eventualmente detener la fabricación de un producto.

Un descuadre entre ambos tipos de stock implica que las órdenes de compra, conocidas como punto de pedido o reorder point, no se realicen en el momento oportuno, provocando roturas de stock (cuando se aplazan) o sobrestock (cuando se adelantan, por tener contabilizado un número de unidades inferior al real).

El phantom inventory proviene normalmente de errores derivados de la gestión manual de la mercancía. Suele ocurrir en almacenes con un amplio abanico de referencias como, por ejemplo, en empresas e-commerce o de retail. De hecho, el inventario fantasma afecta tanto a almacenes como a comercios.

En definitiva, el inventario fantasma se ha convertido en un importante peligro logístico, pues desemboca directamente en stockout que impide que el pedido sea entregado en los plazos de tiempo y en las condiciones acordadas previamente con el cliente. Puede dificultar, asimismo, la ejecución de la orden de fabricación según la lista de materiales (Bill of Materials o BOM) para la producción establecida.

¿Cómo reducir el inventario fantasma?

El inventario fantasma se origina habitualmente por errores humanos de muy diversa índole: al mover mercancía de ubicación sin registrar el cambio, al quedar escondido involuntariamente un producto, confusiones al extraer referencias de aspecto semejante, al trabajar de memoria y errar en el número de unidades o, incluso, en el producto, equivocaciones al introducir datos en el sistema, hurtos... Si el inventario se mantiene con Excel, papel y boli o un software rudimentario, es más probable que se produzcan estas acciones que ocasionan un inventario fantasma.

La implementación de un software avanzado de gestión de la mercancía, como es un sistema de gestión de almacenes (SGA), facilita que las compañías restrinjan en gran medida este tipo de fallos.

Un SGA organiza las tareas de los operarios y asegura que se ejecuten correctamente. Por ejemplo, en la recepción de mercancías, el software envía instrucciones paso a paso para registrar correctamente las unidades recibidas, su manipulación y, finalmente, la ubicación donde almacenarlas. Impide además que se omitan pasos que podrían derivar en errores. Sin ir más lejos, mediante lecturas de códigos de barras o confirmaciones en el terminal, el operario debe validar que ha tomado el producto correcto y que lo ha dejado en la posición asignada.

Otra etapa que suele generar errores es la preparación de pedidos. Nuevamente, el objetivo es minimizar la intervención humana, automatizando la toma de decisiones y simplificando los movimientos del operario. Tecnologías de picking guiado como pick-to-light o voice picking son esenciales para suprimir el riesgo de aparición de inventario fantasma, guiando al operario en el desarrollo de cada tarea de forma sencilla e intuitiva. Mediante indicadores de luz, estos sistemas señalan de dónde debe tomarse un producto y en qué cantidad.

Una opción más sofisticada son las estaciones de picking de alto rendimiento. Los productos están almacenados en cajas y un miniload se encarga de recoger automáticamente la caja de la estantería, depositándola acto seguido en la estación de trabajo donde se encuentre el trabajador. El operario, sin tener que desplazarse en ningún momento, tan solo debe tomar las unidades indicadas de la caja que tiene ante sí y depositarlas en otra inferior.

El objetivo en todos los casos es conseguir la máxima simplicidad de las operaciones, para disminuir al mínimo el riesgo de error humano.

Automatización: la solución definitiva para eliminar el error humano

El SGA y los sistemas de asistencia al picking minimizan de manera muy notable la posibilidad de equivocación. Sin embargo, solo los almacenes automáticos pueden certificar que no se cometa absolutamente ninguna clase de error humano, ya que todas las operativas están robotizadas y la presencia humana se restringe a la administración y la supervisión. Esto es especialmente manifiesto en los almacenes automáticos para palets.

En estas instalaciones, cuando un palet entra en el recinto, debe pasar obligatoriamente por un puesto de inspección de entrada (PIE), cuya función es verificar el correcto estado de la mercancía y validar que el producto concuerda con el entrado en el sistema. Después, los transportadores son los encargados de desplazar de modo autónomo la carga al punto requerido del almacén. Finalmente, los transelevadores para palets automatizan la extracción y depósito de mercancía en las estanterías. Para la expedición de mercancía, se repite el proceso invirtiendo su orden.

Todas estas acciones se realizan sin intervención humana y están controladas por el sistema de gestión de almacén, el SGA, que comprueba que se gestione la mercancía correcta y dirige los movimientos en el almacén. De esta forma, es prácticamente imposible la aparición de inventario fantasma.

Por otra parte, un almacén automático no solo evita que se cometa cualquier tipo de error de inventario, también aumenta considerablemente el rendimiento de la instalación y maximiza la capacidad de almacenaje (se puede trabajar a más altura y dejar un menor espacio entre estanterías).

Acabar con el inventario fantasma es posible

El inventario fantasma supone un grave inconveniente para las empresas. Por ese motivo, se sustituyen las operativas manuales por elementos automatizados que garanticen la fiabilidad y seguridad de todos los procesos.

Implementar un SGA es el primer paso para suprimir el inventario fantasma. El sistema monitoriza todos los movimientos del producto y guía al empleado durante la reposición de stock, evitando que se produzcan errores humanos. Si queremos limitar todavía más la intervención humana, los sistemas de almacenaje automáticos coordinados por un SGA son la solución ideal. Ejercen un control férreo sobre el stock del almacén y la mercancía ya no se extravía ni sufre deterioros. Para eliminar el margen de error en el conteo de existencias, la automatización de procesos desempeña un papel fundamental.

Nuestras soluciones de almacenaje automáticas se combinan con Easy WMS, el sistema de gestión de almacenes de Mecalux, para alcanzar la máxima fiabilidad en el registro de stock. Una operativa automatizada ataja de raíz la aparición de inventario fantasma. Contacta con nosotros y un experto consultor te ofrecerá la mejor solución para erradicar este tipo de inventario de tu almacén.