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45 consejos para optimizar el picking en el almacén
La preparación de pedidos suele ser una de las operativas que más dolores de cabeza trae en un almacén, por su complejidad, por sus costes y por su riesgo de error, entre otros muchos motivos. En este artículo detallamos 45 consejos que, aplicados correctamente, pueden ayudar a rebajar los costes que supone la fase de picking para la compañía, incrementando la agilidad y, sobre todo, limitando los fallos en esta etapa logística.
1. Diseñar un layout de almacén eficiente
El diseño del layout del almacén ha de asegurar que las zonas de picking estén bien delimitadas y organizadas según el orden en el que se prepara el pedido: de la recepción al almacenamiento, pasando por las zonas de reabastecimiento, de preparación de pedidos o de embalaje. Es importante coordinar la operativa para que no se produzcan movimientos innecesarios.
2. Separar la zona de picking de la de devolución de productos
Es un error común situar las estaciones de devolución de productos cerca de las áreas de preparación de pedidos. Separar ambas zonas previene pérdidas de stock y evita el descontrol en la gestión del inventario.
3. Implementar un SGA para digitalizar la gestión del stock
La implantación de un software de gestión de almacenes garantiza una completa trazabilidad de producto y un control exhaustivo sobre la preparación de pedidos. El programa organiza las diferentes estrategias de picking, además de indicar al operario el paso a paso a seguir en esta fase.
4. Ubicar la mercancía de manera eficiente
El jefe de almacén debe determinar un conjunto de criterios y reglas de ubicación de la mercancía en base a la demanda real de pedidos en el almacén (rotación, tipo de producto, etc.). La implementación de un software de gestión de almacén minimiza el riesgo de fallos en esta operativa y optimiza el slotting, es decir, la gestión de ubicaciones en el almacén.
5. Elegir sistemas de almacenaje que se adapten al almacén
La planificación logística ha de incluir los sistemas de almacenaje que mejor se adecuen a las características del almacén, al tipo de productos que se almacenan o a los flujos de mercancías y de stock que hay en la instalación.
6. Utilizar estanterías dinámicas para separar operativas
Las estanterías para picking dinámico son ideales porque permiten aumentar el número de líneas de picking y reducen los desplazamientos de los operarios. Estos sistemas de almacenaje multiplican la eficiencia del picking de unidades sueltas.
7. Picking en estanterías de palets
El picking sobre palets es una solución óptima cuando cada palet contiene tan solo una referencia. Igualmente, para realizar la preparación de pedidos desde una estantería de palets se recomienda que las referencias de mayor consumo se ubiquen en los niveles más bajos.
8. Diseñar rutas de picking orientadas a maximizar agilidad y efectividad
Los recorridos de los operarios suponen una elevada parte del coste de la preparación de pedidos. Un software de almacén (como Easy WMS de Mecalux) permite optimizar los recorridos de los operarios teniendo en cuenta el método de picking y el slotting predeterminado por el responsable logístico.
9. Dedicar más espacio al picking
Los sistemas de almacenaje por compactación, como estanterías drive-in, Movirack o Pallet Shuttle, disminuyen el espacio destinado al almacenaje para así dedicar una mayor parte del almacén a la preparación de pedidos.
10. Identificar los cuellos de botella
Es imprescindible que el responsable logístico escuche a los empleados y detecte cuellos de botella, así como posibles mejoras en los métodos de picking. Por su parte, un software como el módulo de Easy WMS Labor Management System puede ayudar a detectar ineficiencias y a equilibrar cargas de trabajo entre los diferentes operarios.
11. Integrar el SGA con el ERP
Las operativas dirigidas por el SGA han de estar alineadas con las estrategias de la compañía. Hay que sincronizar el SGA con el sistema ERP para comunicar automáticamente la información sobre el pedido ―referencias o condiciones de entrega―, garantizando la comunicación bidireccional entre el departamento de logística y las otras divisiones de la compañía.
12. Monitorizar el inventario en tiempo real
El control de stock es una de las operativas clave para la eficiencia en la preparación de pedidos. Digitalizar el inventario con un SGA es la mejor forma de monitorizar en tiempo real el inventario del almacén.
13. Reabastecer las ubicaciones a tiempo
No hay nada más ineficiente para el picking de una compañía que llegar a una ubicación y que no haya alguno de los productos que conforman el pedido. Para optimizar los desplazamientos de los operarios, es necesario garantizar siempre unos niveles mínimos de inventario (stock de seguridad), asegurando un reabastecimiento constante de producto de las ubicaciones de almacenaje.
14. Digitalizar y automatizar la documentación
La preparación de pedidos manual requiere gestionar documentación básica como albaranes, picking lists u hojas de ruta. Hacerlo en papel implica que sea más probable equivocarse. Un SGA automatiza, por ejemplo, la gestión de picking lists para que el operario tan solo tenga que seguir las indicaciones que le señala el software.
15. Definir los KPI más idóneos
El responsable logístico ha de seleccionar los KPI logísticos relacionados con la preparación de pedidos que mejor se ajusten al tipo de negocio, a las características del producto o a las distintas estrategias de picking que se llevan a cabo en el almacén.
16. Automatizar la medición de resultados
Para lograr la máxima productividad en la preparación de pedidos es esencial confiar en una herramienta que automatice el análisis de datos. Un programa como el módulo de Easy WMS Supply Chain Analytics Software ofrece al responsable logístico visibilidad en todo momento del rendimiento real del almacén.
17. Calcular el ciclo de orden interno
Este indicador de rendimiento determina el tiempo que tarda un pedido desde que la orden entra en el sistema (vía ERP o SGA) hasta que se completa. Este cálculo ayuda a controlar el stock en almacén, la eficiencia de la preparación de pedidos y el servicio logístico al cliente final.
18. Prever los cambios en la demanda
Los criterios y reglas preestablecidos para la ubicación de productos se han de revisar constantemente con el fin de detectar cambios en las tendencias del mercado, la estacionalidad de ciertos productos o los picos de demanda. La predicción de posibles escenarios, gracias a herramientas de análisis predictivo, posibilita la toma de decisiones basadas en el rendimiento real del almacén.
19. Automatizar el flujo de mercancía
Sustituir los equipos de manutención manuales por sistemas de transporte automatizados como los transportadores para cajas permite acelerar el movimiento de mercancía hasta las estaciones de picking.
20. Implantar sistemas de asistencia al picking
Un consejo fundamental para maximizar la eficiencia del picking es implantar métodos de preparación de pedidos semiautomáticos. Sistemas como el pick-to-light o el picking por voz permiten que el software de gestión de almacenes guíe al operario, indicándole paso a paso qué tareas realizar.
21. Explorar soluciones de robótica
Los robots pick and place complementan el picking reorientando los trabajos de los operarios hacia tareas de valor añadido como la preparación de pedidos personalizada. Por su parte, los cobots (robots colaborativos) son soluciones que facilitan el trabajo de los operarios, interaccionando con ellos y encargándose de las tareas más físicas y pesadas relativas a la preparación de pedidos.
22. Automatizar el picking con un sistema 'goods-to-person'
El goods-to-person es una estrategia de preparación de pedidos donde la mercancía llega al operario mediante sistemas de transporte automatizados como, por ejemplo, transportadores para palets o cajas. El SGA se encarga de coordinar toda la operativa para garantizar un picking eficiente.
23. Mejorar las recepciones
Un proceso de recepción de mercancías ordenado y eficaz agiliza la preparación de pedidos. En la zona de recepción de mercancías, es habitual dotar a los operarios de terminales de radiofrecuencia conectados al software de gestión de almacenes para incrementar el control de las recepciones y la velocidad de flujos de productos hacia las diferentes áreas de almacenaje o picking.
24. Establecer estrategias de picking adecuadas
Determinar con anterioridad las estrategias de picking en función de los flujos de mercancías y del tipo de producto potencia la eficiencia en la instalación. Algunos de los principales métodos de preparación de pedidos son, por ejemplo, el picking por olas, el batch picking o el picking por zonas.
25. Probar el 'pick-to-box'
Un método de preparación de pedidos manual que puede ser altamente rentable es el pick-to-box, es decir, una técnica de picking que consiste en extraer la mercancía de las estanterías y consolidar diferentes pedidos de manera simultánea. Con ello se consigue unificar en una sola fase tres etapas diferentes del picking: recogida, consolidación y empaquetado de los productos.
26. Valorar los beneficios del ‘cross-docking’
El cross-docking es una técnica de preparación de pedidos que consiste en distribuir la mercancía directamente al cliente final sin pasar por un periodo de almacenamiento previo. Este método requiere del diseño de playas de almacén o sistemas de almacenaje específicos que actúen como búfer temporal de los productos recibidos.
27. Etiquetar correctamente los productos del almacén
Un mal etiquetado puede dar al traste con la mejor de las estrategias de picking. Por este motivo, es crucial que el responsable logístico valide el proceso de etiquetado para asegurar el buen funcionamiento del sistema.
28. Aplicar una filosofía ‘lean’
El lean logistics es una filosofía de organización de las operaciones en almacén que busca la máxima eficiencia en todas las operativas, eliminando aquellas que no aportan valor añadido. Hay que analizar los procesos de preparación de pedidos y hallar qué fases son prescindibles para alcanzar la máxima productividad.
29. Eliminar movimientos innecesarios
Para mejorar el picking se han de optimizar todos los movimientos y picks que realiza un operario en el almacén. Cualquier recorrido superfluo puede implicar un aumento del coste logístico del producto.
30. Estructurar las listas de picking
A la hora de elaborar las listas de picking es importante considerar en qué orden colocar los productos que conforman la lista para que quepan en la caja de envío. Un SGA puede secuenciar los movimientos para que primero se recojan las referencias de mayor tamaño.
31. Integrar mediciones de producto en el SGA
Las medidas y el peso de la mercancía pueden integrarse en el sistema de gestión de almacenes para elevar la precisión en la preparación de pedidos. Si, por ejemplo, falta una unidad de un producto, el propio software señalará que el pedido aún está incompleto.
32. Evitar colocar múltiples referencias de diferentes pedidos en un mismo carro
Ubicar diferentes productos de distintos pedidos en un mismo carro incrementa el riesgo de error, sobre todo cuando el operario no está asistido por ningún dispositivo. Cualquier fallo durante esta operativa puede suponer un mayor tiempo de preparación de pedidos y una alza de costes.
33. Realizar el 'kitting' antes del picking
Para obtener la máxima eficiencia en la preparación de pedidos, el montaje de kits se ha de realizar previamente al proceso de picking. Si no se puede calcular el número exacto de kits que se requieren, es aconsejable preparar algunos por adelantado.
34. Minimizar las devoluciones de productos
Un software de gestión de almacenes es la herramienta ideal para eliminar el riesgo de error y minimizar las devoluciones de producto derivadas de un picking incorrecto.
35. Asegurar que todos los empleados cuenten con el equipamiento necesario
Los operarios necesitan disponer de todo lo indispensable para ejecutar sus tareas en el menor tiempo posible: terminales de radiofrecuencia, carros, transpaletas, carretillas elevadoras, etc.
36. Crear estaciones de trabajo ergonómicas
Las estaciones de preparación de pedidos requieren de diseños ergonómicos que faciliten la comodidad del operario. Estos puestos de trabajo también han de estar equipados con todos los elementos de trabajo para evitar desplazamientos innecesarios.
37. Garantizar la seguridad de la instalación
Cualquier proceso es más ágil y rápido si se fomenta un entorno industrial seguro para la instalación, mercancía y operarios donde el orden y la limpieza de la instalación sean prioritarios.
38. Señalizar correctamente el almacén
Si se requiere disponer de un almacén eficiente y, sobre todo, seguro, hay que señalizar correctamente las diferentes partes de la instalación. En las operativas de picking coinciden operarios, mercancía y equipos de manutención ―manuales o automáticos― y una señalización inadecuada podría aumentar el riesgo de incidentes.
39. Iluminar convenientemente el almacén
La correcta iluminación en almacenes ayuda a los preparadores de pedidos a identificar las ubicaciones de almacenaje, además de reforzar la seguridad dentro de la instalación. La iluminación es un factor especialmente relevante en instalaciones logísticas donde operan equipos de manutención manuales.
40. Formar a los operarios
A fin de que la preparación de pedidos sea eficiente, es primordial formar a los operarios en el uso de los diferentes sistemas de almacenaje, equipos de manutención e, incluso, productos. Los pickers han de conocer al detalle la distribución de la instalación, los cambios en el slotting de los productos y la señalización del almacén.
41. Informar internamente sobre la estrategia
Es recomendable que el personal entienda la estrategia de gestión del almacén, justificando el porqué de la ejecución de cada operativa que se lleva a cabo en la instalación.
42. Implantar técnicas de gamificación
Como en todos los entornos de trabajo, fortalecer la motivación y la competitividad es uno de los puntales para conseguir el máximo rendimiento en un almacén. Cada vez es más habitual emplear técnicas de gamificación ―concursos, picker del mes, etc.― para incrementar el compromiso de los empleados.
43. Valorar el apoyo en un 3PL
Ante repuntes inesperados en la demanda, las empresas pueden recurrir a un proveedor de logística externo (3PL) que les apoye en las operaciones de almacenaje y picking.
44. Diversificar las estrategias a medida que el negocio crece
Las nuevas tendencias de mercado demandan almacenes flexibles, aptos para ajustarse a cualquier cambio en la demanda o a disrupciones en la cadena de suministro. Es necesario poder trabajar con una logística elástica y entrenar a los operarios para que estén preparados ante cualquier imprevisto.
45. Revisar periódicamente los procesos logísticos
Los almacenes exigen planificaciones logísticas flexibles, capaces de revisar constantemente el flujo de movimientos en la preparación de pedidos para adaptarse a cambios en el tipo de SKU, en los flujos de la cadena de suministro o en la consolidación de pedidos para los clientes.
Un picking altamente eficiente para los nuevos tiempos
Las tendencias de consumo actuales requieren multiplicar la eficiencia de todas las operativas logísticas, en particular las más costosas, como por ejemplo la preparación de pedidos. Y es que los estándares logísticos del comercio electrónico (cortas ventanas de entrega y devolución gratuita de productos, entre otros) obligan a los almacenes a incrementar el rendimiento de sus estaciones de picking. La implementación de un software de gestión de almacenes garantiza un crecimiento en la productividad del almacén.
En Mecalux nos hemos especializado en soluciones de almacenaje e intralogística que promueven la eficiencia y la productividad dentro del almacén. Si quieres optimizar tu logística y tus procesos de picking, no dudes en contactar con nosotros; un asesor experto te ofrecerá la mejor solución para tus necesidades.