El aprovisionamiento: clave para un servicio eficiente

Existe una relación muy estrecha entre el aprovisionamiento y el servicio que ofrece una compañía, pues toda empresa necesita abastecerse previamente de recursos para el desarrollo de su actividad. El aprovisionamiento está relacionado con el flujo constante de suministros, materiales y servicios. Para que sea eficiente, es indispensable una correcta gestión del stock.

A la hora de organizar el aprovisionamiento de stock en el almacén, es básico preguntarse: cuándo debo realizar un pedido y cuántas unidades de cada producto necesito. En este artículo respondemos a estas cuestiones, analizamos el ciclo de aprovisionamiento y detallamos las operativas relacionadas con este proceso.

Definición de aprovisionamiento

¿Qué es el aprovisionamiento? El aprovisionamiento se define como la operación logística que tiene como fin proveer de materias primas o mercancía en general a un almacén, centro logístico, fábrica o tienda, para asegurar el correcto desarrollo de la actividad empresarial (producción, distribución o, venta). El concepto de aprovisionamiento también se asocia a términos como suministro o provisión.

Desde el punto de vista del almacén, el significado de aprovisionamiento está asociado al punto de pedido. Cuando el stock de una cierta referencia se sitúa por debajo de un nivel previamente definido (mediante el Modelo de Wilson, por ejemplo), debe entonces lanzarse una orden de compra o reabastecimiento para evitar que se produzca una rotura de stock, que implicaría una pérdida de ventas o incluso detener la producción. Por esta razón, la gestión del aprovisionamiento es crucial para el desarrollo del negocio.

El ciclo de aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento comprende todas las operativas desde el momento en que se efectúa la compra o petición de las existencias hasta que el producto es recibido en las instalaciones (almacén, fábrica o tienda).

Este ciclo varía según se trate de empresas productoras/industriales o empresas comerciales.

• Empresa productora o industrial: el ciclo de aprovisionamiento conecta el almacén con el centro de producción. La materia prima se almacena en las estanterías hasta que es requerida en las líneas de producción. Una vez se transforma la materia prima en el producto final, éste se almacena a la espera de ser expedido.
• Empresa comercial: en este caso el ciclo de aprovisionamiento es más sencillo, puesto que el producto que se comercializa no necesita ningún tipo de transformación. La empresa compra y almacena los bienes ya terminados hasta que son expedidos al cliente final, a una tienda física o a otro almacén.

¿Qué operativas incluye el aprovisionamiento?

Para llevar a cabo un aprovisionamiento eficiente debemos tener en cuenta las siguientes operativas:

• Análisis de necesidades. ¿Qué recursos necesitamos para llevar a cabo la actividad de la compañía durante un período concreto? Es importante establecer qué cantidad de materiales, suministros y servicios necesito para producir o comercializar un producto.
• Compra. Transacción por la cual obtendremos las cantidades adecuadas de los recursos y servicios necesarios al precio más bajo posible. Es primordial elegir a un proveedor que, además de un precio competitivo, garantice la calidad y el cumplimiento del plazo de entrega acordado. El lead time es aquí un factor determinante.
• Recepción y almacenaje. Los recursos se reciben en la zona de muelles y se almacenan en las estanterías hasta que sean requeridos en las líneas de producción. También se almacenan los productos terminados una vez salen del centro de fabricación.
• Abastecimiento y expedición. Hay que alimentar la planta de producción con los recursos requeridos para una actividad productiva ininterrumpida y, del mismo modo, expedir la mercancía que abastecerá a otro almacén o a una tienda física. En ese punto es especialmente importante ser eficientes: el sobrestock puede provocar cuellos de botella, además de aumentar los costes de almacenaje.
• Gestión de stocks. Una gestión del stock eficiente influye directamente en el rendimiento de todas las operativas involucradas en el ciclo de aprovisionamiento.

Las operaciones relacionadas con el aprovisionamiento involucran a múltiples departamentos de la compañía: desde administración y compras, que se encarga de planificar la adquisición de mercancía hasta la expedición de la mercancía al cliente, ya en el almacén. La organización y coordinación entre cada una de las operativas es clave para obtener un aprovisionamiento eficiente.

Problemas de un aprovisionamiento ineficiente

En el caso de que el aprovisionamiento no se gestione eficazmente, corremos el riesgo de enfrentarnos a serios problemas. Los más comunes son:

• Desabastecimiento o rotura de stock. Quedarnos sin stock implica perder ventas, reducir la productividad o, en el peor de los casos, detener la fabricación porque las líneas de producción se han quedado sin los recursos indispensables para desarrollar su actividad. Es recomendable disponer de un stock de seguridad con el que hacer frente a cualquier imprevisto relacionado con los cambios en la demanda y evitar así una rotura de stock.
• Stock inactivo. Ocurre cuando se adquiere más producto del que se necesita y se acaba convirtiendo en stock obsoleto, acarreando gastos innecesarios de almacenaje.
• Dependencia de los proveedores. Suele suceder cuando la empresa practica un método de aprovisionamiento just-in-time. ¿Eso qué significa? Que los suministros se adquieren a medida que se necesitan, por lo que cualquier incidencia con los proveedores repercutirá en todo el ciclo de aprovisionamiento.

Todos los problemas relacionados con procesos de aprovisionamiento ineficientes tienen una consecuencia en común: un notable aumento de los costes operativos. De la buena gestión del aprovisionamiento dependerá que podamos ofrecer precios más ajustados, un mejor servicio y, en suma, ser más competitivos.

El aprovisionamiento con un SGA

¿Podemos mejorar la gestión del aprovisionamiento mediante un software de gestión de almacén? Rotundamente, sí. Disponer de un almacén organizado y coordinado es clave para alcanzar una gestión del aprovisionamiento eficiente y rentable para la empresa.

A través de un SGA podemos gestionar el nivel de existencias en función de la estrategia de abastecimiento: just-in-time, sincronizado con producción o bajo un stock de seguridad.

Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux dispone del módulo SGA para Producción, que garantiza el aprovisionamiento ininterrumpido de materia prima a las líneas de producción, ya que sincroniza el pulmón de abastecimiento con el de producción. Eso implica hacer un seguimiento exhaustivo del estado de las materias primas y de la cantidad exacta que se ha utilizado en cada etapa. Entre muchas otras funciones, dicho módulo gestiona la lista de materiales (BOM), un listado completo de las materias primas, las piezas y las herramientas necesarias para fabricar un determinado producto.

Asimismo, el sistema, conectado con un MES, no solo sincroniza las operativas del almacén con los procesos de producción para asegurar su abastecimiento, sino que proporciona una trazabilidad de todos los procesos y una visibilidad de los artículos en tiempo real.

El mejor aliado de la cadena de producción

Una de las tareas más trascendentes de toda la cadena de suministro es la gestión del aprovisionamiento. Controlar el inventario para definir la cantidad de stock con el que trabajar, así como la periodicidad en los pedidos de suministros para satisfacer las necesidades de la cadena de producción es más complejo de lo parece.

Para lograrlo, Mecalux cuenta con las mejores soluciones logísticas, tanto de almacenaje como de gestión, con las que podrás disfrutar de una gestión del aprovisionamiento eficiente. Si eres de los que cree que la digitalización de los procesos es sinónimo de éxito y rentabilidad empresarial, no dudes en contactar con Mecalux para que te ayudemos a encontrar la solución logística que mejor se adapte a tus necesidades.