El inventario físico: control real de la mercancía en el almacén

El inventario físico es un proceso que consiste en contar las existencias del almacén, una a una, con el fin de conocer el stock disponible. Una buena gestión de la mercancía evita roturas de stock o el exceso de mercancía (más conocido como sobrestock).

Al tratarse de un proceso manual, puede resultar muy laborioso. Implica a gran parte de la plantilla del almacén, por lo que requiere una correcta organización para realizarlo de la forma más rápida y eficaz posible.

El stock es uno de los activos más importantes de cualquier empresa —si no el que más—, de ahí que sea imprescindible llevar un control estricto. En este artículo analizamos cómo hacer un inventario físico y responderemos a algunas de las dudas más habituales que genera esta operativa.

¿Qué es el inventario físico?

El inventario físico es una operativa cuya finalidad es conocer con exactitud los productos almacenados y sus cantidades. Los operarios normalmente recorren los pasillos contando y anotando de forma manual todos los productos alojados en las estanterías.

Dependiendo de las necesidades de la empresa y del número de productos disponibles, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa. En todo caso, lo recomendable es que coincida con periodos de menor actividad para así poder destinar más plantilla a esta operativa, efectuarlo de modo más rápido, con menos errores y sin interrumpir otras obligaciones.

El objetivo del inventario físico es contrastar las existencias reales del almacén con las registradas en el inventario teórico o contable (que puede ser gestionado desde un SGA, un ERP o incluso más rudimentariamente con Excel).

¿Cuál es la importancia del inventario físico?

Un control del inventario es indispensable para el negocio, porque redunda en una mayor productividad. Conocer fielmente la ubicación de cada producto facilita la preparación de pedidos y evita demoras, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los clientes.

El inventario físico ayuda a identificar descuadres, investigar sus causas y evitar que se vuelvan a producir. Podría ocurrir, por ejemplo, que un operario fuera incapaz de encontrar un producto teóricamente en stock. Al inspeccionar todo el almacén, se descubriría que ese producto estaba almacenado en una ubicación errónea y podrían tomarse medidas para disminuir este tipo de equivocaciones.

El inventario físico también ayuda a verificar y garantizar que los productos se encuentran en buenas condiciones. Al contar los productos uno a uno se puede comprobar visualmente que estén en buen estado. Esto es vital cuando se gestiona una gran cantidad de referencias.

¿Quién debe realizar el inventario físico?

El inventario físico es una operativa manual, que involucra a numerosos operarios de un almacén (si bien quizás, en un futuro, podría automatizarse con la ayuda de drones). Por esa razón, debe planificarse con la suficiente antelación para que el equipo pueda realizarlo de manera correcta en tiempo y manera, minimizando así su impacto en la actividad de la empresa. Lo ideal es determinar unas fechas y unos días exactos para ese conteo, como hemos dicho, priorizando las épocas de menor actividad empresarial.

El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. Además, cabe definir un criterio común para llevar a cabo el inventario con celeridad y sin fallos.

¿Qué se necesita para hacer un inventario físico?

Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado. Aunque parezca obvio, el jefe de almacén debe velar en todo momento por el orden de la instalación, pues ello se traduce en una mayor eficacia y fluidez de todas las operativas (incluida esta).

Acto seguido, debe decidirse qué productos hay que contar (todos los artículos en el almacén, los artículos en un pasillo concreto, los que se hallan en una ubicación, etc.).

El inventario físico puede hacerse en soporte digital o con una lista impresa. En el caso de optar por el papel, los operarios deben ir anotando el número de artículos que cuenten de cada tipo. En el caso de ser digital, con la ayuda de un terminal de radiofrecuencia, los operarios leen el código de barras de cada producto e indican la cantidad.

Un programa de gestión de almacén, como Easy WMS de Mecalux, es una herramienta que facilita enormemente la realización de un inventario físico. Este software envía instrucciones a los operarios sobre qué artículos localizar para que el cómputo global resulte más efectivo.

¿Cómo se realiza un inventario físico en el almacén?

En este punto es inevitable plantearse cómo hacer un inventario de modo práctico. La dinámica en sí es muy sencilla: los operarios recorren el almacén con una lista de productos y cuentan y anotan la mercancía ubicada en las estanterías.

Hay dos formas de llevar a cabo esta operativa: con un inventario general o uno selectivo. La elección de un método u otro dependerá de la precisión que necesitemos y de la facilidad para detener la actividad del almacén durante varias horas, aunque ambos pueden ser complementarios. Por ejemplo, pueden contarse algunos artículos en concreto con mayor frecuencia y hacer un inventario de todo el almacén anualmente.

Inventario general

Es un inventario global, en el que se hace un recuento de todos los productos del almacén al mismo tiempo. En función del número de productos disponibles, de las distancias que haya que recorrer y de los operarios asignados a este trabajo, la operativa puede requerir más o menos tiempo.

Este inventario obliga a detener las demás operativas del almacén durante el tiempo que se requiera. Sin embargo, los resultados son mucho más rigurosos.

Inventario selectivo

Comprende un grupo de productos previamente seleccionados (por ejemplo, unas referencias o unos pasillos determinados) y se ejecuta periódicamente, cada vez que se necesite verificar que las existencias físicas concuerden con las del inventario contable.

Si bien este proceso puede parecer más dilatado en el tiempo (pueden hacerse recuentos con mucha frecuencia), la ventaja es que no paraliza el resto de operativas del almacén.

Inventario y gestión de stock

Todas las empresas deben comprobar las existencias disponibles en sus almacenes. El inventario físico sirve, básicamente, para tener un mayor control sobre el stock. De este modo, se gestiona más eficazmente el almacén, lo que implica un mejor servicio al cliente y una mayor competitividad de la empresa.

Para controlar la mercancía con mayor precisión, es recomendable instalar un software de gestión de almacenes con el que mantener un inventario permanente. Por un lado, el SGA identifica los productos desde cuando llegan al almacén y controla su trazabilidad en tiempo real. Por otro, llegado el momento, envía instrucciones a los operarios sobre cómo hacer el inventario físico con rapidez y sin errores.

Easy WMS de Mecalux es un software de gestión de almacenes avanzado e intuitivo. No solo mantiene un registro de todo nuestro stock en tiempo real y dirige las operativas del almacén con una alta efectividad, sino que también es capaz de asistir a la plantilla en la elaboración del inventario físico. Contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo llevar una gestión avanzada de tus existencias con la ayuda de este SGA.