¿Cómo lograr la exactitud en el registro de inventario?

Incrementar la tasa de exactitud en el registro de inventario es vital a la hora de planificar y organizar mejor los flujos de trabajo y mercancía, así como las operativas logísticas. La gestión del inventario constituye uno de los procesos trascendentales de cualquier compañía porque repercute directamente en las demás actividades que tienen lugar en el almacén.

Un control efectivo sobre el stock en almacén facilita la trazabilidad de producto, la identificación de sobrecostes, así como la detección de errores e ineficiencias en la gestión y manipulación de la mercancía en operativas como el almacenaje o la preparación y expedición de pedidos. 

¿Qué es la exactitud de registro de inventario?

La exactitud de registro de inventario (ERI) es un indicador que hace referencia a la precisión y eficiencia cuando se elabora el listado ordenado y detallado de las mercancías que almacena una empresa al efectuar un inventario físico. Hacer un inventario físico en el almacén consiste en comparar las existencias, sus cantidades y características con las que figuran en el registro o sistema informático de la empresa.

El porcentaje de exactitud de registro de inventario se obtiene comparando la cantidad total de stock que marca el SGA, la tabla excel o el papel con el número de stock real que hay en el almacén. La diferencia que existe entre ambas cantidades es la que determinará el porcentaje de exactitud. La fórmula es la siguiente: 

ERI (%) = (Cantidad de stock inicial / cantidad de stock real) x 100

A modo de ejemplo, si una compañía tiene un stock inicial de 97 artículos y, cuando hace el inventario físico, se detectan 104 productos, significa que han habido 7 conteos erróneos. Si aplicamos la fórmula, representa que la exactitud de registro de inventario es del 93%.

El concepto de exactitud de registro de inventario también se conoce como precisión de inventario (PDI), que refleja la diferencia que existe entre el nivel de inventario registrado en el software de gestión de inventario y el nivel de inventario real que hay en el almacén. Otro término bastante utilizado es el de Inventory Record Accuracy (IRA), el cual pretende sincronizar el inventario físico con el teórico o registrado en el sistema.

Problemas relacionados con la exactitud en el registro de inventario

Los problemas logísticos que surgen de un registro de inventario ineficiente afectan directamente al stock y, por ende, a la actividad de cualquier compañía. Existen dos escenarios posibles:

• Si la cantidad registrada es mayor al número de unidades que hay en el almacén, la empresa puede sufrir lo que se conoce como rotura de stock. Es decir, la compañía no puede responder a los pedidos de los clientes porque no dispone de las referencias solicitadas en las cantidades y condiciones demandadas.
• En el supuesto de que la cantidad de productos que refleja el registro sea menor a la que hay en el almacén, indica que la empresa tiene un problema de gestión del stock que puede acabar en sobrestock. Este escenario acarrea consecuencias negativas para la compañía, ya que puede derivar en un aumento del coste de almacenamiento, un deterioro del stock o una rebaja de los márgenes de beneficios de la empresa. 

Cómo potenciar la precisión de inventario

La mejor forma para controlar el stock en tiempo real y mejorar la exactitud de registro de inventario es mediante un software de gestión. Su uso está en alza, y así se demuestra en el último estudio de la consultora norteamericana Grand View Research, que apunta que el volumen de negocio de los software de gestión de almacenes crecerá cada año un 16,1% hasta 2030, superando los 11 billones de dólares.

Implementar un SGA permite llevar a cabo un control de inventario permanente. Es decir, posibilita un inventario actualizado en tiempo real en el que el responsable logístico posee una completa visibilidad sobre el estado del stock. Estos programas de control de inventario sincronizan el stock entre las diferentes áreas o almacenes, ofreciendo al responsable logístico información verídica y en tiempo real sobre el estado del stock en cada instalación o punto de venta.

Cuando, por ejemplo, se practica un control del inventario con Excel, los operarios deben actualizar manualmente los cambios de stock, elevando la probabilidad de cometer errores. En cambio, los software de gestión de almacenes automatizan la introducción de toda la información relacionada con la entrada y salida de mercancía en el sistema. 

Los operarios se conectan al software mediante terminales de radiofrecuencia (que pueden escanear códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID) para leer la etiqueta del producto, tanto en la fase de recepción de mercancía como en la de expedición de pedidos. El SGA coordina todas las operaciones que tienen lugar en el almacén, garantizando el control permanente sobre las existencias y potenciando la precisión del inventario.

Existen múltiples KPI de inventarios que permiten mejorar la exactitud en el registro de stock, entre los que destacan:

• Rotación de existencias: este indicador refleja el número de veces que se renueva el inventario en un tiempo determinado (si los datos son anuales, será a lo largo del año). 

Tasa de rotación = Valor de las referencias vendidas / valor promedio de existencias

• Rotura de stock: este KPI muestra el número de veces que la compañía se ha quedado sin existencias y no ha logrado satisfacer la demanda de los clientes. 

Índice de rotura de stock = (Pedidos no satisfechos / pedidos totales) x 100

Inventario sin errores, primer paso para una cadena de suministro eficiente

Incrementar el índice de exactitud en el registro de inventario influye positivamente sobre todas las actividades que se desarrollan en la cadena de suministro, asegurando una mayor fluidez en las operativas y evitando interrupciones. Además, disponer de un inventario sin errores también ayuda a aprovechar bien los recursos del almacén. 

Alcanzar la máxima eficiencia es más fácil con la ayuda de un software de gestión. Un SGA, como Easy WMS, permite beneficiarse de una gestión del stock en tiempo real, a fin de organizar mejor las reposiciones, la preparación de pedidos o afrontar los cambios de la demanda con facilidad. Con esta solución digital, la compañía siempre almacenará stock suficiente para atender a los clientes, incluso cuando se produce un repunte en las ventas.

En Mecalux hemos facilitado la gestión del inventario en tiempo real de más de 1.000 instalaciones en 36 países. Si estás interesado en sacar el máximo provecho a tu logística, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto te asesorará acerca de la mejor solución para incrementar la tasa de exactitud en el registro de inventario.