¿Qué es el 'lead time' en logística? Cómo optimizarlo

El lead time –o tiempo de ciclo, de entrega o de suministro– hace referencia al tiempo que discurre desde que se genera una orden de pedido a un proveedor hasta que se entrega la mercancía de ese proveedor al cliente (puede ser un particular o una tienda). El manejo de este concepto es fundamental para la organización de todos los procesos a lo largo de toda la cadena de suministro.

¿Qué mide cada lead time a lo largo de la cadena de suministro?

Dependiendo del tramo de la cadena de suministro en que nos fijemos y del punto de vista que tomemos, el significado de lead time variará ligeramente. Este concepto puede dividirse en parcelas para comprender cómo afecta a cada área:

• Ventas o gestión comercial: conocer el lead time con precisión permitirá comprometerse a una fecha de entrega u otra con los clientes.
• Compras o aprovisionamiento: manejar el lead time de los proveedores de materias primas es esencial para controlar que no haya desabastecimientos en la línea de producción.
• Lead time de producción: el lead time de los procesos manufactureros facilita el cálculo de los tiempos de fabricación y esto luego tendrá impacto en la gestión logística y comercial.
• Logística y distribución: el lead time logístico cobra una dimensión integral: necesitas conocer el tiempo de suministro del resto de áreas para poder saber cuánto va a tardar producción en fabricarlos, cuándo van a llegar al almacén y en cuánto tiempo se pueden tramitar y entregar al cliente.

¿Cómo se calcula el lead time?

La forma habitual de calcular el tiempo de suministro es:

Lead time = fecha de entrega - fecha de pedido

El resultado muestra los días desde que se realizó el pedido hasta que este llegó al cliente. Se mide en días de calendario para simplificarlo. Este cálculo debe realizarse atendiendo a cada parcela de la cadena de suministro que hemos identificado anteriormente y por cada producto en particular.

Tomando como ejemplo este diagrama, si eres uno de los clientes al final de una cadena de suministro larga, tu lead time será el acumulado del resto: el de los proveedores de materias primas, el de la fábrica que tiene que producirlo y el del centro de distribución que te lo va a mandar.

Por ello, aunque pueda parecer que el cálculo del lead time es sencillo, para una correcta planificación de operaciones es esencial conocer cómo se desgrana a fondo.

Y a ello se suman otras variables adicionales que tener en cuenta, como por ejemplo que el proveedor solo acepte pedidos un día concreto a la semana (si solo acepta órdenes de compra los martes y jueves, el retraso de un pedido realizado el lunes será de un día, pero el del viernes será de cuatro días).

Los tiempos de suministro se miden con mayor precisión tomando como base el histórico de pedidos de la empresa y sus entregas. Este dato se trata de un punto de partida más fiable que las promesas oficiales por parte de los proveedores, ya que en la realidad suelen producirse variaciones.

La importancia de contar con un lead time logístico corto

Los principales objetivos de la logística son entregar los productos demandados en el lugar concreto, en el momento exacto y en las cantidades y condiciones requeridas.

Dentro de la ecuación logística, el lead time hace referencia a la dimensión temporal, que está íntimamente relacionada con el nivel de servicio, pero tiene un gran impacto sobre el control de stock y la planificación de la demanda.

Las ventajas de contar con unos tiempos de suministro reducidos se reflejan en:

• Una planificación de la demanda más precisa: realizar las labores de demand forecasting a corto plazo permite ganar en exactitud. Una de las principales reglas de la gestión de la demanda es que cuanto más a futuro se organice, más incertidumbre habrá. Con tiempos de suministro más cortos es posible reducir esta incertidumbre, ya que esto facilita realizar pronósticos más confiables y que se cumplan con mayor exactitud.
• La posibilidad de contar con niveles de stock reducidos: un lead time corto garantiza operar con menor volumen de inventarios para satisfacer la demanda del cliente. La razón fundamental por la cual existe la gestión de stocks almacenados es cubrir la diferencia de tiempo entre que un cliente realiza una orden de pedido y el tiempo que tarda el proveedor en hacértelo llegar. Los tiempos de suministro tienen un efecto lineal en la política de inventarios: a mayor lead time, mayor stock almacenado y a la inversa.
• Una mejora global en el servicio ofrecido al cliente: tener un lead time corto permite acelerar los tiempos de entrega y cumplir con los compromisos ante el cliente. En la época de la logística 4.0 y de la logística omnicanal, la eliminación de pasos intermedios y la simplificación de procesos se revelan como un valor añadido crucial para la empresa.

Cómo optimizar el lead time en la cadena de suministro

1. Medir con precisión todos los tiempos de suministro por rangos

El punto de partida perfecto para reducir los tiempos de suministro es conseguir aislar e identificar los lead times críticos (por ejemplo: fabricación, transportes, procesamiento en el almacén…). Después, hay que descomponer cada tiempo de suministro y acotarlo en parcelas para poder entenderlo y optimizarlo.

Se trata de la misma base sobre la que se asienta la medición de KPI en el almacén. Para facilitar esta tarea, se suele utilizar un software especializado que integre los datos de toda la cadena de suministro.

2. Analizar los procesos y subprocesos de la intralogística al detalle

Es importante analizar las operaciones ligadas a la intralogística con el fin de detectar cuellos de botella y fallos que estén demorando el flujo de materiales. Si lo trasladamos al almacén, la gestión operativa global es el resultado de múltiples subprocesos que funcionan en cadena y el más mínimo detalle, por pequeño que parezca, puede alterar estos flujos.

Pongamos un ejemplo: supongamos un caso donde el movimiento de mercancías sigue el criterio FIFO (el primero en llegar, el primero en salir) y para ello se usa un transportador de rodillos. Llegados a un punto del recorrido, el transportador no es capaz de mantener el flujo en movimiento y las cajas se acumulan en el suelo junto al transportador repleto: se van amontonando unas encima de otras.

Cuando se salve la aglomeración al otro lado del circuito y el transportador vuelva a admitir carga, es probable que los operarios tomen primero las cajas que se encuentren arriba, cambiando el criterio a LIFO (el último en llegar, el primero en salir) y dando prioridad al orden inadecuado.

Y aquí ya tenemos un enclave de ineficiencia que está alargando los tiempos operativos. Por ello, realizar un análisis en detalle de los flujos en el almacén es imprescindible para detectar las causas de los problemas y ponerles remedio.

3. Gestionar los imprevistos con la ayuda de software especializado

Existe una gran variedad de causas que pueden provocar fluctuaciones en los tiempos de suministro. Muchas de ellas son aleatorias e inesperadas. En este sentido, el software logístico especializado permite limitar esta incertidumbre y mejorar el lead time:

• Ganando en capacidad de reacción ante imprevistos: esto se multiplica en el entorno del almacén. ¿Qué hacer ante una recepción ciega (llega stock no esperado)? ¿Qué parámetros logísticos seguir para ordenar la preparación de pedidos? Estas cuestiones y muchas más pueden ser resueltas con gran rapidez gracias al uso de un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS.
• Integrando y centralizando toda la información de la cadena de suministro: el uso de un software dotado de avanzados algoritmos favorece la toma de decisiones y la detección de puntos críticos a lo largo de toda la cadena de suministro. Es el caso del Supply Chain Analytics Software, módulo especial dedicado al análisis de datos de Easy WMS.

4. Llegar a acuerdos de colaboración con los proveedores

A la hora de seleccionar proveedores, cada vez se tiende más a priorizar relaciones a largo plazo. Esto es así porque permite estandarizar procesos y afinar la planificación de los tiempos de suministro, de manera que se pueden acortar hasta conseguir llegar a operar con cross-docking o seguir el método just-in-time en el almacén.

Un software como el módulo Multi Carrier Shipping para Easy WMS de Mecalux simplifica la integración del almacén con las principales agencias de transporte, punto esencial para la logística de e-commerce, entre otros sectores.

El almacén, como nexo indispensable entre la oferta y la demanda, desempeña un papel fundamental en la vertebración de toda la cadena de suministro. Por ello, una buena gestión del almacén es crucial para conseguir reducir los lead time.

Si estás buscando un sistema de gestión de almacén que permita mejorar su eficiencia, no dudes en contactar con nosotros: te mostraremos una demo y te facilitaremos toda la información que necesites.