Control de almacén, indispensable para una logística eficiente

El concepto de control de almacén hace referencia a la supervisión de todos los procesos que tienen lugar en la instalación logística, con el objetivo de garantizar la expedición de pedidos sin errores y en el plazo de tiempo acordado.

El primer paso para disponer de una cadena de suministro ágil, flexible y que se adapte a los cambios del mercado consiste en entender sus entresijos. Las empresas que analizan todo lo que ocurre en el almacén y llevan un control preciso de los movimientos de mercancía pueden tomar decisiones estratégicas.

Qué es el control de almacén

Se puede definir al control de almacén como el conjunto de acciones orientadas a llevar una gestión correcta de la mercancía en una instalación logística: desde conocer la cantidad de stock disponible hasta hacer un seguimiento de los movimientos necesarios a la hora de expedir los pedidos.

El cometido de cualquier almacén es abastecer a clientes, centros de producción, puntos de venta u otros almacenes con los artículos solicitados en el momento preciso. Sin un control riguroso de las operativas, la dificultad a la hora de expedir la mercancía es mayúscula. Por ejemplo, si la empresa desconoce qué cantidad exacta de artículos tiene almacenados, será incapaz de organizar las reposiciones con eficacia. Como consecuencia, pueden producirse roturas de stock que ralenticen el trabajo de preparación de pedidos.

Al ejecutar un estricto control del almacén, las empresas pueden hacer un seguimiento absoluto de la mercancía: tanto de los artículos almacenados como de los que ya se han expedido. De esta forma, la trazabilidad de los productos es total, al conocer la localización exacta de cada artículo en tiempo real y los movimientos que ha realizado dentro del almacén hasta su expedición.

Las empresas también pueden supervisar el rendimiento de las operativas, desde las recepciones hasta las expediciones, con el propósito de introducir mejoras que contribuyan a incrementar la productividad. Esto permite a las compañías aplicar una política de mejora continua dirigida a introducir pequeños cambios, pero continuos, que eliminen dinámicas improductivas.

Etapas críticas en el control del almacén

El almacén es una pieza clave para el correcto desarrollo de las empresas. Cualquier ineficiencia en alguna de sus operativas tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes y en los demás procesos que forman parte de la cadena de suministro. De ahí que el supply chain manager se preocupe constantemente de analizar el estado del almacén con vistas a detectar problemas y solventarlos cuanto antes.

Estas son las operativas críticas de un almacén y que, por tanto, requieren un mayor control:

Entrada de mercancía

La primera acción de control de almacén consiste en supervisar la recepción de mercancías. Las recepciones son el origen de todas las operativas porque tener suficiente producto es imprescindible para que las empresas puedan garantizar el servicio a sus clientes.

Los almacenes suelen recibir multitud de productos de distintas procedencias: proveedores, líneas de producción o, incluso, otros almacenes. Las instalaciones logísticas también pueden recibir devoluciones de los clientes o de los puntos de venta por cambios de temporada.

El área de recepciones es una de las zonas más frenéticas del almacén, ya que allí tienen lugar actividades relacionadas con la verificación documental, así como otras tareas como el etiquetado. Para llevar un control de la mercancía, una vez recibidos todos los artículos, los operarios los comprueban antes de decidir si almacenarlos o hacer cross-docking. Para completar este proceso con rapidez, los operarios suelen seguir las instrucciones de un software de gestión de almacenes. Por regla general, los productos van acompañados de las órdenes de recepción, un documento en el que consta la cantidad de artículos y las referencias disponibles.

Control de stock

El stock es uno de los principales activos de cualquier empresa. Con un control de la mercancía eficiente, las empresas disponen de los productos necesarios para poder trabajar y atender a los clientes. El control del stock, además, ayuda a equilibrar gastos: al vender las existencias, se recupera el dinero invertido y se organizan los pagos para obtener un buen balance contable.

Para controlar el stock, las empresas hacen un registro de los productos que entran y salen de la instalación. También hacen un recuento de las existencias para conocer el número de productos disponibles en un momento concreto. El recuento de artículos puede hacerse de forma manual (lo que se conoce como inventario físico) o gracias a un software de gestión de almacén (con el que dispondremos de un inventario permanente).

Expedición de pedidos

El control de las expediciones posee una importancia capital en la cadena de suministro de las empresas porque, al final, todas las operativas del almacén giran en torno a un único objetivo: facilitar y agilizar la distribución de la mercancía.

Por regla general, desde el almacén salen productos con una amplia variedad de destinos como, por ejemplo, clientes, líneas de producción, puntos de venta o, incluso, otros almacenes de la misma compañía.

En las expediciones se lleva un control que consiste en verificar que se distribuyen los productos correctos. Asimismo, en esta área se gestiona una gran cantidad de información como, por ejemplo, las rutas de expedición, las paradas o la apilabilidad de la mercancía. Para evitar errores, las empresas se dotan de un software de gestión que indica a los operarios cómo validar cada artículo.

Tecnologías para mejorar el control de almacén

Aunque el control del almacén pueda hacerse de modo manual, recurrir a la tecnología es una opción esencial para aquellas empresas que quieran lograr una mayor precisión e incrementar la productividad. La tecnología y la digitalización aportan una gran visibilidad de la mercancía y de todos los procesos que tienen lugar en una instalación logística.

Automatización del almacén

En un almacén automático, soluciones de almacenaje como los transelevadores para palets mueven la mercancía con total autonomía, sin intervención de los operarios. La ventaja es obvia: la precisión es absoluta y, por ende, el riesgo de que se cometan errores, ínfimo.

Siguiendo las instrucciones del sistema de control del almacén (SCA/WCS), las máquinas realizan todos los movimientos de mercancía dentro de los pasillos de almacenaje. Los equipos de manutención están dotados de sensores para desplazarse con seguridad por el almacén y para detectar la mercancía que deben mover.

Cada vez más empresas recurren a la automatización y a la robótica para gestionar sus almacenes. Prueba de ello es el estudio de la consultora Brandessence Market Research, que estima que, para 2027, el mercado global de automatización de almacenes alcanzará una facturación de 33.879 millones de euros, lo que supone un crecimiento anual del 14,6% desde 2020.

Software de gestión de almacenes

El mercado global de sistemas de gestión de almacenes también está en auge. Según un estudio de la consultora Markets and Markets progresará un 16,7% anual hasta 2026. Este avance se debe, entre otros motivos, al aumento de ventas online durante la pandemia de COVID-19, a la globalización de las cadenas de suministro y a la expansión de la tecnología en la nube.

Un software de gestión de almacenes como Easy WMS de Mecalux es una herramienta de control del almacén infalible. Este programa no solo organiza los productos teniendo en cuenta sus características y nivel de demanda, sino también en función de los movimientos de mercancía (tanto los realizados por los operarios como los que ejecutan las máquinas).

Además, un SGA permite analizar KPI logísticos que ayuden a los responsables del almacén a medir la evolución de la empresa y a ejecutar acciones de mejora continua. Por ejemplo, el software de Mecalux puede ampliar sus funcionalidades con el módulo Supply Chain Analytics Software, dedicado a proporcionar información en tiempo real sobre el desempeño del almacén.

El control del almacén impulsa la cadena de suministro

Cada empresa es un mundo, de ahí que el control de almacén represente una operativa distinta para cada instalación logística. No es lo mismo gestionar los productos en un almacén automático de grandes dimensiones que en uno pequeño y con pocas referencias.

La tecnología es una buena aliada para controlar la mercancía del almacén. Un software de gestión hace un seguimiento estricto de las entradas y salidas. Con Easy WMS, el sistema de Mecalux, puede hacerse un inventario permanente en el que el stock esté actualizado en tiempo real. Contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo esta tecnología puede ayudarte a controlar y optimizar tu almacén.