‘Stockout’: definición y consejos para prevenirlo

Sufrir un stockout acarrea varias consecuencias negativas para las compañías, entre las que destacan los retrasos en las entregas y la producción y las malas experiencias de los clientes.

¿Qué es el ‘stockout’?

El stockout o rotura de stock es una situación en la que las existencias de cierto producto o materia prima se agotan en algún punto de la cadena de suministro, lo que puede frenar la capacidad productiva de las empresas y repercutir negativamente en la satisfacción de los usuarios. Al impedirles cumplir con sus compromisos, estos contratiempos pueden dañar el negocio a largo plazo, por lo que es fundamental prepararse para evitar llegar a este extremo tanto en los almacenes como en los puntos de venta.

¿Qué consecuencias tiene el ‘stockout’ para la empresa?

El resultado inmediato de un stockout es que se pierde alguna venta. No obstante, no prestar atención a este problema ni tomar medidas preventivas puede agravar los errores de gestión:

• Anulaciones. Tras una primera experiencia en la que un pedido no se haya recibido a tiempo, es posible que los clientes comiencen a buscar alternativas y confíen estas labores a otras empresas. Esta reacción podría ser devastadora para el negocio.
• Retrasos y acumulación de entregas. Cuando los pedidos deben dejarse para más adelante, estos ocupan un espacio adicional en los almacenes y, si se acumulan en exceso, pueden retrasar el resto de rutas que los transportistas deben atender.
• Pérdida de credibilidad. Este escenario se da, por ejemplo, en aquellos e-commerce que afirman disponer de unidades de un artículo, pero finalmente no pueden completar un envío. Contar con datos actualizados del stock podría evitar que los usuarios se sientan defraudados.
• Gastos adicionales. Si se buscan nuevos proveedores con urgencia o se recurre a servicios de transporte exprés de mercancía con el propósito de suavizar el stockout, es probable que los costes de aprovisionamiento y distribución aumenten.

¿Cómo detectar y prevenir el ‘stockout’?

Antes de llegar a una situación que podría ser de no retorno, se pueden implementar varias mejoras que hagan del stockout una rareza. Prevenirlo es factible mediante algunas modificaciones en el funcionamiento de la empresa que, además, pueden ser rentables a medio y largo plazo.

Implementando un inventario permanente

Conocer lo que ocurre y mantener un control exhaustivo de las salidas, entradas y ubicaciones de la mercancía es fundamental para no quedarse sin stock y satisfacer las necesidades de los clientes. Contar con un software de gestión de almacenes como Easy WMS permite optimizar las instalaciones sea cual sea su tamaño. Estos programas específicos pueden conectarse con los ERP a fin de coordinar el almacén con otras áreas de la compañía, constituyendo un elemento vital para el buen funcionamiento de los almacenes.

Con tecnología avanzada para la ‘supply chain’

La robotización contribuye a completar las operativas con mayor celeridad y sin errores, lo que a su vez evita el stockout. Otra manera de luchar contra el desabastecimiento es servirse de un Distributed Order Management System como Easy DOM, que hace posible configurar al detalle las asignaciones de pedidos y tener una visión global del stock en todos los almacenes, tiendas y nodos.

Configurando niveles de stock de seguridad

Una forma de esquivar los stockouts es disponer de una reserva de artículos extra, también conocida como stock de seguridad, para dar respuesta a pedidos con los que no se contaba inicialmente. Determinar la cantidad a almacenar puede ser difícil, pero un SGA proporciona un histórico para el cálculo de estimaciones, detectar las incidencias a tiempo y programar notificaciones para reponer antes de quedarse sin existencias.

Mejorando la previsión de la demanda

Estimar cuántos artículos o materias primas serán necesarios para hacer frente al ritmo de producción o a las expectativas de los consumidores es crucial para evitar el stockout. Para ello es necesaria una buena previsión de la demanda y, además de prestar atención a los datos en tiempo real, fijarse en aspectos como la evolución histórica de las ventas, el mercado, las normativas, la situación económica o el momento del año para elaborar un análisis predictivo.

Diversificando proveedores

Pese a que los proveedores actuales den buenos resultados, conviene identificar otros posibles suministradores de productos y materias primas con antelación por si, llegado el caso, un contratiempo en su cadena de suministro pudiera poner en peligro las ventas o la fabricación.

¿Qué motivos pueden generar el ‘stockout’?

Existen varias razones por las que un negocio puede sufrir un desabastecimiento, en ocasiones incluso habiéndose preparado para evitarlo:

• Aumento inesperado de la demanda. Cuando un artículo suscita un interés fuera de lo común de forma repentina, puede ser difícil contar con las unidades suficientes que solicita el público. Un ejemplo fue la pandemia de Covid-19, cuando la demanda mundial de equipos de protección individual como mascarillas se disparó.
• Errores en la planificación. Establecer un nivel de stock de seguridad demasiado bajo o desconocer los flujos de compra puede hacer que las previsiones se queden cortas o sean demasiado optimistas.
• Inventario poco preciso. Si no se dispone de información fiable y realista de las unidades en los puntos de venta y el almacén, es complicado anticipar un stockout.
• Averías. La falta de mantenimiento de las instalaciones propias y los recursos de los proveedores puede desencadenar roturas de stock. Es por eso que se recomienda ponerse en manos de expertos y mantener los centros logísticos en un estado óptimo.
• Deterioro. Si las recepciones, el transporte o la manipulación de materiales son deficientes, la merma de inventario puede hacer que las mercancías se estropeen y no sean aptas para la venta, lo que supondría un potencial riesgo de stockout y una pérdida de dinero.
• Una mala gestión del capital circulante. Si el fondo de maniobra no se calcula correctamente, quizás no se puedan cubrir gastos de operaciones habituales o afrontar imprevistos, lo que haría que la empresa sea más vulnerable.

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