25 consejos para tener un almacén eficiente

Un almacén eficiente es una instalación en la que se reducen los costes de manipulación de la mercancía, se eleva la productividad y se ofrece la máxima calidad en el servicio a los clientes.

Considerando la importancia que tiene un almacén para la actividad de cualquier empresa, hemos confeccionado esta lista de consejos para lograr un almacén eficiente y conseguir así una organización adecuada de las operativas y de los recursos disponibles.

1. Optimizar el ‘layout’ del almacén

Optimizar el layout del almacén es una forma de maximizar el espacio y de facilitar las operativas que se llevan a cabo en la instalación logística. Un almacén eficiente está dotado de sistemas de almacenaje que incrementan la productividad y sacan el máximo provecho de la superficie disponible. Los almacenes pueden estar equipados con soluciones manuales (los operarios introducen y extraen la mercancía de sus ubicaciones) o automáticas (los equipos de manutención gestionan la mercancía con autonomía).

2. Señalizar el almacén

La señalización del almacén es una medida de prevención destinada a minimizar riesgos para los profesionales logísticos. En los almacenes eficientes se emplean colores, pictogramas, paneles luminosos y señales acústicas que ayudan a los operarios a identificar zonas de acceso restringido o áreas de paso de carretillas. La prioridad de la señalización es velar por la seguridad de los operarios y de la mercancía, a la vez que ganar en eficiencia. En un almacén convenientemente señalizado, los movimientos y actuaciones de los operarios están delimitados para evitar posibles accidentes y obtener la máxima productividad en cada operativa.

3. Etiquetar los productos

La codificación de la mercancía es un proceso clave para alcanzar la eficiencia en un almacén. Los productos deben estar debidamente etiquetados con un código de barras, códigos QR o etiquetas RFID para simplificar su identificación y posterior localización. Codificar los productos permite a la empresa conocer con rapidez las características de cada artículo como, por ejemplo, su referencia, fecha de llegada al almacén, envasado, ingredientes o peligrosidad. La correcta codificación de la mercancía posibilita hacer un seguimiento más riguroso de la trazabilidad de los productos y, por ende, agilizar las operativas en el almacén.

4. Clasificar el inventario según su rotación (método ABC)

Una buena organización de la mercancía repercute favorablemente en las distintas operativas que tienen lugar en el almacén. La clasificación de la mercancía según el método ABC permite distribuir los productos teniendo en cuenta la relevancia para la empresa, su valor y rotación. Se trata de una organización de la mercancía según la regla del 80/20, que indica que el 20% de los artículos genera el 80% de los movimientos en el almacén. Según el método ABC, por ejemplo, los productos que se venden en mayor cantidad suelen situarse próximos a los muelles para dinamizar su entrada y salida.

5. Definir el criterio para preparar pedidos

En un almacén eficiente es imperativo implementar un método que favorezca la preparación del mayor número de pedidos posible. Esto dependerá de la cantidad de pedidos diarios, de las dimensiones y características de los artículos y del tamaño del almacén. ¿Cuáles son los métodos de preparación de pedidos más habituales? El método “hombre a producto”, que significa que los operarios recorren el almacén hasta las ubicaciones para recoger los productos que conforman cada pedido; y el método “producto a hombre” (también conocido como goods-to-person), que elimina el desplazamiento de los operarios y, como resultado, aporta un gran rendimiento.

6. Hacer ‘cross-docking’ cuando sea posible

Un almacén puede lograr una mayor eficiencia suprimiendo operativas innecesarias. Una manera de conseguirlo es con el cross-docking, una técnica en la que la mercancía llega al almacén y se expide de forma casi inmediata. Así el almacenamiento es muy corto o puede incluso excluirse por completo.

7. Digitalizar la gestión del almacén

La digitalización del almacén es el primer paso para incrementar la eficiencia logística. Una herramienta esencial es el software de gestión de almacenes (por ejemplo, Easy WMS de Mecalux). Este programa ejerce de cerebro de la instalación, coordinando todos los procesos y guiando a los operarios en cada una de las tareas asignadas. La implementación de este software suprime el riesgo de error en el movimiento de stock, en la extracción y ubicación de productos, así como en la preparación de pedidos. También acelera las operativas, ya que reduce las distancias recorridas y automatiza las decisiones. Además, el sistema consigue aumentar la capacidad efectiva del almacén gracias a una gestión inteligente del espacio.

8. Planificar el inventario

El stock es el principal activo de cualquier compañía, por ello, es indispensable llevar una correcta gestión del inventario. La rotura de stock, debido a la falta de previsión, provoca que los pedidos se entreguen a los clientes con demora. Por otra parte, puede producirse sobrestock, que consiste en tener un exceso de mercancía en el almacén, lo que implica mayores costes y riesgo de deterioro de los artículos. ¿Cómo se planifica el inventario en un almacén eficiente? Con la ayuda de la tecnología. Por ejemplo, un software de gestión de almacenes puede hacer un seguimiento preciso de los productos y organizar las tareas de aprovisionamiento en función de las necesidades de la empresa y el número de pedidos que haya que completar.

9. Controlar el inventario en tiempo real

Controlar el inventario en tiempo real es primordial en empresas que gestionan un amplio abanico de referencias o cuentan con diferentes instalaciones logísticas y puntos de venta. La implementación de un software de inventario, como por ejemplo un sistema de gestión de almacenes, facilita un control permanente del stock: cada movimiento de un producto ─desde su recepción hasta su expedición─ queda registrado en el software gracias al uso de terminales de radiofrecuencia. De esta manera, el responsable logístico posee visibilidad total sobre el inventario, obteniendo una trazabilidad completa de la mercancía y evitando pérdidas de stock.

10. Disminuir los desplazamientos en el almacén

En un almacén eficiente se reducen al mínimo los desplazamientos de operarios y productos. Por ejemplo, la instalación puede dividirse en áreas de trabajo y destinar cada una de ellas a un número específico de operarios. De este modo, cada operario trabaja en el área que tenga adjudicada sin necesidad de recorrer todo el almacén para localizar los productos. Un software de gestión permite diseñar las rutas de picking y de movimiento de stock más adecuadas.

11. Simplificar las expediciones

La expedición de mercancías es una fase fundamental para asegurar el buen servicio logístico. Planificar los envíos, clasificar los pedidos y generar la documentación necesaria con antelación son procesos que deben optimizarse para disponer de un almacén eficiente. La implementación de un programa específico para esta fase (como Multi Carrier Shipping Software de Mecalux) facilita un proceso de expediciones ágil y eficiente. Este tipo de programa se integra con los software de las principales agencias de transporte a fin de generar las etiquetas para los transportistas y los albaranes para cada orden de salida sin errores.

12. Introducir sistemas de asistencia al picking

La preparación de pedidos es uno de los procesos más exigentes de un almacén. Para incrementar la productividad de esta operativa, existen dispositivos de ayuda que guían a los operarios en todo momento, además de disminuir el riesgo de errores. ¿Cómo? Los dispositivos pick-to-light o voice-picking se conectan con el software de gestión para transmitir al operario instrucciones ─por ejemplo, los artículos y la cantidad precisa que extraer de cada ubicación─ que les asisten con vistas a completar el mayor número de pedidos en el menor tiempo posible.

13. Organizar las ubicaciones del almacén

Distribuir la mercancía en el almacén es un proceso complejo que puede generar sobrecostes cuando se gestiona manualmente. Una organización manual de la mercancía puede derivar en una pérdida de espacio efectivo y aumentar la complejidad de los recorridos de los operarios. En almacenes con un amplio número de referencias, un software de gestión organiza las ubicaciones del almacén con mayor eficiencia. Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux cuenta con un software de slotting que analiza la demanda y rotación de los productos con el objetivo de asignar automáticamente la ubicación óptima para cada referencia.

14. Sincronizar el stock del almacén con tiendas online y tiendas físicas

La omnicanalidad ha incrementado la complejidad de la logística porque ha obligado a las compañías a sincronizar el stock en sus múltiples puntos de venta (tanto online como tiendas físicas). Cualquier desajuste entre el stock que hay en el almacén y el que aparece en la página web o marketplace puede retrasar la entrega de un pedido. Para afrontar los retos de la omnicanalidad, las empresas recurren a soluciones digitales. Por ejemplo, los programas Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration y Store Fulfillment de Mecalux sincronizan el stock del almacén con el catálogo de artículos en las tiendas online y en las tiendas físicas. De esta forma, se optimiza el aprovisionamiento de stock entre el almacén central y las diferentes tiendas físicas.

15. Aumentar la capacidad del almacén

Para ganar en eficiencia es imprescindible aprovechar al máximo la capacidad de almacenaje. Existen múltiples soluciones que permiten añadir espacio de almacenaje sin necesidad de adquirir más suelo: en el caso de almacenes de picking, pueden instalarse entreplantas, que multiplican los niveles de la instalación, o estanterías dinámicas de picking, que aumentan la profundidad y simplifican la preparación de pedidos. También existen soluciones que elevan la capacidad en almacenes de palets como las estanterías móviles, las estanterías drive-in y el sistema Pallet Shuttle.

16. Compactar la mercancía sin perder agilidad

Dentro de los sistemas de almacenaje por compactación, el Pallet Shuttle es el que aporta una mayor agilidad en la gestión de la mercancía. Se trata de una solución que aprovecha al máximo el espacio de almacenaje compactando los palets. El sistema cuenta con un carro motorizado que introduce y extrae la mercancía de sus ubicaciones. Como resultado, el Pallet Shuttle reduce el tiempo de carga y descarga de palets en las estanterías.

17. Automatizar la introducción y extracción de la mercancía

Los sistemas automáticos compactan el espacio de almacenaje, a la vez que incrementan la velocidad en el movimiento de stock. Soluciones como los transelevadores para palets o los miniloads para cajas garantizan ciclos combinados de introducción y extracción de mercancía que agilizan el abastecimiento de productos a las estaciones de picking. Igualmente, estas soluciones operan de forma ininterrumpida, logrando un máximo rendimiento.

18. Automatizar el flujo interno de mercancías

Los almacenes con movimientos constantes y repetitivos de stock pueden sustituir los equipos de manutención manuales por soluciones automáticas que dinamicen el flujo interno de mercancías. En función de variables como el tipo de unidad de carga manipulada o el layout del almacén, existen múltiples soluciones automáticas que transportan la mercancía, desde transportadores para palets o transportadores de cajas, hasta electrovías o vehículos de guiado automático, entre otros.

19. Automatizar la preparación de pedidos

Para acrecentar la eficiencia en la preparación de pedidos, cada vez más compañías apuestan por automatizar el picking. Las estaciones de picking donde se preparan los pedidos según el criterio “producto a hombre” aportan resultados muy rentables. Con la automatización de estas tareas los operarios reciben los productos que necesitan sin desplazarse, por lo que pueden ser más rápidos y completar los pedidos sin cometer errores.

20. Aplicar la estrategia ‘lean logistics’

La metodología lean logistics en un almacén favorece la identificación y eliminación de tareas que otorgan poco valor añadido. Así, los responsables del almacén pueden elevar el flujo de mercancías y rebajar costes. El lean logistics es una técnica de gestión y organización de operaciones que ayuda a detectar oportunidades de mejora y a evitar despilfarros de recursos en el almacén como, por ejemplo, tiempos de espera en el picking, reposición de productos o sobrestock en una o múltiples áreas de trabajo.

21. Introducir técnicas de gamificación

La gamificación es una estrategia de trabajo destinada a motivar a los operarios, introduciendo técnicas propias del juego en el desempeño de operativas de almacenaje como la preparación de pedidos, la recepción de mercancía o las reposiciones. Las estrategias de ludificación favorecen la promoción y la retención de talento en las empresas premiando el rendimiento de los operarios.

22. Recurrir a las últimas tecnologías

Los nuevos desafíos logísticos requieren operativas de almacenaje inteligentes. Tecnologías como el blockchain, los gemelos digitales (digital twins) o el Internet de las Cosas Industrial fomentan la sustitución de operativas manuales por soluciones automáticas. La automatización de procesos logísticos se apoya en nuevas tecnologías como la realidad aumentada o el machine learning para incrementar la productividad y la eficiencia de todas las tareas que tienen lugar dentro y fuera del almacén.

23. Identificar las principales métricas de eficiencia en el almacén

El rendimiento de un almacén se mide mediante indicadores de desempeño que ofrecen información sobre el funcionamiento de las operativas de almacenaje. Debido al elevado volumen de información que se produce a diario en un almacén, es primordial definir un conjunto de métricas de eficiencia y medirlas con periodicidad. Para recabar estos datos, existen programas como Supply Chain Analytics Software de Mecalux, que monitoriza las operativas del almacén, mostrando al responsable logístico o supply chain planner la información precisa sobre el rendimiento real de la instalación.

24. Formar a los empleados en la planificación logística

Contar con empleados que conozcan al detalle el funcionamiento de cada operativa del almacén minimiza el número de errores en la instalación y mejora la agilidad en el desempeño de los procesos logísticos. La formación dentro del almacén ha de garantizar que los empleados entiendan cómo funciona la estrategia de preparación de pedidos, los criterios de gestión de las ubicaciones o las tareas de valor añadido, entre otros muchos conceptos.

25. Consultar con un experto en almacenaje

Cada almacén requiere una solución logística a medida. Para ello, es recomendable contar con el asesoramiento de un experto en almacenaje que analice los requerimientos logísticos y determine cómo incrementar la eficiencia y la productividad en la gestión de las ubicaciones, el flujo de mercancía o la preparación de pedidos.

En Mecalux ofrecemos un amplio abanico de soluciones de intralogística, desde un software de gestión de almacenes con funcionalidades avanzadas para adaptarse a cualquier sector, hasta todo tipo de sistemas de transporte y almacenaje automáticos, tanto para cajas como para stock almacenado en palets.

Un almacén eficiente con la ayuda de Mecalux

El almacén es una instalación vital para la actividad logística de una empresa. A la hora de escoger los equipamientos y su distribución, no debe perderse de vista que el objetivo es satisfacer las necesidades específicas que contribuyan a mejorar la capacidad y las operativas logísticas.

En un almacén eficiente pueden implementarse soluciones que abarcan desde sistemas de almacenaje manuales hasta automáticos. Las posibilidades son tan amplias como las necesidades de cada cliente. Por tanto, lo idóneo es contar con el asesoramiento de un experto en almacenaje. Contacta con nosotros para que te informemos sobre las distintas opciones para diseñar un almacén avanzado para tu actividad.