Cómo organizar un almacén optimizando recursos

Prestar atención a la organización de los almacenes es crucial para el buen desempeño de las operativas que se llevarán a cabo en su interior.

¿Cómo se organiza un almacén?

Saber cómo organizar un almacén es una competencia esencial para el éxito de cualquier negocio con operaciones logísticas. Un almacén ordenado facilita la consecución de las metas empresariales al tiempo que aporta ventajas como una mayor seguridad y agilidad en el trabajo y una disminución en los errores.

El primer paso para organizar una instalación logística funcional es diseñarla. Esta parte del proceso es clave, porque una mala distribución de los elementos puede impedir operar de forma eficiente. Es por ello que conviene ponerse en manos de expertos en almacenaje antes de reformar un almacén o emprender su puesta en marcha desde cero. De la misma manera, un buen layout no funcionará si el equipo humano no está adecuadamente preparado.

En las fases iniciales de la organización del almacén, hay que fijarse en aspectos como el comportamiento del mercado, la estrategia de negocio y el modelo de ventas de la empresa, la cadena de abastecimiento, la producción y factores como el espacio y los recursos económicos disponibles.

¿Cómo ordenar mejor un almacén?

Atender a la distribución de las instalaciones logísticas y estudiar cómo organizar un almacén logístico maximiza el espacio disponible, ahorra tiempo en todos los procesos y reduce y optimiza los gastos, lo que aporta mayores beneficios a las compañías.

• Escoger el sistema adecuado. Hay tres modos de determinar la posición de las unidades de carga de acuerdo con un análisis funcional previamente elaborado. En la ubicación fija, o estática, a cada referencia se le asigna una posición de antemano. En la aleatoria o dinámica, también conocida como almacén caótico, la mercancía se coloca en cualquier hueco vacío disponible. Por último, la ubicación mixta o semialeatoria combina ambos sistemas.
• Aprovechar el espacio vertical. Los almacenes ofrecen un espacio limitado, por lo que utilizar la altura de estos edificios es fundamental para que operen a su máximo rendimiento. En consecuencia, conviene optar por estanterías manuales altas o, de ser posible, sistemas automáticos de almacenaje, más eficientes.
• Anticiparse a las necesidades. Más allá de centrarse en el corto plazo, las personas responsables de la logística deben intentar anticipar la actividad de las instalaciones a fin de adelantarse a los acontecimientos.
• Tener en cuenta la rotación. Saber qué inventario es más demandado en cada momento permite organizar el almacén en función de la rotación de los productos, lo que posibilita atender un número elevado de envíos al colocar los más solicitados en una posición preferente.
• Utilizar el cross-docking. Si las mercancías que llegan al almacén van directamente a la zona de picking sin pasar por las estanterías, se ahorra en tiempo y en tareas de almacenamiento, acortando también tiempos de entrega y rebajando costes.

¿Qué pasa si un almacén está desordenado?

No prestar atención a cómo gestionar un almacén complica las operativas diarias y puede lastrar el rendimiento y la reputación de una empresa. Estas son algunas de las consecuencias más comunes:

• Los productos no se localizan. Si el personal no conoce las ubicaciones de memoria y las instalaciones no se mantienen ordenadas, localizar las referencias se vuelve difícil; hecho que retrasa todos los procesos e incluso puede provocar la merma del inventario.
• Exceso o falta de inventario. Sin un almacenamiento ordenado es posible acumular artículos de más sin reparar en ello ─sobrestock─ o, por el contrario, creer que se dispone de algunas referencias que realmente no se encuentran en el almacén ─rotura de stock─.
• Se necesita más espacio. Cuando los productos se colocan sin orden y no se respetan los pasillos, es fácil percibir que faltan metros. No obstante, un buen uso del espacio aumenta en gran medida la eficiencia de las compañías. Tener en cuenta estas buenas prácticas es especialmente relevante a la hora de afrontar cómo organizar un almacén pequeño.

¿Cómo mantener un almacén limpio y ordenado?

Los almacenes en los que el espacio de trabajo se mantiene limpio y organizado ahorran en tiempo y esfuerzo, lo que incrementa la productividad y la seguridad. Uno de los sistemas, de origen japonés, que suele emplearse para asegurar su limpieza es el método de las 5s. Estos son sus pasos:

• Clasificación (Seiri). Consiste en eliminar todo aquello que no sea preciso para liberar espacio de almacenamiento.
• Orden (Seiton). Implica dotar al almacén de los recursos necesarios para ubicar estratégicamente los productos y encontrarlos con rapidez.
• Limpieza (Seiso). Se trata de establecer cada cuánto se llevarán a cabo las diferentes tareas de mantenimiento e higiene del espacio de trabajo.
• Control visual (Seiketsu). Mantener una señalización adecuada limita los errores de clasificación y facilita conservar el orden.
• Autodisciplina (Shitsuke). Las rutinas de limpieza deben transformarse en hábitos y evitar la acumulación excesiva de suciedad.

¿Qué pasos seguir para organizar un almacén correctamente?

Estos son algunos de los problemas más frecuentes en las instalaciones logísticas y las soluciones a implantar para dejarlos atrás:

Ejemplos de cómo organizar estanterías de almacén

Aunque la automatización puede contribuir a que las empresas vayan un paso más allá, las siguientes corporaciones han logrado almacenes altamente eficientes utilizando estanterías manuales:

• Leroy Merlin. La compañía francesa de bricolaje, decoración del hogar y jardinería rediseñó su estrategia empresarial con la inauguración de nuevas tiendas urbanas en ciudades españolas como Madrid y Barcelona al tiempo que impulsó las ventas online. Para afrontar estos proyectos, equipó los dos almacenes de los que dispone en Torija (España) con estanterías convencionales para palets. Con 10,5 metros de altura, le ofrecen una capacidad de almacenaje superior a los 21.600 palets y se adaptan a cualquier tipo de referencia sea cual sea su peso y volumen.
• SMU. El centro logístico que la cadena de supermercados chilena posee en Pudahuel, cerca de Santiago, tiene una dimensión de 70.000 m2 y es capaz de guardar cerca de 47.000 palets. Este relevante actor del retail en Chile cuenta con un largo circuito de transportadores y estanterías que reservan su parte inferior al picking. Estas se han reforzado con puntales de doble sección, que proporcionan una mayor seguridad, al minimizar en grado máximo las consecuencias de un posible terremoto, ya que este almacén se encuentra en una zona con alta actividad sísmica.
• Radec. La importadora y distribuidora mexicana de piezas de recambio para automoción Radec ha crecido rápidamente en los últimos años y dispone de centros en Villahermosa, Tijuana, Monterrey y Guadalajara. Sin embargo, esta expansión les acarreó una falta de espacio en sus instalaciones. Tras dejarse asesorar por Mecalux, utilizan estanterías para palets y estanterías con pasillos elevados para preparar hasta 1.800 pedidos diarios en su sede de Guadalajara.

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