¿Qué hacer cuando el almacén se queda pequeño?

Uno de los inconvenientes más comunes a los que se enfrenta un responsable de almacén es qué hacer cuando el almacén se queda pequeño. El incremento de los precios en el mercado inmologístico hace que la ampliación como solución a un almacén pequeño no sea viable en muchos casos a nivel económico. Sin embargo, en ocasiones, la progresiva falta de espacio esconde una gestión ineficiente.

En nuestro artículo, analizamos las causas frecuentes que genera la falta de espacio y proponemos opciones para aprovechar la superficie disponible y seguir gestionando un almacén que se ha quedado pequeño.

Síntomas de que el almacén se está quedando pequeño

Destacamos algunas de las señales que indican que el almacén está acercándose a su límite de espacio:

• Tener más de un 85-90% de la capacidad de almacenaje total ocupada de manera continua. Hablar de que el almacén está lleno suele ser un arma de doble filo. Si bien desde el punto de vista de los costes de almacenamiento, el objetivo final es aprovechar al máximo la instalación, también esto puede restarle flexibilidad en sus operativas. Con tal nivel de ocupación, el almacén se verá incapaz de reaccionar ante un mínimo incremento de las existencias.
• Hay incidencias en la gestión de ubicaciones: pueden producirse porque un tipo de estantería o ubicación concreta está desbordada o porque se están usando otras zonas del almacén como espacio de almacenaje permanente improvisado (pasillo, precargas, área de mantenimiento…).
• Aumenta el número de pedidos pendientes o backorders de modo constante: son aquellas órdenes de pedido que ha recibido el almacén, pero que no pueden servirse debido a descuadres en el stock. Esto afecta al ratio de cumplimiento de expediciones y alarga los tiempos de ciclo.

Causas de la falta de espacio en el almacén

Los factores que hacen que el almacén se haga pequeño pueden ser muy variados. Los más frecuentes suelen estar ligados a cambios empresariales, tales como el auge de las ventas, una expansión internacional o mayor adquisición de mercancías por razones comerciales.

No obstante, la falta de espacio de almacenaje también puede originarse por la irrupción de nuevos modelos de negocio digitales. Si se empiezan a gestionar pedidos online y se adopta un modelo omnicanal, la instalación deberá adaptarse, reservando espacio extra para un picking más complejo y para una intensiva gestión de las devoluciones.

¿Y si no es un problema únicamente de metros cuadrados?

Una gestión deficiente de la instalación también puede dar como resultado que el almacén se quede pequeño. En este sentido, resaltamos dos de las causas más comunes:

• Espacio mal distribuido o un diseño del almacén anticuado: normalmente, los almacenes se proyectan teniendo en cuenta unos flujos de mercancía concretos, un número particular de SKU o referencias con unas características determinadas. Sin embargo, con cadenas de suministro cada vez más volátiles y niveles de servicio más exigentes, los cambios pueden llegar antes de lo esperado. El resultado es que el reparto de espacio en el almacén va quedándose desfasado al avanzar más deprisa el mercado que la propia infraestructura física.
• Exceso de stock de mercancías: es habitual que las empresas prioricen en sus políticas de compras aquellos productos con mayor rotación. No obstante, la efervescencia de las ventas de productos A (de alta rotación) puede empequeñecer el almacén si no se optimiza el espacio que se les reserva. También es posible que se dé la situación contraria: un exceso de mercancías con poca rotación debido a unos stocks de seguridad sobredimensionados o porque la previsión de ventas ha sufrido desviaciones (efecto látigo).

Ideas para maximizar el espacio actual del almacén

La fuerte demanda de superficie de almacenaje a lo largo de los últimos años ha empujado al alza los precios del suelo, sobre todo en torno a grandes áreas urbanas. De hecho, en Estados Unidos, la disponibilidad de almacenes se encuentra en su punto más bajo desde el año 2000, con tan solo un 7% de espacio ofertado (3 puntos menos que en 2014), según datos de la inmobiliaria CBRE. En España, ocurre algo similar en los principales enclaves logísticos del país (Madrid, Barcelona y Valencia), según un informe de Savills Aguirre Newman.

Entonces, si la ampliación o el traslado a una nave mayor no es una opción, ¿cómo sacar mayor rendimiento a los metros de los que disponemos?

- Rediseña el plano del almacén pequeño y valora la posibilidad de automatizar

Organizar el plano de un almacén pequeño es un trabajo de pura precisión. El primer paso para diseñar el layout de un almacén consiste en medir exactamente el espacio de trabajo real con el que se cuenta, restando el área ocupada por elementos arquitectónicos como columnas, paredes, puertas… A partir de ahí, el análisis recae en el inventario: hay que saber qué productos se mueven (número de referencias, volumen y peso), dónde se mueven en la instalación y con qué frecuencia (flujos de entrada y salida del almacén).

Este estudio es necesario para evaluar alternativas que consigan articular el espacio disponible en un almacén de reducidas dimensiones. Una solución que da muy buenos resultados es automatizar parte de la operativa, aquella que registre mayor número de repeticiones y se mantenga estable en el tiempo.

En este sentido, sistemas automáticos como los miniload o los transelevadores permiten concentrar las referencias y eliminar espacio dedicado a pasillos. Por ejemplo, Mecalux proyectó un almacén automático para Trumpler capaz de albergar 2.512 palets en tan solo 840 m² de superficie.

- Evalúa otros sistemas de almacenaje alternativos

Aumentar la densidad de almacenaje ajustando el tipo de estanterías es otra de las opciones que resuelven el hecho de que el almacén sea pequeño en relación con el número de ciclos. Las estanterías convencionales de palets presentan grandes ventajas en términos de accesibilidad a las mercancías, pero logran una densidad de almacenaje menor que la de los sistemas de almacenaje compacto.

Hoy en día existe gran variedad de estanterías compactas, ya sean sistemas dinámicos o estándar, que permiten operar con diferentes niveles de movimiento de mercancía. Además, como vemos en el caso del almacén de Aceites Toledo, su combinación con el Pallet Shuttle hace que la productividad del almacén no se vea afectada.

- Mejora la gestión de stock con un SGA

Un almacén pequeño en tamaño puede ser muy complejo desde el punto de vista de la gestión de stock, así como un almacén puede quedarse pequeño a raíz de una deficiente gestión de inventarios. El software de gestión del almacén resulta ya imprescindible para resolver ambas situaciones y sacar el máximo partido a la capacidad de almacenaje.

Un SGA como Easy WMS organiza los movimientos de la mercancía y registra los datos en tiempo real. ¿Cómo ayuda esto a la optimización de la capacidad de almacenaje? El SGA posibilita:

• Ajustar los criterios de ubicación de existencias: este software es imprescindible para una gestión efectiva del espacio. Solo con él, por ejemplo, es posible implementar un sistema de almacenamiento caótico que limita al máximo los huecos vacíos. Así, se incrementa la capacidad efectiva del almacén manteniendo la agilidad en la operativa, puesto que el SGA organiza los flujos de trabajo de los operarios de manera optimizada.
• Acelerar la realización de inventarios para detectar productos obsoletos o descuadres en los registros de SKU.
• La gestión coordinada del reaprovisionamiento: desde el departamento de compras pueden programar la reposición de stock de forma más ajustada a la disponibilidad de espacio, evitando sobrecargar la instalación.

Sumar metros cúbicos al almacén

En el lustro comprendido entre 2012 y 2017, el tamaño medio de los almacenes construidos se incrementó más de un 140% en Estados Unidos, según datos de la inmobiliaria CBRE. Pero, ¿cómo puede crecer en metros cúbicos un almacén?

• Optando por la construcción de almacenes autoportantes: las estanterías componen la propia estructura de la nave y, en combinación con los sistemas automáticos, pueden erigirse almacenes que superen incluso los 40 metros de altura.
• Equipando la nave con unas estanterías más elevadas: hay que considerar el impacto que tendrá sobre los equipos de manutención y el picking.
• Añadiendo entreplantas: por ejemplo, en el almacén de mantenimiento de Saint-Gobain se aprovechó el espacio superior de los muelles de carga para instalar una entreplanta para productos de pequeñas dimensiones.
• Contratando almacenes temporales, si la falta de espacio es consecuencia de una marcada estacionalidad, como la que se da en la logística de e-commerce.

El reto de convivir con la escasez de espacio de almacenaje

La internacionalización y los nuevos hábitos de consumo han creado cadenas de suministro complejas que demandan un mayor espacio de almacenaje a todos los niveles. Las perspectivas de futuro indican que esta tendencia se va a mantener y será normal que el almacén se quede pequeño cada cierto tiempo.

Si has detectado que tu instalación de almacenaje tiene cada vez más dificultades para responder con garantías a las necesidades de espacio, no dudes en contactar con nosotros: analizaremos tu situación y te ayudaremos a optimizar el almacén.